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PMO心好累？看馬蜂窩如何用系統(tǒng)驅(qū)動(dòng)項(xiàng)目管理

時(shí)間：2020-05-07　　 來源：馬蜂窩技術(shù) 孫海燕、王丹
「天下武功，唯快不破」，這句話用在互聯(lián)網(wǎng)世界里格外適合。互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)品模式講求快速迭代、小步快跑，業(yè)務(wù)和協(xié)同團(tuán)隊(duì)的快速變化是常態(tài)。
然而，要想真正在一個(gè)研發(fā)周期內(nèi)每個(gè)需求執(zhí)行不失控、成本和風(fēng)險(xiǎn)能控制、項(xiàng)目質(zhì)量有保障，除了產(chǎn)品寫需求文檔、開發(fā)寫代碼改 BUG、測(cè)試寫用例和 BUG 匯報(bào)驗(yàn)證外，通常還有很多非常重要而細(xì)碎的事情要做，比如：項(xiàng)目經(jīng)理創(chuàng)建需求溝通群、組織站會(huì)、產(chǎn)品經(jīng)理編寫上線周知通知運(yùn)營(yíng)和客服人員等，其中有些工作是重復(fù)的，需求相關(guān)的信息也比較多，通常散落在各個(gè)地方后期難以查找。
對(duì)于 PMO 和開發(fā)組長(zhǎng)而言，則需要在多需求并行的情況下快速地發(fā)現(xiàn)某些高風(fēng)險(xiǎn)需求并重點(diǎn)關(guān)注和推進(jìn)。如何提升需求執(zhí)行效率和降低并行需求管理成本呢？本文將分享馬蜂窩交酒 PMO 團(tuán)隊(duì)是如何通過用自研 的 PMO 系統(tǒng)驅(qū)動(dòng)過程管理的方式，來降低項(xiàng)目管理的人力成本。
Part.1背景介紹
馬蜂窩大交通和酒店研發(fā)團(tuán)隊(duì)采用雙周 PK 和雙周迭代模式。為了助力高效、透明的研發(fā)流程，團(tuán)隊(duì)成立初期就確立了使用工具來進(jìn)行研發(fā)項(xiàng)目全周期管理的方式。通過對(duì)比后最終選擇了 TAPD 作為產(chǎn)研流程的管理工具，主要是因?yàn)?TAPD 具有配置和操作簡(jiǎn)便、支持移動(dòng)辦公、項(xiàng)目間隔離性強(qiáng)等優(yōu)勢(shì)。
1.1 需求狀態(tài)和分類
需求分為三類：日常、項(xiàng)目和線上問題。目前主要使用 TAPD 的「需求」功能管理需求，「迭代」功能管理迭代，日常類需求的迭代周期為 2 周，項(xiàng)目類需求的迭代周期為 4 周。
日常和項(xiàng)目需求的狀態(tài)均有以下九種：

圖 1：需求狀態(tài)
1.2 PMO 的日常
1. 組織項(xiàng)目實(shí)施
線下的研發(fā)流程其實(shí)是個(gè)很龐大的矩陣圖，橫軸為需求的 9 種階段，縱軸為 5 種不同角色——項(xiàng)目經(jīng)理（PM）、產(chǎn)品經(jīng)理、開發(fā)、測(cè)試、PMO，矩陣圖明確地規(guī)定了對(duì)于一個(gè)需求而言不同角色在不同階段應(yīng)該做的事情。在需求處于不同狀態(tài)時(shí)，5 種不同角色都有很多細(xì)碎的事情要做，比如：
準(zhǔn)備階段：「待實(shí)施」?fàn)顟B(tài)時(shí)，PM 需要為需求相關(guān)人員組建企業(yè)微信群，實(shí)現(xiàn)信息及時(shí)互通。
開發(fā)階段：進(jìn)入到「開發(fā)中」后，PM 需要每天組織站會(huì)并發(fā)送站會(huì)紀(jì)要到需求的企業(yè)微信群。
