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如何玩轉項目集變更——項目集變更管理流程與實施最佳實踐

時間:2023-05-10   來源:蘇項薈?蘇寧金融 林蘇英

一、項目集和項目變更管理的差別
項目集是經過協調管理以便獲取單獨管理這些項目時無法取得的收益和控制的一組相關聯的項目。協調管理是為了獲得整體收益的最大化,實現對單個項目分別管理所無法實現的利益。
因此項目集變更管理是對項目集內的多個關聯項目的變更進行管理,比單項目的變更管理更為復雜,其主要差別如下所示:

 
二、項目集變更管理流程
項目集變更管理是項目集治理的重要活動之一。在制定變更管理流程時,可結合項目集的組織架構、企業文化,確保變更流程的有效性,以便規范地識別、提出和評估項目集的變更,保障項目集變更能按計劃、有節奏的被啟動、執行、移交及運營。
項目集變更管理流程包含變更請求、評估影響、批準變更、更新計劃、實施變更、監控變更并記錄的全過程。其中項目集的變更管理需要重點關注變更請求準入、變更影響評估和變更批準三個方面。
1、變更請求準入
評估變更請求是否達到準入標準:
變更的需求內容、原因是否明確?
變更的需求價值是否已經明確定義?
是否有相應的可行性報告,外部依賴(商務合同、法務合規)是否簽訂確認?
2、變更影響評估
項目集變更影響,可通過以下三個方面進行評估,其中關鍵是評估項目集收益的影響,確保和預期的規劃收益以及組織的戰略目標保持一致。
(1)項目集收益影響評估:收益影響評估,從項目集收益實現角度進行評估:
是否影響項目集的整體收益?
是否和組織的收益目標保持一致?
是否需要調整項目的方向,取消、暫停或啟動一個新的項目?
通過收益影響分析,對項目集的收益管理計劃、項目集路線圖、項目集管理計劃等進行變更調整。
(2)項目影響評估項目影響評估,主要從范圍、計劃、成本、質量和輸出成果物進行評估:
是否影響整個項目范圍?
是否影響里程碑和關鍵路徑?
是否增加項目成本?
是否影響交付質量和輸出成果物?
通過項目內的影響評估,從而對項目內的工作分解結構(WBS)、資源管理分配、成本管理計劃以及進度管理計劃等做相應的變更調整。
(3)項目間的依賴關系影響評估。通過項目集內各項目間內的依賴關系,識別和評估:
是否影響到項目集內其他的項目/子項目集?
是否影響其他項目的收益?
通過確定項目間的依賴關系,從而調整項目的優先級順序、資源管理計劃、收益實現計劃等。
3、項目集變更批準
和單項目變更批準流程不同,項目集的變更涉及多層級的變更批準。在實際實施過程中,根據項目集的變更影響所涉及的范圍不同,我們簡化為兩個層級的批準:項目變更控制委員會(CCB)和項目集決策委員會(GB)兩級批準。

三、項目集變更管理實施最佳實踐
在明確項目集的變更流程后,以下再具體闡述在項目集交付過程中,項目集變更管理的一套最佳實踐和應用。
1、明確變更管理流程和規范
在項目集的啟動階段,需明確項目集變更管理流程和規范,經項目集決策委員會審批通過后,通知項目集團隊成員和項目集干系人,在項目集交付過程中,規范化地按照變更管理流程實施。
同時建立統一的溝通機制,以便項目集管理團隊有效和干系人保持溝通,爭取干系人的支持,確認變更的批準和否決情況,保證變更能更有效的落地實施。
2、積極主動應對項目集變更
在項目集的收益實現過程中,積極應對項目集變更是保證項目集預期收益與組織戰略一致、并實現收益最大化的一個有效工具。通過主動識別并應對變更(有害的和有益的),調整項目集戰略資源和項目計劃,以聚焦項目集的收益實現。
以下兩個活動是實現積極主動應對變更的有效實踐:
(1)運營跟蹤和收益分析對項目交付的運營數據和收益進行持續跟蹤,通過一系列數據報表的統計、分析和挖掘,定期對運營過程進行監控評估,判斷是否能實現預期規劃的收益。
通過收益數據分析,評估是否符合預計收益和組織的戰略目標,從而確定:
是否調整項目的方向,持續運營、暫停或者取消?
識別新的功能和優化,或者重新啟動新的一個項目。
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