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施工企業如何加強項目辦公室工作

時間：2019-02-28　　 來源：《企業改革與管理》 作者：中鐵十二局集團電氣化工程有限公司 程燕
摘要：施工企業主要是以企業的派出機構形式在戰略區域開展經營工作，而項目辦公室則是為施工企業完成經營工作所設置的機構，其工作的重要性顯而易見，這就要求施工企業必須加強對項目辦公室工作的重視。因此，本文主要對施工企業如何加強項目辦公室工作進行了詳細分析。
關鍵詞：施工企業；加強；項目辦公室工作
一、項目辦公室工作面臨的困難
1.項目辦公室人員配置少
缺乏核心的工作內容，導致施工企業認為辦公室的工作難度并不大，因而人員配備較少，這就使得繁多的事務在處理上遇到一些困境。
2.項目辦公室工作的綜合性強
辦公室承擔著諸多繁雜瑣碎的事務，收發文件、報道宣傳、黨群日常事務等，該部門的任務繁雜、服務對象范圍廣、沒有核心的工作內容，其主要是為整個工作單位服務，要把龐雜的事務干好難度較高。
3.項目辦公室工作業績不明顯
辦公室缺乏核心競爭力、沒有明確的工作主題，通常都在處理瑣碎的事務，這就使得該部門的業績很難度量和體現出來，因而在不容易合理評定業績，這可能會在一定程度上影響員工的工作熱情和辦事效率。
4.項目辦公室工作人員能力相對較低
辦公室的工作內容通常沒有太多技術上的要求，這就使得該部門在招收員工時，大多是年輕的、工作經驗不豐富的人，因而在管理日常事務時缺乏全面的考慮、管理能力較弱。
二、施工企業加強項目辦公室工作的有效途徑
1.構建一支高素質、高能力的工作隊伍
（1）與時俱進，打破傳統思維方式束縛
思想的高度決定了發展的程度。隨著時代的變化，思維方式必須要適應發展的需要。面對日新月異的社會改革變化，作為項目辦公室隊伍，必須與時俱進，能夠吐故納新，解放思想，實現思維方式的轉變，積極適應新形勢，解決新問題。
（2）找準方向，貼近項目管理實際
隨著企業發展的新形勢、新工作、新任務，作為項目部起著樞紐與橋梁作用的辦公室工作，擔子更重，責任更大，要求更高，亦即對辦公室主任提出了更高的要求。這就需要在工作中找準工作基點，使業務工作更加貼近項目一線實際。
（3）掌握方法，轉變辦公室工作方式
作為項目辦公室隊伍，其工作要求事無巨細，要想將每一項業務工作高效優質的完成，就必須要掌握正確的工作方法，并根據事物變化，隨著調整自身工作方式，實現辦公室系統的自我革新。具體要在把握好三點：其一，把握好自身工作定位；其二，把握好事物輕重緩解；其三，把握好辦公室工作內功修煉。
 2.發揮信息站作用，幫助施工企業正確決策
因為工程項目的數量比較多，而且分布十分廣泛，這就給管理帶來了一定的難度。項目辦公室就像是一臺機器上，聯合著各部分的聯結點，為了確保政令暢通，信息能夠及時得到反饋，發揮著不容忽視的作用。大多數電話、信件、傳真和電子郵件等信息，都需要通過辦公室進行中轉，以此實現上下的全面有效溝通。在各項目辦公室構建信息站點，充分合理利用現代化網絡技術，將信息伸向施工環節，收集、篩選并整理具有一定價值的信息。在信息報送時，實行日報和重要事項首報的制度，選出具有高素質、高責任性、高能力的人員進行專項負責，以此實現對工程項目的有效監督和控制，并確保相關部門可以及時了解，并掌握施工信息，從而更好地指導施工。
3.提升管理能力、效率和水平
項目辦公室主要是綜合型辦公室，職能比較多，工作任務非常繁雜，因此，辦公室人員必須具備多元化綜合能力。不僅要具備秘書的專業知識，還要對相關法律法規和計算機應用等知識有深入的了解。與此同時，還要具備良好的組織能力、協調能力、信息處理能力，以及政策理論水平等等。只有這樣，才能夠進一步確保各項任務得以按質按量完成，協調好和施工地區的關系，與相關部門保持信息通常。從而保證各項工作得以正常運轉。在辦公室隊伍建設中，可以接受部門應屆畢業生，以此充實基層辦公室隊伍，或通過送外培訓和內部幫帶等方式，培養出一支業務能力較強，人員固定的隊伍。其一，綜合辦公室工作人員要學習內部領導、員工的工作態度和相關知識，每個人身上都有值得學習的地方。樹立長遠眼光，善于從他人身上借鑒經驗，不斷夯實自己的知識、技能，加強自身綜合能力和綜合素養。其二，新形勢給辦公室工作人員
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