測(cè)試階段：到「測(cè)試中」以后，測(cè)試需要每天發(fā)送測(cè)試日?qǐng)?bào)到企業(yè)微信群。
上線后：需求狀態(tài)轉(zhuǎn)為「已上線」后，產(chǎn)品經(jīng)理需要發(fā)送上線周知郵件；轉(zhuǎn)到「線上效果跟進(jìn)」，產(chǎn)品經(jīng)理需要發(fā)送線上效果跟進(jìn)郵件。
這些事情中有很多是重復(fù)性很強(qiáng)的工作，比如拉微信群等。上述這些不同的信息也會(huì)因產(chǎn)生的時(shí)間不同、同步的方式不同而非常分散，有的通過郵件，有的是微信群，后期查找起來非常困難。
2. 項(xiàng)目質(zhì)量控制
對(duì)于 PMO、開發(fā)經(jīng)理和開發(fā)總監(jiān)而言，同時(shí)需要管控多個(gè)并行需求的實(shí)施質(zhì)量，就需要能快速地獲取到項(xiàng)目執(zhí)行中的風(fēng)險(xiǎn)，比如：
每天有哪些項(xiàng)目未通過站會(huì)溝通，需要逐個(gè)在企業(yè)微信群查找并與 TAPD 中的需求做對(duì)比。
有哪些需求發(fā)生延期提測(cè)或者延期上線，需要逐個(gè)在 TAPD 中查找項(xiàng)目的提測(cè)和上線狀態(tài)，非常繁瑣而且容易遺漏。
除了需求的落地和多個(gè)需求并行管控外，每周產(chǎn)品經(jīng)理們都需要向上級(jí)匯報(bào)本周的需求上線情況，每周每個(gè)業(yè)務(wù)線都有需求上線。多業(yè)務(wù)線和多負(fù)責(zé)人使得周報(bào)收集和匯總的工作量非常大，有時(shí)候難免會(huì)有些內(nèi)容遺漏，也不能保證在固定時(shí)間發(fā)送。
1.3 PMO 系統(tǒng)設(shè)計(jì)目標(biāo)
基于上述在需求管理、風(fēng)險(xiǎn)控制和日常工作中存在的一些問題，交酒 PMO 團(tuán)隊(duì)規(guī)劃并實(shí)現(xiàn)了 PMO 系統(tǒng)，以期高效實(shí)現(xiàn)需求從實(shí)施到上線的全過程管理。PMO 系統(tǒng)的主要目標(biāo)和定位如下：
信息全部需求相關(guān)信息統(tǒng)一在 TAPD 中錄入和管理，包括站會(huì)紀(jì)要、測(cè)試日?qǐng)?bào)、上線周知等。
支持多業(yè)務(wù)線，不同業(yè)務(wù)線的迭代開始時(shí)間和迭代周期、不同業(yè)務(wù)線對(duì)應(yīng)的郵件組、企業(yè)微信群均可配置。
流程提效，包括自動(dòng)創(chuàng)建企業(yè)微信群，從 TAPD 中查詢站會(huì)紀(jì)要、測(cè)試日?qǐng)?bào)等信息并發(fā)送到企業(yè)微信群，從 TAPD 中查詢上線周知信息并自動(dòng)發(fā)送郵件等。
并行需求管理和風(fēng)險(xiǎn)管控。
知識(shí)沉淀和管理，包括流程文檔、PM 知識(shí)分享等。
向上匯報(bào)，多業(yè)務(wù)線的產(chǎn)品經(jīng)理們?cè)?TAPD 填寫了不同需求的上線周知后，系統(tǒng)自動(dòng)匯總本周全部上線的需求和上線周知，定時(shí)向業(yè)務(wù)總負(fù)責(zé)人發(fā)送周報(bào)。
Part.2主要功能及實(shí)現(xiàn)
2.1 整體設(shè)計(jì)
PMO 系統(tǒng)將過程管理與 PMO 理論相結(jié)合，基于 TAPD
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