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組建項目管理辦公室后，成功運營的秘訣

時間：2020-04-24　　 來源：質量管理的那些年
幫助的。此外，項目辦公室應當負起領導責任尋找能夠滿足組織的估算和風險需求的軟件包。
3.評審并管理項目卷宗
項目辦公室在項目業務度量過程中發揮著主要作用。作為許多項目管理的重點，它是項目辦公室參與從項目的開始到結束整個過程的主要原因。項目辦公室可以建立完整的項目業務度量過程或者確保它們被包含在現有的過程中。
項目卷宗管理過程包括兩部分--項目選擇和卷宗評審。建立項目卷宗過程的第一個挑戰就是查清現存的項目以及它們是如何啟動的。在開始的時候評估選擇項目是如何完成的并用最佳案例完成這個過程(如項目優化)是深思熟慮的。項目辦公室還應當提議建立由業務部門和IT組織高級管理人員項目選擇和審核委員會。
項目選擇和審核的領域可能是十分的政治性的，因此項目辦公室應該謹慎的應對這個挑戰。大多組織重視項目選擇但是很少組織有一個一致的審核過程。
項目辦公室應當提供管理支持，項目辦公室領導應當主持每個月四次的卷宗審核會議。為了召開這個會議，項目經理應當搜集和整理項目數據，并在會議上提交給審核委員會。會議的目的是審核項目狀態是否按照計劃進行并決定項目是否繼續。整個項目卷宗的Mix應該能夠給組織提供最高的投資回報率ROI，如果不是這樣的話，審核委員會應當立即決定推遲或者中止項目并尋找其他機會。通過中止或者推遲來減少卷宗中活躍項目的個數，將對其他的項目有積極的影響并將提升組織的聲譽。例如，在 USA Today (October 1, 1998)中, Novell 的CEO Eric Schmidt, 說過他曾經把Novell工程師工作的項目從幾百個削減到幾十個。結果， Novell的核心產品--NetWare 5比預定日期提前10天交付。
4.進行項目評審和稽核
項目評審和稽核與項目卷宗的審核不同。項目辦公室是將項目評審和稽核與項目作為提高項目運作質量的擁護者。它還具有對潛在的風險提供早期預警的作用。在不斷前進過程中蘊含的導致失敗的趨勢通常易于被非項目管理人所察覺 我們獲得的教訓就是我們不吸取教訓 )。項目評審和稽核應當在項目規劃階段開始，并在整個項目中持續進行。在項目規劃階段，由與項目沒有直接關系的專家組成的審核小組可以提供有價值的洞察和指導。項目評審和稽核在脆弱的項目初期經常進行。由于它將占用項目的時間，因此在項目過程中應將其列入項目計劃。這些審核不是隔靴搔癢，其目的是為項目經理提供幫助。當項目成熟后，審核可以從每個月一次改為每季度一次。在項目評審和稽核中獲得的教訓應當在項目經理中共享并用于改進項目管理過程、培訓課程和指導教程，此外，項目辦公室應當在主頁上貼出獲得的教訓。經驗表明，很少組織能夠適當的處理教訓，以至于連續不斷的犯錯誤或者重蹈覆轍。
5.組織并管理資源池
現在大多數組織面臨的最大難題是缺乏能夠按照計劃完成任務的熟練人才，在IT機構中尤其嚴重。在缺乏訓練有素的項目經理和項目數目增加時，情況進一步惡化。
Y2K問題已經導致了包括IT支持在內的項目的延期。在許多機構內的業務部門已經對IT部門失去了耐心和信心。他們不會去尋找項目無法成功的原因而只關心結果。大多項目經理聲稱缺乏足夠的及時的資源以及急需的技術時項目失敗的主要原因。
但是在大多數的項目中，主要的支出在與人員的投入，而人員的投入又導致了人員危機。在Information Week上刊登的研究表明，IT項目75%的預算花費在人員上面。雖然人員花費不象建筑或者飛機制造那樣高，但是這并不意味著它是不重要的且不需要更好的控制。矩陣管理已經被提出來作為治療人力資源匱乏的藥方，但是它存在嚴重的缺點。在多項目環境中，如果沒有集中的人力資源控制，矩陣管理很難實施。而Cutter Group最近研究發現40%的IT部門所進行的項目與企業的業務目標毫無聯系，這無疑使問題變得更加復雜。
總之，許多組織人力資源缺乏，然而他們所擁有的人力資源的相當一部分正在從事不會給組織帶來價值的項目。這些事實表明，需要更好的控制人力資源。在多項目環境中，這個問題更加嚴重。由于人力資源匱乏而進行的競爭可能變得十分尖銳。可能存在這樣的例子，有些項目經理雪藏了一些資源而另外一些項目經理焦頭爛額的尋找合適的熟練人手或者干脆勉強湊合著。項目辦公室在這方面可以發揮巨大的幫助作用，它可以隊可為項目所使用的人力資源的集中管理和控制。
在某些組織中，對項目可使用的所有資源進行控制是一項具有挑戰性的任務。企業政治經常會擾亂實際問題且會引發圈地戰爭。項目辦公室必須具有準確的、可信的實事來說服高級管理層：集中控制的項目資源池是一個英明的決策。
6.資源控制
•可供使用的人力資源目錄
•確定目前誰在管理著人力資源
•確定如何管理人力資源
•建立一個簡單的人力資源管理過程
•進行項目管理培訓向所有的用戶傳播管理過程
•熟悉必需的資源管理軟件
•根據優先級為各項目分配資源
•提供資源利用報告
以上列舉的各項說明了一旦達成建立一個集中控制的資源數據庫的決定后，項目辦公室應該采取的步驟。沒有對現有可用的人力資源進行分析就選擇并贊成開始一個新項目的做法是愚蠢的
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