PMO建設與運營的五大典型問題及注意事項

時間：2020-08-04　　來源：高登項目管理

近十年隨著項目管理在中國的推廣和普及，項目管理從業人員的增加，絕大部分企業已經構建或開始著手構建項目管理的專門組織PMO。對PMO的構建及運營情況進行調研發現，雖然有不少標桿企業的PMO運營非常成功，但絕大部分企業的PMO運營成效并不理想，甚至很多企業的PMO構建沒多久就黯然退場。

本文搜集整理當前大部分企業PMO建設和運營過程中出現的常見問題，并借助過往企業的咨詢經驗給予一定的建議，以期對企業PMO建設和運營提供一定的借鑒。由于每家PMO都是在企業特定的環境下發展起來的，當前對于PMO的構建尚未有成熟的方法論，因此企業需結合自己的特點有選擇性的參考。

問題1、是否所有的企業都需要組建PMO？企業什么時候組建PMO？

各個行業、各個類型的企業中都有PMO運營成效顯著例子，PMO的設立與企業所在的行業、與組織的規模大小、與企業組織類型沒有關系。不論處于什么行業，一個企業要準備繼續發展壯大，則一定有其愿景、使命和戰略。而企業的戰略必須轉化為一個一個具體的項目，才能得以落地。PMO通常為了更有效落地項目、實現戰略目標而設置。但項目效率的提升、戰略的落地也不一定必須成立專門的PMO，很多企業將其職責賦予其他部門來履行也有取得不錯的效果。

通過大量的企業分析，一般情況下，當企業處于以下情況可以考慮組建PMO：

（1）企業屬于項目為導向的企業，企業的大部分工作都是以項目的方式開展。

（2）企業運行過程中出現很多管理或經營的問題，借助現有的組織無力解決或解決的成效緩慢。

（3）公司處于業務轉型期，存在大量需要各部門協同開展的工作。

（4）當前項目開展存在很多問題，如項目競標過程糊里糊涂出局；項目進度、成本失控；項目核心人員流失嚴重；項目質量問題頻發；項目過程不透明，結果難預料等。

問題2：PMO應該履行哪些職責？PMO的職能是不是越多越好？

每家企業PMO的職責不盡相同，但結合多年的咨詢項目經驗，企業PMO的職責幾乎都包含在以下戰略職能、治理職能、卓越中心三類職能中。

圖 PMO職能

PMO的職能并非越多越好，應該從企業需求倒推PMO職能，職能以需求為驅動。沒有需求的職能很可能是冗余的職能，不僅徒耗管理成本，還增加混亂因素。PMO需要明確其運作的根本目的，職能僅是實現目的的手段。新建的PMO在定義其職能時，需要關注與組織已有職能的有效整合，否則不僅不能展示價值，反而會造成了管理混亂。

PMO職能設置及增加流程圖

問題3：PMO與項目經理及相關部門應該設置成怎樣的關系？

通常PMO與項目經理的關系有2種類型，一種項目經理崗位設置在PMO，項目經理向PMO負責人匯報；另外一種項目經理崗位設置在其他部門或屬于兼職崗位，此時項目經理存在雙重匯報關系。2種類型各有利弊，項目經理崗位設置在PMO可以方便項目管控，但由于資源在各職能部門，所以存在資源協調的弊端；如果項目經理崗位設置在其他部門，方便項目經理獲取資源支持，但其他部門對PMO的支持程度對于PMO的成功至關重要。

無論何種關系，PMO與項目經理及相關部門的目的是一樣的，PMO成功的關鍵在于明確自己的定位，明確和項目經理及相關部門的職責分工。PMO在項目管控過程中要以發現問題、解決問題的理念深入項目，而非僅僅帶著檢查表、以找問題的角度去開展工作。關注PMO工作的價值彰顯自然可以獲取項目經理、相關部門的工作支持。

問題4：PMO如何彰顯部門價值？

PMO價值體現是PMO工作的重點也是難點，PMO價值可以考慮從以下方面來彰顯：

1、通過項目成功帶來的財務價值：PMO通過對項目管控和指導，可以有效對項目進度、成本、質量等進行管控，通過項目交付工期的降低或項目交付周期的有效控制可以保證現有資源條件下開展更多的項目，從而產生更多的收益。通過項目成本的降低和管控，通過項目降本工作的開展可以產生直接的財務收益。通過項目質量管控，可以降低項目質量損失，也可以核算出財務價值。

2、通過提升項目相關方滿意度創造價值。PMO要運行離不開各相關方的支持，因此PMO可以通過提升相關方的滿意度來創造價值。

對于客戶而言，提升項目交付的效率和項目過程中的響應速度，保證項目溝通順暢等都可以提升客戶的滿意度；對于公司領導而言，通過保證項目過程的透明可控，如通過項目進展報告或項目

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