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PMO心好累？看馬蜂窩如何用系統驅動項目管理

時間：2020-05-07　　 來源：馬蜂窩技術 孫海燕、王丹
的 API 和企業微信 API 獲取遠端數據進行項目的數據擴展，可以同時支持多業務線的項目過程管理。
PMO 系統的核心就是進行關鍵信息的收集和高效的處理。具體來說，每個業務線在項目實施的不同階段，都會通過創建企業微信群的方式實現實時的溝通和管理。通常來說分為如下幾類：
短期群——需求企業微信群：該需求變為「待實施」后創建，需求上線一定時間后群可以解散；群成員包括該需求的產品經理和產品組長、開發人員和開發組長、測試人員和組長、研發總監；后面簡稱為「需求群」。
長期群——雙周 PK 企業微信群：該業務線參加 PK 會議的全部開發組長和全部產品；后面簡稱為「雙周 PK 群」。
另外，我們將每個業務線的郵件組分為研發組和產品組兩個大組。
所有需求相關信息都由需求相關人員錄入到 TAPD 中，PMO 系統自動從 TAPD 中拉取信息并做處理。
PMO 系統主要分為數據收集和數據處理兩個部分，整體流程圖如下：

圖 2：PMO 系統流程圖
2.2  主要功能實現
PMO 系統實現的功能主要包括：
1.對實施過程進行管理和風險控制，實現迭代管理和需求管理
2.向上管理，拉取一定周期內多業務線上線的需求，并定時給業務負責人發送周報
3.數據支持，按項目、迭代、季度、人的維度進行工時統計
4.知識沉淀和管理，包括流程文檔、PM 知識分享等
下面我們來看具體的實現方式。
2.2.1 實施過程管理
對實施過程的管理主要分為迭代管理和需求管理。迭代管理主要是幫助 PMO 和管理人員進行并行需求管理和風險控制，需求管理則聚焦對需求實施流程進行提效。
1. 迭代管理
(1) 需求 PK 前后信息匯總
剛剛實行 PK 會議的時候，有些參與 PK 的需求錄入到 TAPD 的時間很晚，與會人員對參加 PK 的需求不是很了解，產品人員花費了很多時間在 PK 會議中講需求，最長的一次 PK 會議甚至開了 3 個小時。
為了解決這個問題，PMO 系統采用開啟數據收集定時任務的方式，通過 TAPD API 統一獲取待 PK 類型的需求，并在 PK 前一天下午固定時間發送到「待 PK」需求列表，幫助參與 PK 會議的開發、測試人員盡早了解這些需求，提升 PK 會議的效率。并且規定超過固定時間未錄入到 TAPD 的需求不參加 PK 會議，側面促進產品人員早日明確自己的需求。

圖 3:「待 PK」需求消息發送流程圖

圖 4: 發送「待 PK」需求列表消息示例
PK 會議召開完畢后，當晚 8 點 PMO 系統會獲取最新日常和項目迭代的待實施需求信息，并發送「待實施」需求匯總消息到「雙周 PK 群」，發送格式為「需求名稱|產品經理姓名|優先級」。
兩次 PK 會議之間除了待實施需求、偶發性的特殊需求和線上問題修復之外，不接受其他需求。

圖 5:「待實施」需求消息發送流程圖

圖 6:發送「待 PK」需求列表消息示例
(2) 進行中迭代需求進度匯總
之前當并行需求較多時，想了解整體執行情況需要挨個查看 TAPD 中的需求和任務執行情況并與計劃時間做對比，這個過程比較耗時。因此每周五晚 6 點 PMO 系統針對不同業務線的進行中迭代的需求進度、延期情況發送郵件到該業務線的研發組&產品組，并發送消息到該業務線的「雙周 PK 群」。協助 PMO 和管理人員快速識別風險并進行重點推進。

圖 7:需求進度匯總流程圖

圖 8:每周需求進度匯總消息

圖 9:每周需求進度匯總郵件
2. 需求管理
主要有以下三類功能：
自動創建企業微信群
自動同步消息和郵件
自動提示項目進度
下面詳細介紹。
(1) 自動創建企業微信群
雙周 PK 通過后，PMO 系統調用企業微信 API， 自動為每個待實施的需求創建企業微信群，更改群名稱為需求名稱-PM XX-PD YY，節約 PM 創建微信群和邀請人員加入的時間；需求狀態轉為「開發中」后，自動更改群名稱，增加預計提測時間和預計上線時間。

圖 10: 微信群示意
(2) 自動發送消息和郵件
PMO 系統可以通過定時掃描需求的評論和識別評論中的關鍵字自動發送站會紀要消息、延期風險郵件、上線周知郵件、測試日報和測試報告消息等。
為了讓需求相關的信息全部都統一放置在 TAPD 中方便后期查詢，并對一些操作進行自動化處理，PMO 系統定義了一些需求評論的模版，相關人員把所有需求相關的信息均按模版填寫評論，PMO 系統的數據收集定時任務每隔 15 分鐘掃描一次需求評論，識別模版中的關鍵字后，執行各類消息和郵件的發送。
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