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企業項目管理辦公室設計框架

時間：2018-12-28　　 來源：《項目管理技術》作者：南京理工大學經濟管理學院 馮俊文
項目人員招聘與選擇。如具體項目的項目經理,與項目相關的其他人力資源招聘。
(2) 培訓與認證。包括項目人員的培訓問題,項目經理的資質問題。PMO也可以選擇一定的承包商來完成項目人員的培訓和認證問題。也可以設定一定的任用標準,如選擇有一定資格的人來當項目經理;在現有項目人員中提拔和任用項目經理。
(3) 評價和提升。項目經理常常在不同的項目之間移動,因此進行評價較為困難。PMO可以設立一些準則,通過收集相關項目經理的信息,起到評價項目經理的目的,同時做出項目經理提升的建議。
(4) 為項目提供資源。PMO的一個基本作用是協調項目資源,包括項目經理和其他項目組成員的分配。隨著組織規模的增大,項目資源也在增加,因此需要一個專門的機構來系統地管理項目資源,包括資源的可用性以及能力管理,起到有效利用現有資源的作用。項目運作過程中廣泛存在的風險性和不確定性使得PMO在這方面能起到更加積極的作用。
(5) 時間管理。PMO可以負有記錄項目時間的責任,包括選擇時間管理工具,跟蹤項目實施時間,分析時間與預算、人員之間的效率問題,以及員工報酬。
(6)生涯計劃。PMO可以起到項目資源的生涯計劃管理作用。從組織和個人兩種角度,考慮項目成員的成長和發展問題。
(7) 人事管理。如人員的休假安排,工資待遇,獎金等的管理。用PMO來進行這些管理可以使項目經理人員從這些繁瑣的日常工作中解脫出來,更加專心致志于項目執行本身。
(8) 外部承包商的管理。企業項目往往涉及到許多中間承包商,PMO可以起到項目的合同管理的作用。
(9) 咨詢與監督。PMO可以對項目資源起到正式或者非正式的咨詢和監督作用,特別對新招聘的項目管理人員,這種作用更是必要的。
3.設立項目管理標準的職責
建立項目管理標準應該是PMO的一個基本作用。這些職責包括 :
(1) 建立項目管理方法論。如定義項目執行標準,定義項目生命周期標準等。方法論給出企業承擔項目的基本方法。
(2) 提供模板。為項目執行的各個階段提供相應的工作模板,如風險評估、情況匯報、預算和事后回顧等。模板可以是計算機程序,也可以是各種指令。
(3) 提供項目管理標準。如項目管理軟件。
(4) 提供項目倉庫。如共享的計算機目錄,項目文件。
4.項目執行職責
項目執行的職責與項目資源占有緊密相連。占有項目資源的PMo一般有職責執行和完成項目。多數PMO對項目的執行只有間接職責,而沒有直接執行職責。
(1) 風險與爭端管理。從建立風險管理過程的標準到實際進行風險管理,PMO可以起到綜合風險管理的作用。項目執行中出現的爭端也可以轉移到PMO來解決。
(2) 影響和變化管理。評估項目對項目相關人如客戶、員工、股東的影響。
(3) 溝通管理。PMO能接觸到各種項目,因此有條件在不同項目之間進行直接或者間接的溝通管理。
(4) 項目審計。PMO一般具有項目管理的專門知識,可以勝任對項目的內部審計工作。
(5) 集中于重要或者特殊的項目。PMO可以被賦予某些重要項目的執行職責,如政治敏感性項目。
5.企業戰略職責
PMO可以起到項目發起和整個項目執行壽命周期的戰略中心作用,具體包括 :
(1) 項目發起工作。PMO可以負責項目的發起.包括項目建議書的起草等。
(2) 項目評估。建立項目評估的標準,并進行項目評估。
(3) 項目偏好。PMO可以給出各種標淮條件下的項目偏好。
(4) 項目計劃和日程安排。通過協調項目可用資源,對項目的執行日程做出安排。
(5) 項目批準和資助。協助進行項目批準和資金落實工作。
(6) 項目監督和控制。項目一旦開始,PMO可以充當項目監督和控制的作用。
(7) 項目組合管理。根據項目執行情況,適時轉移項目資源到重點項目,PMO可以起到對項目的組合管理作用。
結束語
本文討論了設立項目管理辦公室需要考慮的若干重要因素。每個企業需要根據自己的特殊情況,賦予項目管理辦公室一定的職責。理論上而言,項目管理辦公室設計的可能性幾乎是無限的,關鍵是要建立有自己特色的項目管理辦公室。隨著項目型組織機構的不斷興起,項目管理辦公室必將成為未來企業組織單位的一個基本組成。(本文于2004年發表于《項目管理技術》)
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