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將精益思想應(yīng)用于項(xiàng)目集管理的相關(guān)思考

時(shí)間：2020-02-17　　 來源：《IT治理與研究》作者：招商銀行總行信息技術(shù)部項(xiàng)目辦公室PMO負(fù)責(zé)人 廖為民
精益思想源于豐田生產(chǎn)方式（TPS,Toyota production system），從上世紀(jì)40 年代積累至今，形成豐厚的思想寶庫，特別是1990 年美國麻省理工學(xué)院教授Jim Womack 和Daniel Jone 出版《改變世界的機(jī)器》一書后，推動(dòng)制造業(yè)生產(chǎn)革新的洪流。2000 年以來的近十多年里，IT行業(yè)逐步吸收精益思想的精髓，敏捷運(yùn)動(dòng)蓬勃興起，精益創(chuàng)業(yè)、精益設(shè)計(jì)、精益數(shù)據(jù)分析成為時(shí)下IT 業(yè)的熱點(diǎn)。
作為銀行IT 項(xiàng)目管理人員，我們發(fā)現(xiàn)，若將精益思想與項(xiàng)目管理方法論相結(jié)合，特別是將一組相關(guān)項(xiàng)目的項(xiàng)目集(Program)管理，結(jié)合精益思想所關(guān)注價(jià)值和流動(dòng)，可以在傳統(tǒng)PMI 項(xiàng)目集管理方法論關(guān)注組織戰(zhàn)略、投資收益的同時(shí)，另外打開一扇窗戶，聚焦價(jià)值和流動(dòng)，去觀察、分析和控制項(xiàng)目集。
由于項(xiàng)目集的組織級(jí)監(jiān)控工作由PMO 來完成，因此本文主要站在PMO 運(yùn)作的角度來思考相關(guān)問題。
一．全面運(yùn)用看板管理
看板，是豐田公司為了尋求準(zhǔn)時(shí)化生產(chǎn)（Just In Time）而發(fā)明的管理工具，以實(shí)現(xiàn)拉動(dòng)式生產(chǎn)，一般分為生產(chǎn)信號(hào)看板和領(lǐng)料看板。2010年，David Anderson 編著了《看板方法-科技企業(yè)漸進(jìn)變革成功之道》一書，將制造業(yè)的看板方法運(yùn)用于軟件工程，以解決知識(shí)工作者的管理可視化問題。看板方法的核心特性是：可視化工作流程、限制進(jìn)行中的工作、度量和管理流動(dòng)、明確過程策略、識(shí)別改進(jìn)機(jī)會(huì)i。看板方法同時(shí)輔以每日站會(huì)，團(tuán)隊(duì)每天在固定的時(shí)間，由每個(gè)成員介紹昨天做了什么、今天要做什么、有什么困難需要幫助解決，團(tuán)隊(duì)從看板的右側(cè)向左側(cè)，關(guān)注價(jià)值流動(dòng)中出現(xiàn)的等待和阻塞情況，可以有效促進(jìn)了團(tuán)隊(duì)溝通和協(xié)作，傳導(dǎo)管理壓力，及時(shí)解決問題。
看板方法易于被各級(jí)管理者和員工接受，可以快速實(shí)施，經(jīng)招商銀行信息科技部門近3000 人團(tuán)隊(duì)使用200 多塊看板的實(shí)踐證明，是一種較好的運(yùn)用于銀行科技管理的方法。
二．同時(shí)關(guān)注資源效率與流動(dòng)效率
資源效率，指單位時(shí)間內(nèi)的產(chǎn)出，比如功能點(diǎn)/人天，故事點(diǎn)/人天，故事點(diǎn)/迭代等，目的是對(duì)人的高效實(shí)用，用更少的人做更多的事。流動(dòng)效率，可以理解為項(xiàng)目交付速度，是對(duì)科技部門響應(yīng)業(yè)務(wù)需求速度和能力的一種衡量，一般可分為兩段:需求響應(yīng)時(shí)間，即回復(fù)業(yè)務(wù)部門是否可以立項(xiàng)以及主要階段計(jì)劃。需求完成時(shí)間，即從立項(xiàng)開始到交付業(yè)務(wù)驗(yàn)收的時(shí)間，這也是精益體系中Leadtime 的含義。
舉例而言，國內(nèi)的醫(yī)院追求資源效率最大化，醫(yī)生、檢測設(shè)備不停運(yùn)轉(zhuǎn)，患者到不同科室問診、驗(yàn)血、拍片、收費(fèi)、取藥，患者看病的時(shí)間很長，但這種模式下醫(yī)院可以服務(wù)更多病人，實(shí)現(xiàn)了資源運(yùn)用最大化。
而消防隊(duì)追求的是響應(yīng)時(shí)間，在起火時(shí)要求幾分鐘內(nèi)迅速到達(dá)現(xiàn)場，但平時(shí)人員閑置，隨時(shí)做好出發(fā)準(zhǔn)備，不能從事其他工作，用犧牲資源效率來換取流動(dòng)效率最大化。
