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從無到有組建項(xiàng)目管理辦公室

時(shí)間：2020-04-24　　 來源：質(zhì)量管理的那些年
要想有好的管理，首先離不開好的制度。身邊既然遠(yuǎn)處不在項(xiàng)目，那管理也是無處不在。對(duì)于IT類的項(xiàng)目，管理模式算是在成長(zhǎng)中，但是要想獲得好的效益，在競(jìng)爭(zhēng)中存活，公司內(nèi)部良好的項(xiàng)目管理體制是有效的方法。公司與客戶要想雙贏，這是必經(jīng)之路。
如何組建PMO
組織現(xiàn)狀調(diào)研和PMO概念普及
該階段有兩項(xiàng)重要的工作
組織現(xiàn)狀調(diào)研
PMO概念普及
這兩項(xiàng)工作之間沒有必然的時(shí)間依賴關(guān)系，所以可以同時(shí)開展?，F(xiàn)狀調(diào)查是為了確定PMO的職能配置，而PMO概念普及是為了減少項(xiàng)目實(shí)施的阻力，贏取組織范圍內(nèi)更廣泛的支持。
確定PMO定位
組織IT-PMO的基本定位是貫徹業(yè)務(wù)發(fā)展戰(zhàn)略，遵循統(tǒng)一的項(xiàng)目管理方法論，對(duì)項(xiàng)目投資組合、資源等進(jìn)行統(tǒng)一管理，保證組織項(xiàng)目的高成功率。
IT項(xiàng)目管理辦公室的主要特色在于：
- 最大限度地集中項(xiàng)目管理專家和導(dǎo)師，提供項(xiàng)目管理的咨詢與顧問服務(wù);
- 將組織的項(xiàng)目管理實(shí)踐和專家知識(shí)整理成適合企業(yè)的一套項(xiàng)目管理方法論，在組織內(nèi)傳播和重用。評(píng)估項(xiàng)目，并進(jìn)行項(xiàng)目投資組合管理
- 為項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提供行政支援，如多項(xiàng)目各種報(bào)表的產(chǎn)生;
- 為項(xiàng)目經(jīng)理制定發(fā)展計(jì)劃，并推動(dòng)其實(shí)施;
- 收集和整理項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，提供給其它項(xiàng)目分享;
- 項(xiàng)目投入的資源、人員、工期和成本的分析;
- 制定項(xiàng)目建議書、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告等模版，提供給項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)參考使用;
- 在組織內(nèi)提供項(xiàng)目管理相關(guān)技能的培訓(xùn)。
選擇PMO類型
IT-PMO，IT-PMO有幾種類型，，組織可以根據(jù)其項(xiàng)目管理的特點(diǎn)，PMO職能管理的成熟度進(jìn)行選擇
PMO基本結(jié)構(gòu)和人員組成
IT-PMO主要職能包括導(dǎo)師與方法論、PM工具、項(xiàng)目質(zhì)量保障標(biāo)準(zhǔn)、項(xiàng)目評(píng)估與項(xiàng)目報(bào)表、項(xiàng)目投資組合管理、資源實(shí)現(xiàn)、項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理等。
履行這些職能，項(xiàng)目管理辦公室主要崗位包括：
◆ PMO 主任/經(jīng)理
◆ PM 顧問/咨詢師
◆ PM 助手
其他崗位包括：
◆ HR/項(xiàng)目資源分析師
◆ 廠商/合同分析師
構(gòu)建PMO的基本程序
1.組織現(xiàn)狀調(diào)研和PMO概念普及
2.制定PMO的章程。
3.制定PMO預(yù)案，涉及范圍、約束、假設(shè)、風(fēng)險(xiǎn)、時(shí)間進(jìn)度表、職能構(gòu)成和崗位與職責(zé)。
4.成立PMO，試運(yùn)作/運(yùn)作
5.監(jiān)督和控制PMO。
PMO試運(yùn)行
PMO試運(yùn)行階段的主要工作包括：
◆ a.在組織內(nèi)部開展PMO職能的試運(yùn)行，收集用戶意見并根據(jù)意見對(duì)PMO職能進(jìn)行修改和完善；
◆ b.對(duì)相關(guān)部門和人員進(jìn)行培訓(xùn)，幫助他們更好的參與PMO的運(yùn)行；
◆ c.召開項(xiàng)目評(píng)審會(huì)議，對(duì)項(xiàng)目交付的PMO的職能進(jìn)行評(píng)審和終驗(yàn)；
該階段的負(fù)責(zé)人有兩位：
一位是PMO建設(shè)項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理，主要負(fù)責(zé)任根據(jù)用戶意見對(duì)PMO職能進(jìn)行修補(bǔ)和完善；
另一外是已經(jīng)到位的PMO部門經(jīng)理，負(fù)責(zé)試運(yùn)行范圍內(nèi)主動(dòng)運(yùn)作PMO的相關(guān)職能，積極與PMO干系人進(jìn)行溝通，收集意見，推廣業(yè)務(wù)。
PMO的關(guān)鍵成功要素
PMO發(fā)起人和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)當(dāng)積極主動(dòng)與項(xiàng)目關(guān)系人溝通，及早開展PMO理念的普及。
在實(shí)施的過程中，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)需要有高超的人際關(guān)系處理能力，可以有效的化解阻力、處理沖突，同時(shí)，還需要有百折不撓的職業(yè)精神，遇到困難不輕易妥協(xié)，這樣才能保證成果真正被組織所接受。
IT-PMO是綜合性的項(xiàng)目管理組織，有幾個(gè)成功的關(guān)鍵要素：
◆遵守章程：要求不同的項(xiàng)目、項(xiàng)目經(jīng)理要遵守PMO的章程。
◆方法論：要求有統(tǒng)一的項(xiàng)目管理體系、標(biāo)準(zhǔn)和方法論。
◆適應(yīng)組織文化：要求PMO要適應(yīng)組織的文化特色，能根據(jù)組織文化的變革進(jìn)行調(diào)整。
◆績(jī)效測(cè)量：要求能對(duì)PMO的績(jī)效有量化的指標(biāo)。
◆雇員/專業(yè)：要求PMO的雇員和專業(yè)上要兼具IT、項(xiàng)目管理、管理體系、投資組合、財(cái)務(wù)等專業(yè)背景。
建議：什么組織適合建立PMO
PMO的理論與項(xiàng)目管理的先進(jìn)理念都來源于國(guó)外，在國(guó)內(nèi)算是剛剛興起膨脹階段。設(shè)立PMO是有必要的，具體還是依中國(guó)國(guó)情和組織情況而定。PMO的引入，主要是為了加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目的“企業(yè)級(jí)管理”，它不是試圖去替代項(xiàng)目部或項(xiàng)目公司的管理，而是超越各項(xiàng)目之上，在企業(yè)內(nèi)部形成企業(yè)級(jí)的項(xiàng)目管理能力。
如果所在的企業(yè)，每年規(guī)劃、管理和實(shí)施大量的IT項(xiàng)目，而且在項(xiàng)目管理中具有如下四個(gè)方面的特點(diǎn)，建議組織可以考慮引入IT-PMO的機(jī)制。
第一，落實(shí)組織業(yè)務(wù)戰(zhàn)略，成為IT部門的核心使命。為達(dá)成IT與業(yè)務(wù)戰(zhàn)略的匹配，要求IT部門保證IT項(xiàng)目與業(yè)務(wù)戰(zhàn)略的一致，IT項(xiàng)目達(dá)成其對(duì)業(yè)務(wù)支持的應(yīng)用價(jià)值，IT項(xiàng)目要有高
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