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施工企業(yè)項目辦公室工作探討

時間：2019-02-20　　 來源：《中外企業(yè)家》 作者：中鐵一局集團新運工程有限公司機養(yǎng)公司 陳瑩瑩
隨著建筑市場競爭加劇，建筑企業(yè)的工作遇到了前所未有的復(fù)雜性、多變性和競爭性，也給施工企業(yè)現(xiàn)場辦公室工作提出了更高更新的工作要求。施工企業(yè)現(xiàn)場辦公室工作集信息、協(xié)調(diào)、督辦、監(jiān)督、公文機要、會議接待、法律信訪、印信、禮儀及決策參謀等綜合職能于一身,既是機關(guān)管理工作承上啟下的樞紐，又是與業(yè)主、政府機構(gòu)聯(lián)系的橋梁,其工作質(zhì)量直接關(guān)系到企業(yè)的整體管理水平和發(fā)展。所以,加強施工企業(yè)現(xiàn)場辦公室工作,對于進一步強化施工企業(yè)的管理水平,推動其又好又快發(fā)展,具有重要意義。
一、現(xiàn)場辦公室的基本工作
施工企業(yè)通常是以一個企業(yè)的派出機構(gòu)形式在某個戰(zhàn)略地區(qū)開展經(jīng)營工作，而現(xiàn)場辦公室則是為施工企業(yè)完成各項經(jīng)營任務(wù)而設(shè)置的辦事機構(gòu)。其職能可以概括為“參與政務(wù)、管理事務(wù)”。參與政務(wù)是指從現(xiàn)場實際出發(fā)，對開拓地區(qū)的政策法規(guī)、發(fā)展戰(zhàn)略、人文環(huán)境、經(jīng)營環(huán)境、投資環(huán)境等進行調(diào)查研究，綜合情況做好信息工作，協(xié)助領(lǐng)導進行決策；管理事務(wù)指對文件、印信、會務(wù)、信息、接待、調(diào)研、督辦及其它工作進行有序管理。
二、規(guī)范項目辦公室的基礎(chǔ)工作，提高項目管理水平
項目辦公室的工作性質(zhì)決定了它是聯(lián)系各部門的紐帶，其工作質(zhì)量會直接影響項目的整體管理水平。一些常規(guī)性的工作，看似簡單而平凡，但不能有半點疏忽和怠慢。公文是單位間交流、溝通的重要工具，具有極強的權(quán)威性和嚴肅性，所以，行文時一定要按公文處理規(guī)章的要求辦理，嚴格審批、簽發(fā)手續(xù)，注意文件內(nèi)容的真實性、可行性及文種格式等；印章的使用要規(guī)范，必須先審批文件，而后才能使用，并進行詳實的登記，確保印章保管和使用的安全合法，從源頭上防止有損企業(yè)利益的行為發(fā)生；項目用車要實行派車單制度，確保行車安全，控制油料消耗；定期召開工程例會、辦公會、班前會等，及時通報情況、溝通思想、達成共識，做到科學決策；建立健全項目值班制度，做好電話記錄和交接班工作，保證項目安全和信息暢通；充分發(fā)揮項目辦公室的服務(wù)功能和協(xié)調(diào)功能，促進項目整體功能的發(fā)揮，提高項目管理水平。
三、提高素質(zhì)，規(guī)范行為，發(fā)揮好窗口作用
對于施工企業(yè)來說，施工一線是企業(yè)的主戰(zhàn)場，項目辦公室就是企業(yè)與社會進行廣泛交流的重地。不論是接待來訪、外出辦事，還是會議招待、電話聯(lián)系……在諸多與外界交往的機會中，會接觸到不同階層、不同職業(yè)、不同身份、不同地位、不同民族的人。
項目辦公室人員的一言一行，一舉一動，都將關(guān)系到企業(yè)的形象。因此，辦公室人員要樹立良好的職業(yè)道德和行為規(guī)范，在與外界的交往中講究企業(yè)交際禮儀，誠實守信，為企業(yè)樹立良好的形象。
四、培養(yǎng)復(fù)合型人才，提高工作效率和水平
項目辦公室多為綜合型辦公室，職能較多，工作任務(wù)繁重，所以，辦公室人員要具備多方面的才能。除秘書專業(yè)知識外，還應(yīng)懂得相關(guān)的法律法規(guī)、公共關(guān)系、計算機應(yīng)用等知識；另外，還應(yīng)具備較強的辦事能力、組織協(xié)調(diào)能力、調(diào)查研究能力和信息處理能力，具備一定的政策理論水平。只有具備這些知識和能力，才能保質(zhì)保量完成各項任務(wù)，協(xié)調(diào)好與地方的關(guān)系，與機關(guān)保持信息暢通，確保各項工作正常運轉(zhuǎn)。在辦公室隊伍的建設(shè)中，可以接收一部分應(yīng)屆畢業(yè)生充實到基層辦公室隊伍，或者通過送外培訓和內(nèi)部幫帶的方式，培養(yǎng)一批精通業(yè)務(wù)、人員相對固定的文秘隊伍。
五、掌握溝通協(xié)調(diào)方法，提高綜合協(xié)調(diào)能力
施工企業(yè)現(xiàn)場辦公室是聯(lián)系企業(yè)機關(guān)、業(yè)主和政府機構(gòu)等部門的橋梁,為了使施工現(xiàn)場各項工作持續(xù)、協(xié)調(diào)、穩(wěn)定地發(fā)展，辦公室必須加強綜合協(xié)調(diào)工作，理順各方面關(guān)系、化解內(nèi)外部矛盾，提高辦事效率。
1、積極獲取信息，準備充分當面臨一個具體協(xié)調(diào)事件時，應(yīng)該通過詳細調(diào)查，收集有關(guān)信息，并積極了解領(lǐng)導的意圖；同時要準備一些必要的資料、文稿等，為下一步工作做好充分準備。
2、發(fā)現(xiàn)問題，分析問題，制定方案協(xié)調(diào)的過程就是發(fā)現(xiàn)問題和解決問題的過程。抓住矛盾就抓住了問題，通過分析，理出問題的成因、本質(zhì)、主次，最后找出解決問題的關(guān)健，制定出協(xié)調(diào)實施方案。
六、加快網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)建設(shè)，提高管理效益
施工企業(yè)現(xiàn)場通常遠離企業(yè)總部，項目點多、分散，要使戰(zhàn)略片區(qū)的各項管理工作上
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