資源效率和流動(dòng)效率應(yīng)同時(shí)關(guān)注，根據(jù)業(yè)務(wù)需求的不同予以分別側(cè)重。提高資源效率的方法是專業(yè)化分工和大規(guī)模生產(chǎn)，提高流動(dòng)效率的方法是多能化和面向價(jià)值的快速迭代。資源效率和流動(dòng)效率有時(shí)不可兼得，必須由組織級(jí)加以權(quán)衡。
三．觀察和消除阻塞
業(yè)務(wù)需求提交至銀行科技部門，立項(xiàng)形成項(xiàng)目，一直到上線投產(chǎn)的全過程，可以視為項(xiàng)目在各個(gè)環(huán)節(jié)加工處理，不斷流動(dòng)的過程。不同的組織形態(tài)下，流動(dòng)的形態(tài)不同。
在流動(dòng)的過程中，會(huì)出現(xiàn)等待隊(duì)列和阻塞，常見的有已經(jīng)提交但積壓的業(yè)務(wù)需求隊(duì)列、已立項(xiàng)又被暫緩的項(xiàng)目隊(duì)列。組織級(jí)PMO 應(yīng)及時(shí)識(shí)別、跟進(jìn)、督促解決這些流動(dòng)中的阻塞，不斷清淤。一般來說，長期暫緩的需求和項(xiàng)目，會(huì)趨于失效，有一半最終會(huì)被取消，沉沒成本極高。
我們還應(yīng)該關(guān)注到項(xiàng)目過程中的隱性阻塞，這些阻塞從進(jìn)度指標(biāo)上不一定能識(shí)別出來，但卻對(duì)組織整體的交付周期有很大影響，例如關(guān)聯(lián)項(xiàng)目之間的相互等待、由于版本鎖定造成的排隊(duì)、由于業(yè)務(wù)驗(yàn)收不及時(shí)造成的項(xiàng)目周期過長、由于測試資源或測試環(huán)境的問題造成的項(xiàng)目等待等。
推廣使用精益看板，推進(jìn)部門之間的溝通協(xié)作，從組織級(jí)高頻度清除項(xiàng)目集中的等待隊(duì)列，端到端度量項(xiàng)目全過程不留死角等方法，可以有效消除阻塞。
四．LEADTIME 分布的截尾、左移和整形
若將一個(gè)團(tuán)隊(duì)在過去一段時(shí)間完成項(xiàng)目的交付周期數(shù)據(jù)進(jìn)行圖形擬合，橫坐標(biāo)表示完成周期刻度，縱坐標(biāo)表示項(xiàng)目數(shù)量密度，我們就可以從總體上觀察項(xiàng)目集的分布特點(diǎn)。
如果擬合圖線符合Weibull 分布，且K 值處于1.4 到2.0 之間，說明此團(tuán)隊(duì)交付時(shí)間的可預(yù)測性較強(qiáng)。
圖：需求交付周期（leadtime）分布變化圖
 
從項(xiàng)目集管理的角度，可以采取改進(jìn)措施主要包括：
1．截尾
簡潔的規(guī)則，可以應(yīng)對(duì)復(fù)雜的情況。PMO 可根據(jù)歷史數(shù)據(jù)，梳理各類項(xiàng)目所應(yīng)完成的規(guī)定周期（比如功能增強(qiáng)項(xiàng)目應(yīng)在3 個(gè)月內(nèi)完成），以此去觀察和督促超期項(xiàng)目，可以更有針對(duì)性。超出規(guī)定時(shí)間之外的項(xiàng)目作為異常點(diǎn)，成為項(xiàng)目監(jiān)控的主要對(duì)象，其超期的主要原因，一般有人力資源、版本沖突、相關(guān)項(xiàng)目影響等，同時(shí)也存在本身體量較大而超出期限的項(xiàng)目，這些應(yīng)視為正常。從圖形上看，消除這些異常點(diǎn)可以視之為“截尾”，可以提升團(tuán)隊(duì)健康度，減少項(xiàng)目黑天鵝事件。同時(shí)通過精益5H 工作法，分析和解決這些異常點(diǎn)出現(xiàn)的根因，以減少未來可能出現(xiàn)的異常點(diǎn)。
2. 左移
整個(gè)圖形的左移，即縮短leadtime，這是精益思想的核心，也是項(xiàng)目集管理的目標(biāo)，在保證質(zhì)量節(jié)約成本的前提下，通過不斷改進(jìn)，提升交付能力，縮短交付周期，最終提升客戶滿意度。
3. 整形
即提高峰值，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)交付能力的內(nèi)聚度和穩(wěn)定性，對(duì)于同一類型的項(xiàng)目，團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)在基本相同的周期內(nèi)完成，有利于各方形成穩(wěn)定的預(yù)期，提升計(jì)劃的準(zhǔn)確性和客戶滿意度。
從實(shí)施的順序看，一般應(yīng)先截尾，以消除異常；再左移，
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