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企業多項目管理信息化應用的思考

時間：2019-11-21　　 來源：《技術與市場》 梁艷芬
摘要:通過對中小型軌道車輛零部件企業在矩陣型管理模式下多項目推行中出現的問題進行分析，提出了多項目管理信息化平臺應用框架及分步實施多項目管理信息化建設的思路，提高多項目管理信息化推行的可行性和有效性，為中小企業多項目管理信息化建設實施提供參考。
關鍵詞:多項目管理;項目組合管理;信息化;分步實施
0. 引言
現階段創新已成為全球發展的主題與趨勢，創新驅動發展戰略上升為中國國家戰略;歷經十多年的高速列車事業從引進消化吸收再創新逐步轉向以正向設計自主研發為主。企業在完成訂單產品設計的同時，還需要兼顧開展前瞻性應用基礎科技研究、核心的基礎性共性技術開發、產品設計開發與工程化轉化等工作;因此，企業必然需要同時開展多個項目。在有限的資源條件下，為確保企業的持續發展，實現企業受益最大化，推行多項目組合管理，及提高多項目組合管理的有效性和效率，對企業戰略目標達成至關重要。
1.企業多項目組合管理的意義
通過多項目組合管理，同時管理、協調多個項目的選擇、評估、計劃、控制、執行、收尾等各項工作，使所有項目的綜合執行效果達到最優。在企業所擁有的和可獲得的有限的資源和生產要素下，從企業整體出發，通過項目評價選擇進行多項目組合優化，動態選擇不具有類似性的項目，確保選擇和執行的所有項目符合企業的戰略目標，從而實現企業收益最大化。同時通過有效、最優地分配企業資源，可以分散企業投資風險，為企業戰略服務，提高企業的核心競爭能力。多項目組合管理，是統籌管理“做正確的事情”和“把事情做正確”的管理思想。
美國項目管理協會PMI建立了4種項目管理的標準，涵蓋了:項目、項目集、項目組合和組織級項目管理四個領域知識，統一了項目管理的過程術語，在此不贅述。本文主要針對在軌道交通行業中小型企業在矩陣型管理模式下，推行多項目管理遇到的問題，從執行層面，提出采用信息化手段分步實施的方式，建立項目管理信息化平臺，提高多項目組合管理的過程績效。
2.某企業項目管理面臨的問題
1)設計人員同時參與多個項目已是常態化;由于沒有共享的資源庫信息平臺，項目管理人員無法清晰、準確地反映出研發人員的時間占用情況，在項目策劃階段，無法對計劃做出準確的預測。在項目執行過程中經常出現人力資源沖突，由于缺乏及時、準確的資源占用數據，無法提供合理的調整方案，導致項目難以按計劃推進，多項目協調管理效率低下。
2)無真正的協同研發、項目文檔和產品數據管理平臺，項目進度跟蹤與任務交付成果提交脫節，項目經理提供的項目績效報告往往無法反應實際情況，流于形式;獨立的文檔管理需要消耗額外的人力，項目經理可能忙于進行文檔的催交和收集。
3)線下的計劃制定、調整和發布流程耗時過長，計劃的跟蹤和反饋需要反復點對點溝通，項目進度管理效率低，時效性差;反復出現“計劃趕不上變化”，有時，項目組放棄維護項目計劃，僅對短期或臨時的工作安排。
4)即使有多項目管理人員，但因為計劃與實際執行的脫節、文檔的零散管理，導致項目監控和審查工作量巨大，對項目組工作干擾大，時效性差，項目監管難以落實。
5)產品規劃和多項目組合規劃缺少量化數據支持，項目評價選擇多采用定性評價，無法有效地進行項目組合優化。
就以上問題，筆者結合對企業管理信息化技術的調研，發現該企業可以應用項目管理信息化平臺進行項目管理改善:①打通企業項目管理和相關業務模塊信息流，通過信息化手段固化業務流程，通過可視化管理提高流程執行力。②共享的多項目管理信息化平臺，通過在信息化系統的計劃發布、跟蹤和可交付成果提交，自動的文檔歸集管理，提高項目管理效率。③及時有效的多項目執行數據收集，共享的項目過程資產和資源管理，為整合管理企業資源、優化多項目組合管理提供有效的支持。
3.多項目管理信息化平臺概述
如圖1所示，多項目管理信息化平臺可從4個應用層級進行構建。
1)A項目＆產品數據庫:在信息系統中構建項目和產品相關數據庫，統一管理、知識共享企業的經驗教訓、最佳做法、工作模版等項目過程資產，如:項目信息/系統概述、時間表＆可交付成果模版、設計質量管控門控項點和規定、預算/成本/工時/人
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