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組建項(xiàng)目管理辦公室后，成功運(yùn)營(yíng)的秘訣

時(shí)間：2020-04-24　　 來(lái)源：質(zhì)量管理的那些年
現(xiàn)實(shí)要求項(xiàng)目辦公室必須對(duì)組織的需求迅速回應(yīng)，但是，快速的修正措施并不能持續(xù)很長(zhǎng)時(shí)間，很快整個(gè)組織又陷入混亂狀態(tài)。
假如你已有一個(gè)項(xiàng)目辦公室，你將如何去運(yùn)營(yíng)它?項(xiàng)目辦公室的遠(yuǎn)景是在組織內(nèi)部推廣項(xiàng)目管理知識(shí)使其成為企業(yè)文化的一部分。項(xiàng)目辦公室一旦建立，高級(jí)管理層就會(huì)想獲得立即成果，即使在形成這種局面此之前得好幾年他們?cè)?jīng)忽略、反對(duì)它。
項(xiàng)目辦公室在項(xiàng)目管理中是一個(gè)穩(wěn)定的力量，它必須在保持長(zhǎng)期目標(biāo)的同時(shí)獲得立即成果。
而保持長(zhǎng)期遠(yuǎn)景目標(biāo)的同時(shí)能夠獲得立即成果的七大秘訣是：
控制失控的項(xiàng)目
幫助啟動(dòng)項(xiàng)目并建立一個(gè)估算和風(fēng)險(xiǎn)流程
評(píng)審并管理項(xiàng)目卷宗
進(jìn)行項(xiàng)目評(píng)審和審核
組織和管理資源池
識(shí)別并培養(yǎng)項(xiàng)目經(jīng)理
建立和加強(qiáng)項(xiàng)目管理過(guò)程
項(xiàng)目辦公室在貫徹這七個(gè)項(xiàng)目管理理念時(shí)依據(jù)的哲學(xué)基礎(chǔ)如下：
簡(jiǎn)單就是力量
標(biāo)準(zhǔn)化帶來(lái)靈活性
一致意味著成功。
它們并不矛盾。事實(shí)是，推銷(xiāo)一個(gè)簡(jiǎn)單的理念比復(fù)雜的理念要容易。標(biāo)準(zhǔn)化過(guò)程為項(xiàng)目經(jīng)理提供更多的時(shí)間來(lái)關(guān)注重要的事項(xiàng)，而一致地實(shí)行好的項(xiàng)目管理將為項(xiàng)目帶來(lái)成功并最終為組織帶來(lái)成功。
所有的這七個(gè)秘訣應(yīng)該被牢記以實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期的遠(yuǎn)景目標(biāo)。雖然這七個(gè)秘訣是關(guān)聯(lián)的，它們并不一定要同時(shí)開(kāi)始。那么讓我們從那個(gè)能夠獲得立即成果以及能夠?yàn)轫?xiàng)目辦公室?guī)?lái)聲譽(yù)的那一條開(kāi)始吧。
1.失控項(xiàng)目的控制
為了獲得立即的成果，項(xiàng)目辦公室應(yīng)該采取的第一個(gè)行動(dòng)是控制失控的項(xiàng)目。大多數(shù)組織都有一些失控的項(xiàng)目。有些組織承認(rèn)這一點(diǎn)有些則不然。
把失控的項(xiàng)目重新扳回到正確的軌道上來(lái)，將為項(xiàng)目辦公室?guī)?lái)好的聲譽(yù)。如果組織拒絕承認(rèn)存在失控的項(xiàng)目，那么去尋找失控項(xiàng)目的一些警告跡象。失控項(xiàng)目的一些警告跡象如下：
不充分的項(xiàng)目計(jì)劃
錯(cuò)誤的任務(wù)管理
糟糕的報(bào)告和交流
不經(jīng)常的狀態(tài)報(bào)告會(huì)議
不足的文檔
突然的時(shí)間表變更
項(xiàng)目組織渙散
混亂的業(yè)務(wù)目標(biāo)
極端的項(xiàng)目復(fù)雜性
不斷上升的投入
過(guò)多的項(xiàng)目會(huì)議
一旦項(xiàng)目辦公室確定了失控的項(xiàng)目，下一個(gè)步驟是向其提供幫助。如果失控的項(xiàng)目不止一個(gè)，項(xiàng)目辦公室應(yīng)當(dāng)將注意力集中在優(yōu)先級(jí)最高的項(xiàng)目上。
通常，支持關(guān)鍵業(yè)務(wù)目標(biāo)的項(xiàng)目會(huì)吸引高級(jí)管理層的注意。但是，不是所有的項(xiàng)目經(jīng)樂(lè)意接受幫助，原因僅僅是項(xiàng)目處于困境并不意味著項(xiàng)目經(jīng)理希望得到幫助。許多項(xiàng)目經(jīng)理相信問(wèn)題是暫時(shí)的并且將很快得以解決。他們的獨(dú)立、傲慢的態(tài)度經(jīng)常是項(xiàng)目即將失敗的主要原因。正如項(xiàng)目辦公室所顧慮的那樣，許多失控的項(xiàng)目是不可回復(fù)的且必須完全重新組織重新計(jì)劃。項(xiàng)目辦公室應(yīng)當(dāng)意識(shí)到失控項(xiàng)目的這種氣氛和形勢(shì)。
