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如何啟動和開展“企業(yè)級項目管理”

時間：2018-12-20　　 來源：bjbipm
人員的項目經驗、溝通能力、分析和解決問題的能力、學習能力。實踐證明在進行企業(yè)現(xiàn)狀評估時，他們的這些特質發(fā)揮了重大作用。我們安排項目管理專業(yè)人士直接對這類人員進行培訓，培訓內容包括了項目管理基礎知識、工具和方法使用技巧、溝通技巧、此階段工作流程等方面，在工作中兩類人員不斷的溝通和磨合，相互傳遞信息和知識，從而快速的建立了一支高效的團隊。
1.4 確定合適的此階段的工作流程
在企業(yè)現(xiàn)狀調查和評估中涉及的關鍵部門和人員很多，有大量的信息需要收集和整理，需要舉行多次定期和非定期的會議。為此，我們制定了信息收集、處理和發(fā)布流程，在流程中規(guī)定了如何進行文檔的配置管理，包括統(tǒng)一的文檔書寫格式、統(tǒng)一的文檔目錄、文檔的存放和讀寫權限等，使文檔的書寫、保存和檢索非常清晰和方便；同時在流程中規(guī)定了如何舉行高效的會議，設立了兩個基本點：會前的準備和會后的跟蹤，這兩點是最容易被忽視的，但它們卻是保證會議成敗的關鍵。流程規(guī)定：會前的準備須將會議目的、議程和時間安排、預先準備和閱讀的資料等信息提前發(fā)給參會人員并得到反饋，會議進行中須按照會議的議程和規(guī)范進行會議并做好記錄，會后的跟蹤包括寫、發(fā)會議備忘錄，制定跟蹤計劃，安排下次匯報人選等工作。
在“啟動”階段結束時，我們的短期、長期計劃和目標及其它成果，獲得了企業(yè)高層主管和關鍵干系人的認可和支持，為企業(yè)級項目管理順利進入“逐步推進”階段打下了堅實的基礎。
2、第二階段：“逐步推進”階段
2.1 幫助項目成功
為了能夠獲得實際的成果同時避免面面俱到，我們將項目按照進度延期、預算超支、項目組織渙散等條件進行了排序，這些項目或多或少都由于不充分的計劃、不明確的目標、資源沖突、溝通不良、人員士氣渙散、范圍蔓延、項目經理項目管理能力缺乏等原因而造成項目失控。項目辦公室選擇了五個優(yōu)先級最高的失控項目來幫助它們成功，評估這些項目，提供解決方案，并為實施這些方案提供計劃、咨詢、指導和專業(yè)人員的實際支持，幫助進行項目總結。幫助失控的項目成功的目的和意義在于總結經驗教訓、防止犯同樣的錯誤、評估項目團隊、為績效考核積累數據、對企業(yè)項目管理體系建設和項目文化起到了不可或缺的作用。雖然幫助失控的項目成功并不容易，但項目最終都在計劃內完成并達到了質量目標，我們在失控項目上的務實精神和取得的實際效果，得到了普遍認可。
好的開始是成功的一半，剛剛啟動的“新項目”是我們關注的重點，為新項目提供專業(yè)培訓、指導和管理，可以提高項目的成功率，為企業(yè)級項目管理的推進帶來價值。幫助項目經理正確的啟動項目，培訓項目管理基本知識、協(xié)助使用WBS（工作分解結構）和自下而上等工具和技術進行項目工作的分解、資源的分配、成本的估算、里程碑的設置、風險的識別和分析，最終建立項目計劃和基準計劃。在項目執(zhí)行中幫助控制項目，指定專人對項目進行配置和質量管理，將項目成員的工作任務完成情況和項目實際執(zhí)行情況真實全面的記錄到“項目大事記”中；通過比較項目基準計劃、項目風險的識別和檢查，對項目進行評估；通過電子郵件、工作報告、項目公告等形式向各級關鍵人員發(fā)布“項目狀態(tài)報告”和“項目預警報告”，讓每一個關鍵的項目干系人都能了解項目的現(xiàn)狀和面臨的風險；如果項目出現(xiàn)了偏差，幫助項目人員盡可能考慮各種因素、機會和建議，把它們當作一種潛在的措施去分析研究，得出具有操作性、可靠性的糾正措施，做出決策后執(zhí)行這個措施。每個項目的運作過程中都會有所收獲，同時也一定會有可吸取的教訓，這些經驗的總結與共享是企業(yè)級項目管理水平提高的寶貴財富。
幫助項目成功使我們最少獲得了如下的好處：支持了項目的組合管理，開發(fā)和配置了項目管理工具和技術，培養(yǎng)了部分具有實際項目管理經驗的項目經理，建立了項目的文檔/知識庫，積累了項目的成功經驗和教訓。
2.2 建立項目管理工具包
與關鍵人員進行交流，收集和鑒別正確的信息和數據，對現(xiàn)有體系進行分析，找出需要優(yōu)化和改進的地方，將項目管理方法論和業(yè)務流程集成，針對不同的項目類型和特點進行量體裁衣、對癥下藥，建立了一系
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