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PMO如何做好項目集管理

時間：2020-08-12　　 來源：麥嵩隆管理咨詢
如何提升企業內部跨項目(也就是項目集管理)的管理效率，一直是許多企業頭痛的問題，本文針對企業內項目集管理(Progra mManagement)提出一些想法與建議。
項目集管理的定義
首先，對項目集管理進行定義，依據《PMBOK@指南》(第6版)中所述:“項目 集管理指在項目集中應用知識、技能與原則來實現項目集的目標，獲得分別管理項目集組成部分所無法實現的利益和控制。”用淺顯易懂的方式說明，就是將企業成長時所建立的各種項目關聯性可視化，并且以呈現所有項目的成果為考慮，所形成的項目集整合管理機制。
管理項目集成功的五個訣竅
依據麥嵩隆管理咨詢導入項目集管理辦公室的經驗來看，管理項目集成功的秘訣可以分為以下五點:
掌握“自上而下”和“自下而上”兩個角度。
這里所指的“自. 上而下”(Top Down)是以項目集管理的高層為出發點;“自下而 上”(Bottom Up)則是指從項目管理的角度來看。- -般來說都是以項目集管理所定義的重點為基礎，由項目團隊成.員與項目集管理成員合作進行各項目的管理。
一般容易失敗的情形是，只考慮項目集管理的投入。如果只是一味從項目集管理的角度投入，而沒有合理掌握個別項目現場的風險與問題，則根本無法取得正確的項目集管理信息，而在信息不足的狀況下，項目集管理對各項目而言，會淪為“只會提要求”的高層單位。
“自上而下”需要強而有力的領導力。
第二個重點是，項目集管理進行的過程中，需具備很強的領導力。如同前述，項目集管理與項目現場的合作是不可或缺的。然而，現場人員- -定會因為不想被人管理及被改變的心理而有所抵抗。此時，需要強而有力的領導力強制執行，同時項目集管理的執行成員也需要依靠這種力量作為溝通的后盾,對相關方進行相關利害關系的調整。
項目集管理辦公室有職業生涯規劃。
在PMO的成員執行項目集管理時，確立這些人在企業中的職業生涯規劃(Career Path)是相當 重要的，尤其在軟件開發公司的軟件工程師或系統工程師(SE)都有明確的職業生涯規劃，但-般來說,很少有公司針對“PMO” 定義職業生涯規劃。
待在沒有明確定義職業生涯規劃的公司，PMO成員會對自身定位與未來產生不安感，更令人擔憂的是，多數企業認為PMO無須定義職業生涯規劃。
麥嵩隆管理咨詢認為，企業應在各個組織層級設置PMO。從項目單位的項目管理辦公室，到部門單位的項目集管理辦公室，再到企業級EPMO,各層級的管理有不同的側重點，從正確的做事，到做正確的事，對于PMO成員的能力要求也逐漸提高。而這樣的組織架構設定，也為PMO成員規劃了一條職業發展路徑。
PMO要有明確定位。
必須使相關單位了解企業內部PMO的定位，尤其是相關項目成員能夠明白，不然容易遭人質疑:“PMO到底是什么單位?”甚至多數人都不知道PMO在做些什么事情，接著現場的項目經理會產生“又要花時間多做一個報告”“又 要花時間應付總公司”等負面心態。為避免發生這樣的問題，在定義項目集的管理單位時，就要向大家清楚說明其職責、產出的成果、具備什么職責與相關的權限等。
麥嵩隆管理咨詢將PMO按職責劃分為以下4種定位，從以文檔管理為主的事務型PMO;從事項目管理標準流程的應用和導入的標準管理型PMO;擅長分析問題，落地解決并推進項目的推進型PMO，以及負責戰略執行和資源協調的參謀型PMO。為滿足企業不同的需求，配置具備必要能力和經驗的PMO。
追求長期收益,不苛求短期內產出成果。
時常會有人誤認為只要成立了PMO,就應該馬上產出成果。事實，上，PMO負責串連各個項目，且在項目的溝通過程中提升效率，這套做法需要依據不同產業、類型、企業文化等元素融合，并淬煉出獨特的管理風格，- 般來說需要2~3年才能看得出成果。接著，在定義企業關鍵績效指標(KPI)的時候，需要考慮整體效果的成熟度來量化KPI，如果和其他功能性部門一樣要馬上看到成果，將會很容易本末倒置。
遇到超出“項目管理常識”的項目現場要如何面對與處理?
當項目經理遇到“ 會議遲到30分鐘也沒關系’“1人/日=18小時工時”這樣的情況，但大家卻習以為常時，即使是高超的管理技巧也將無用武之地。這是因為在這樣的組織文化下，幾乎無法進行有效溝通，因此PMO必須先解決根本問
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