PMO最常見的項目管理問題及應對

時間：2020-04-22　　來源：東方大唐包秀明

的項目經理來講，一方面通過系統可以標準的輸出項目管理的過程文件，另一方面一定是增加了項目經理的管理成本。從管理學上來講，管理層和執行層是對立統一的，項目管理工具的上線，方便的管理層，一定會給執行層帶來管理成本。

增加工作量的問題是客觀存在的，關鍵是怎么面對和解決這樣的問題。正確的認識和引導是解決問題的基礎，無論引入什么樣的工具，無論做了哪些精簡，成本是必然存在的。既然沒有辦法避免成本的增加，我們就應該提升成本增加帶來的效果，多一些關注在結果的運用上，而不是把目光盯在成本上。比如員工填報工時，成本一定增加了，我們應該通過對工時的分析去解決一些問題，解決重點工作調整的問題，解決員工成長的問題，解決各團隊資源分配不均勻等問題。

精簡工具

是引入項目管理工具增加了員工工作量的典型錯誤處置方法

我們不能因為執行的效果不好而精簡工具，我們一定要從結果上加大執行的力度，無條件的執行，工具是一把尺，是衡量我們執行效果的器具。

有很多客戶上項目工具無法發揮成效的典型做法就是精簡工具，這是大錯特錯的。首先引入工具的時候我們要充分考慮組織的承受能力，一旦明確方向和范圍，我們就應該將中心從工具上轉移到結果的運用上來，否則工具永遠也不能落地。

問題二：我們項目規模不一樣，能不能裁剪一些過程適應不同的項目？

對于項目管理成熟度低于三級的企業，尤其想按照項目規模的不同，把一些項目管理過程裁剪了的想法本身是不合理的，裁剪本身的概念是沒有錯的。很多廠商為了滿足客戶的需求也會積極的設計這樣的軟件功能，錯誤的把裁剪當成閹割去處理。

首先，企業內部項目規模不同是客觀存在的。按照規模的不同，制定合適的過程裁剪是無可厚非的。但請注意，我們是根據不同的項目制定不同的過程，是根據不同的項目裁剪掉一些過程。這個過程是事先定義好的，這是精細化管理的體現。我們可以做到項目分類分級，不同類的項目和不同級別的項目，按照不同的思路去管控，這是非常好的。

其次在項目管理成熟度還不達標的前提下，試圖對所有項目進行分類分級的管控是不切實際的，分級分類的思路是正確的，但分級分類的管控是對管理團隊有更高要求的。我們應該抓住最為重要的類型項目，定制適應性非常好的過程節點。然后針對重點項目進行強化，待這類項目的流程都走的比較順暢時，我們再推廣到其他類項目，再進行過程的裁剪。

再次，我們也可以做個假設，如果真的按照裁剪的流程，那么項目經理的技能是不是也可以裁剪？我想答案是否定的。裁剪是流程優化的產物，裁剪不是流程偷懶的代名詞。

同業的狀況也證明了這一點，我們應該把更多的精力放在體系的執行上，而不是設計一套完美的體系過程。關注體系流程的執行效果就能推動體系的優化，體系的優化不是想出來的，是通過PDCA閉環的循環完善出來的。團隊的精力有限，把精力集中，專注執行，專注結果。

問題一：項目管理流程混亂，要不要做個咨詢？

咨詢

是項目管理工具的前導

但咨詢又不能脫離工具而獨立存在，沒有工具的咨詢很容易形成一堆廢紙。

很多客戶對咨詢都有自己的看法，偏負面的可能多一些。咨詢的價值很難快速并且直接的體現出來。知識的沉淀和運用本身就是一個緩慢的過程，這是客觀規律，不可能通過一段時間的咨詢就迅速改變一個組織，但咨詢可以加速組織變革。

項目管理五大過程組，十大知識領域，四十七個過程子域。除了美國的PMBOK，還有英國的Prince2體系，項目管理是系統工程，不能靠某一個點的推動而完成所有體系的梳理，體系的梳理需要參照同業，需要借鑒現有標準。但往往很多企業，會寄希望于通過工具完成體系的建設，這是完全錯誤的。

工具是項目管理思想的體現，每個企業有自己獨特的基因和特點，發展速度也不一樣，很難用一套標準的工具來解決現在和未來的問題，同樣也不能指望一套工具會幫助企業完成體系制度的建設，特別是項目管理體系這樣一個綜合復雜的體系。通過工具來建設體系是本末倒置的想法，是不可取的。就像我們讀書上學，一定要從基礎學科開始，而不是一下子就從應用學科上手。從幼兒園到小學開始學拼音漢字，學加減乘除，到初中高中學政治、學代數學幾何，等到了大學才開始學習一些工具，這是一個逐步積累的過程。

但項目管理工具又離不開咨詢，咨詢是項目管理工具的前導，有了咨詢再引入工具會事半功倍，有了咨詢我們的項目管理工具就有了骨架和靈魂。但咨詢又不能脫離工具而獨立存在，沒有工具的咨詢很容易形成一堆廢紙。

結束語

當和美女PMO聊完，才發現時間過的那么快。這五個問題，是PMO遇到的非常典型的幾個問題，項目管理的過程是復雜的，是需要用心和用專業去解決的。大家都說管理是門藝術，項目管理又何嘗不是？再矩陣型組織的項目經理，他們身上擔負的除了管理學所有的領域，還需要解決非職能經理對項目成員的關懷和成長。大家需要一起努力，從基礎的開始，搭體系，建流程，上工具，就像項目管理一樣，PMO自身也是一個項目管理。

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