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從無到有組建項目管理辦公室

時間：2020-04-24　　 來源：質量管理的那些年
PMO是國外自2000年以來出現的一種提高組織項目管理水平的重要實踐。IT-PMO正變成戰略性的管理實踐，并獲得了更大的影響。
IT-PMO的全稱是IT-項目管理辦公室，管理是這個部門的核心，其主要的對象是項目，最終交付的是一種組織能力。
組建PMO復雜度高且難度大：
復雜度高。過程和結果幾乎涉及組織各個層面和各個部門，直接、間接或影響項目的人員眾多，且彼此之間存在錯綜復雜的關系；
難度大。本質上是組織的一種變革，涉及對人們既定思維和行為習慣的改變，甚至涉及對人員既得利益的影響，因此變革過程中無疑會遇到重重阻力。
組建IT-PMO的動機
隨著企業發展和業務升級，IT部門規模越來越大。
管理職能從單項目管理和決策支持演變到多項目的管理，再發展到多項目，多類型，不同規模的IT項目統一管理。
過去的單項目管理方式，已遠遠不能滿足需求，管理的職能需要進一步強化，一批IT項目正在進行規劃和實施。
究竟應該采取什么樣的多項目管理程序、機制和方法呢?現有研發中心是按照規劃、設計、軟件開發、QC檢測、運行維護等職能劃分為不同的部門，在面對多項目管理時。
如何協調不同部門間在多項目參與中的人員、資源和資金的分配呢?
有沒有項目組合管理的最佳實踐?
項目管理組織與現有信息中心的組織機構是什么關系?
如何實現矩陣式管理的均衡?
這里，我們想到了IT-PMO
什么是PMO，IT-PMO和PMO的關系
PMO是一個項目管理組織機構，它用于處理組織中的公共的項目管理問題以支持和幫助項目成功。
首先，PMO是組織范圍內關于項目管理的職能機構，PMO與銷售、市場、運營、財務、IT等部門具有同等重要的地位。
其次，PMO所處理的關于組織范圍內(不是一個項目內)項目管理的公共問題，如項目管理標準、項目相互依賴關系、項目資源均衡、項目優先級選擇。
PMO成立的目標是提高項目的成功率。IT-PMO是一種類型的PMO，它是IT部門內部專門進行多IT項目管理的組織機構。
建立IT-PMO有什么好處
IT-PMO是國外自2000年以來出現的一種提高組織項目管理水平的重要實踐。據Forrester在2003年的研究表明，當時歐洲企業IT部門的67% 已經擁有IT-PMOs，其中一半以上是自2000年以來建立的。
美國政府2004年的一項研究表明，政府正在著手標準化的IT項目管理體系的建設，例如紐約等州政府建立了PMO來標準化技術項目的管理;聯邦政府CIO委員會推薦建立聯邦PMO來標準化項目管理實踐。
Gartner的一項研究也表明，IT-PMO正變成戰略性的管理實踐，并獲得了更大的影響，由于PMO的采用，項目延期、超預算或取消減少了一半以上。采用IT-PMO的好處如表1所示。
1、根據公司組織機構因素，項目統一管理，資源共享
翻開以往的項目記錄，能夠找到的資料極為少。各階段文檔嚴重缺乏，導致類似項目在啟動時，只能是重新再來，無法借鑒以往項目的任何經驗之類的，唯一值得參考的是項目產品本身，但畢竟作用微乎其微。一但項目離職，所有前期項目成果似乎都付諸東流，又是與客戶的拖延。
再者，有些項目完成后，有些文檔不愿意公開，不愿意共享，也成為了項目中一大障礙。設立PMO，完善公司自身內部機構。起到一個統一管理的作用，對項目的各文檔進行監督、管理，使各項目能夠充分達到一資源的共享，讓項目的啟動或者實施更為順利。
2、提升項目質量
為了不使公司將來再次出現類似所有項目都在拖延或者暫停情況，必須狠抓項目實施質量。項目團隊的建設、項目過程的監督、項目過程中的協調都需要一一重視，有了PMO，雖然不能說就有了一切，畢竟每個項目都有不同之處，但管理模式上可以類似，通過PMO的統一管理實施，逐層引導，慢慢建立相關的質量評估機制，讓項目順利走向正軌。
3、降低項目成本
每個團隊各自成一體，對各自的成本無法估量，這無疑對項目管理來說是一不良表現，公司整體更加難以把握。項目的無期限拖延也是表現之一，無法保證項目的 時間與質量，成本自然隨著增加，導致的是公司整體利潤各方面下降。有一部門在中間進行監督統一協調，或許會是一種在效的方法。
4、降低項目風險
項目經理的離職、文檔的缺失、成本的增加、質量無法保證、項目溝通力度不夠等都是導致項目失敗的原因，建立相應的風險評估機制，減少不必要的損失會是公司選擇PMO的理由。
5、完善項目體制
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