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蘇寧金融林蘇英：如何玩轉(zhuǎn)項目集變更？

時間：2021-04-13　　 來源：蘇項薈 蘇寧金融--林蘇英
“唯一不變的就是變化”。作為項目經(jīng)理，項目變更是項目管理過程最為常見的現(xiàn)象；在我們過往的經(jīng)驗中，已經(jīng)積累了許多應(yīng)對項目變更的各種理論和工具。那么作為項目集經(jīng)理，項目集變更管理和單項目的變更管理有什么差別？以往的經(jīng)驗和工具是否可以直接應(yīng)用？
本文將圍繞項目集的變更管理，給大家分享下我們的部分最佳實踐。
一、項目集和項目變更管理的差別
項目集是經(jīng)過協(xié)調(diào)管理以便獲取單獨管理這些項目時無法取得的收益和控制的一組相關(guān)聯(lián)的項目。協(xié)調(diào)管理是為了獲得整體收益的最大化，實現(xiàn)對單個項目分別管理所無法實現(xiàn)的利益。
因此項目集變更管理是對項目集內(nèi)的多個關(guān)聯(lián)項目的變更進(jìn)行管理，比單項目的變更管理更為復(fù)雜，其主要差別如下所示：
二、項目集變更管理流程
項目集變更管理是項目集治理的重要活動之一。在制定變更管理流程時，可結(jié)合項目集的組織架構(gòu)、企業(yè)文化，確保變更流程的有效性，以便規(guī)范地識別、提出和評估項目集的變更，保障項目集變更能按計劃、有節(jié)奏的被啟動、執(zhí)行、移交及運營。
項目集變更管理流程包含變更請求、評估影響、批準(zhǔn)變更、更新計劃、實施變更、監(jiān)控變更并記錄的全過程。其中項目集的變更管理需要重點關(guān)注變更請求準(zhǔn)入、變更影響評估和變更批準(zhǔn)三個方面。
1、變更請求準(zhǔn)入
評估變更請求是否達(dá)到準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)：
變更的需求內(nèi)容、原因是否明確？
變更的需求價值是否已經(jīng)明確定義？
是否有相應(yīng)的可行性報告，外部依賴（商務(wù)合同、法務(wù)合規(guī)）是否簽訂確認(rèn)？
2、變更影響評估
項目集變更影響，可通過以下三個方面進(jìn)行評估，其中關(guān)鍵是評估項目集收益的影響，確保和預(yù)期的規(guī)劃收益以及組織的戰(zhàn)略目標(biāo)保持一致。
（1）項目集收益影響評估：
收益影響評估，從項目集收益實現(xiàn)角度進(jìn)行評估：
是否影響項目集的整體收益？
是否和組織的收益目標(biāo)保持一致？
是否需要調(diào)整項目的方向，取消、暫停或啟動一個新的項目？
通過收益影響分析，對項目集的收益管理計劃、項目集路線圖、項目集管理計劃等進(jìn)行變更調(diào)整。
（2）項目影響評估
項目影響評估，主要從范圍、計劃、成本、質(zhì)量和輸出成果物進(jìn)行評估：
是否影響整個項目范圍？
是否影響里程碑和關(guān)鍵路徑？
是否增加項目成本？
是否影響交付質(zhì)量和輸出成果物？
通過項目內(nèi)的影響評估，從而對項目內(nèi)的工作分解結(jié)構(gòu)（WBS)、資源管理分配、成本管理計劃以及進(jìn)度管理計劃等做相應(yīng)的變更調(diào)整。
（3）項目間的依賴關(guān)系影響評估。
通過項目集內(nèi)各項目間內(nèi)的依賴關(guān)系，識別和評估：
是否影響到項目集內(nèi)其他的項目/子項目集？
是否影響其他項目的收益？
通過確定項目間的依賴關(guān)系，從而調(diào)整項目的優(yōu)先級順序、資源管理計劃、收益實現(xiàn)計劃等。
3、項目集變更批準(zhǔn)
和單項目變更批準(zhǔn)流程不同，項目集的變更涉及多層級的變更批準(zhǔn)。在實際實施過程中，根據(jù)項目集的變更影響所涉及的范圍不同，我們簡化為兩個層級的批準(zhǔn)：項目變更控制委員會（CCB）和項目集決策委員會（GB）兩級批準(zhǔn)。
三、項目集變更管理實施最佳實踐
在明確項目集的變更流程后，以下再具體闡述在項目集交付過程中，項目集變更管理的一套最佳實踐和應(yīng)用。
1、明確變更管理流程和規(guī)范
在項目集的啟動階段，需明確項目集變更管理流程和規(guī)范，經(jīng)項目集決策委員會審批通過后，通知項目集團(tuán)隊成員和項目集干系人，在項目集交付過程中，規(guī)范化地按照變更管理流程實施。
同時建立統(tǒng)一的溝通機制，以便項目集管理團(tuán)隊有效和干系人保持溝通，爭取干系人的支持，確認(rèn)變更的批準(zhǔn)和否決情況，保證變更能更有效的落地實施。
2、積極主動應(yīng)對項目集變更
在項目集的收益實現(xiàn)過程中，積極應(yīng)對項目集變更是保證項目集預(yù)期收益與組織戰(zhàn)略一致、并實現(xiàn)收益最大化的一個有效工具。通過主動識別并應(yīng)對變更（有害的和有益的），調(diào)整項目集戰(zhàn)略資源和項目計劃，以聚焦項目集的收益實現(xiàn)。
以下兩個活動是實現(xiàn)積極主動應(yīng)對變更的有效實踐：
（1）運營跟蹤和收益分析
對項目交付的運營數(shù)據(jù)和收益進(jìn)行持續(xù)跟蹤，通過一系列數(shù)據(jù)報表的統(tǒng)計、分析和挖掘，定期對運營過程進(jìn)行監(jiān)控評估，判斷是否能實現(xiàn)預(yù)期規(guī)劃的收益。
通過收益數(shù)據(jù)分析，評估是否符合預(yù)計收益和組織的戰(zhàn)略目標(biāo)
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