比如說(shuō)，以下的諸多情況將會(huì)出現(xiàn)：
項(xiàng)目?jī)?nèi)的溝通不良
士氣低下的骨干人員已經(jīng)逃離或者正在逃離
項(xiàng)目交付推遲
項(xiàng)目范圍失控
投資不斷上升
項(xiàng)目計(jì)劃已經(jīng)完全被遺棄
項(xiàng)目成員陷入無(wú)休止的會(huì)議之中
客戶(hù)失去信心，經(jīng)常過(guò)問(wèn)一些越來(lái)越具體的的細(xì)節(jié)
假如提供綠燈的話(huà)，項(xiàng)目辦公室可以通過(guò)許多方式為失控項(xiàng)目提供幫助。
首先，項(xiàng)目辦公室可以進(jìn)行評(píng)估并向項(xiàng)目經(jīng)理提交評(píng)估結(jié)果以利于項(xiàng)目實(shí)施。雖然這是具有吸引力且威脅更少的方式，但這種解決方案很少奏效，因?yàn)轫?xiàng)目團(tuán)隊(duì)早已負(fù)擔(dān)過(guò)重了。
其次，項(xiàng)目辦公室可以為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)共同工作提出補(bǔ)救計(jì)劃并實(shí)施這個(gè)計(jì)劃提供咨詢(xún)和指導(dǎo)。補(bǔ)救計(jì)劃應(yīng)當(dāng)與其他項(xiàng)目人工一并安排。不幸的是，這將進(jìn)一步推遲交付日期，并將給有關(guān)方面造成更大的震動(dòng)。雖然這些方案可能奏效，但通常，項(xiàng)目可能在某一個(gè)點(diǎn)上被中止以重新分組、組織或計(jì)劃。
2.幫助啟動(dòng)項(xiàng)目并建立估算和風(fēng)險(xiǎn)過(guò)程
許多組織無(wú)法在三個(gè)限制的范圍內(nèi)完成項(xiàng)目，因而項(xiàng)目失控是件常事而非例外。
俗話(huà)說(shuō)“一分防勝過(guò)十分補(bǔ)”，項(xiàng)目辦公室應(yīng)該關(guān)注正在啟動(dòng)的項(xiàng)目以防止將來(lái)的失敗和補(bǔ)救。項(xiàng)目不是在一夜之間就失敗的，普遍是一段時(shí)間一點(diǎn)點(diǎn)的走向失敗的。通常，項(xiàng)目偏離軌道的幅度是如此的微小以至于難于察覺(jué)，項(xiàng)目辦公室不愿意追蹤這些蛛絲馬跡，因此它必然會(huì)走向失敗項(xiàng)目的道路上來(lái)。更恰當(dāng)?shù)恼f(shuō)法是如果項(xiàng)目開(kāi)始得當(dāng)?shù)脑?huà)，它的成功概率就會(huì)大一些。因此，項(xiàng)目辦公室必須立即開(kāi)始幫助新項(xiàng)目的啟動(dòng)，這樣才能獲得服務(wù)有價(jià)值的聲譽(yù)。
開(kāi)始的時(shí)候，項(xiàng)目辦公室應(yīng)該為所有的新項(xiàng)目建立一個(gè)包括估算與風(fēng)險(xiǎn)管理在內(nèi)的項(xiàng)目管理流程。項(xiàng)目辦公室應(yīng)當(dāng)鼓勵(lì)項(xiàng)目經(jīng)理使用最少的、必備的工具和技術(shù)來(lái)控制項(xiàng)目并對(duì)即將來(lái)臨的問(wèn)題提出預(yù)警。應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目的規(guī)劃階段開(kāi)始建立控制項(xiàng)目和保持活力的工具并在每個(gè)后續(xù)的項(xiàng)目狀態(tài)會(huì)議上進(jìn)行評(píng)估。在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，項(xiàng)目規(guī)劃階段建立的東西都不應(yīng)該被忽略或拋棄。成功的要訣是強(qiáng)調(diào)簡(jiǎn)潔以及最少的項(xiàng)目控制必備工具。
項(xiàng)目失敗的主要原因之一是不良的、不一致的估算。利用WBS結(jié)構(gòu)和自下而上的估算方法是對(duì)項(xiàng)目實(shí)施一致估算的簡(jiǎn)單方式之一。除了估算過(guò)程外，項(xiàng)目辦公室應(yīng)該建立一個(gè)簡(jiǎn)單的風(fēng)險(xiǎn)控制過(guò)程對(duì)事件發(fā)生的順序和發(fā)生的概率進(jìn)行估算。使用縮寫(xiě)RAID是一種簡(jiǎn)單的提醒方式以促使項(xiàng)目經(jīng)理開(kāi)始界定風(fēng)險(xiǎn)、假設(shè)、內(nèi)容和定義。在項(xiàng)目啟動(dòng)階段哪怕是僅僅考慮一下項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)都是有
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