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PMO心好累？看馬蜂窩如何用系統驅動項目管理

時間：2020-05-07　　 來源：馬蜂窩技術 孫海燕、王丹
目前共處理 6 類關鍵字：站會紀要（項目經理錄入）、測試日報（測試人員錄入）、測試總結（測試人員錄入）、延期風險（項目經理錄入）、上線周知（產品經理錄入）和線上效果跟進（產品經理錄入）。
需求狀態轉為「開發中」之后，由項目經理填寫站會紀要到需求評論中，PMO 系統每天上午自動發送站會紀要消息；需求狀態轉為「測試中」后，由測試人員填寫測試日報，每晚自動發送「測試日報」；需求狀態在「開發中」和「測試中」時，如果項目經理填寫了「延期風險」，自動發送延期風險郵件；需求狀態轉為「已上線」后，由產品經理填寫上線周知到需求評論中，PMO 系統自動發送上線周知郵件。

圖 11: 信息的收集和處理
(3) 自動提示項目進度
一個需求評審結束的技術方案設計完畢后，開發和測試需要在 Wiki 文檔和 TAPD 中利用任務功能進行排期，之后 PM 需要把排期表格拷貝到郵件中，給相關人員發送郵件。拷貝的過程是重復且耗時的。基于這些問題，PMO 系統通過 TAPD 中需求的狀態流轉實現了自動發送 Kick Off 郵件、提測郵件、超時控制消息等。這類需求的流程圖如下圖所示：

圖 12: 需求狀態變更和風險控制
當需求轉為「開發中」，PMO 系統自動拉取該需求的各任務排期并發送 Kick Off 郵件，如果排期超迭代周期了，則需要走專門的審核流程。需求轉到「測試中」，PMO 系統會自動發送提測郵件。

圖 13: kick off 郵件示例
當需求未按時提測或者未按時上線時，PMO 系統會發送延期提測和延期上線消息到需求群和雙周 PK 群；當任務未按時完成時，PMO 系統會發送超時未完成消息到需求群和雙周 PK 群，方便 PM 和 TL 進行風險控制和有針對性的處理。如果需求上線 2 周后未填寫「線上效果跟進」，PMO 系統會發送超時未跟進線上效果消息到需求群和雙周 PK 群，提醒產品經理跟進線上效果。

圖 14: 超時提醒
2.2.2 向上管理
為了節約產品經理在周末再次匯總和編輯本周上線內容，以及協調不同業務線產品經理編寫周報時間的工作，PMO 系統每周五晚 6 點拉取本周上線的不同業務線的全部需求和每個需求的上線周知內容，給業務負責人發郵件匯報本周的需求進度和每個需求上線的效果。

圖 15：上線匯總
2.2.3 數據統計
有人經常會問 PK 會議時一個迭代究竟接多少需求合適？研發 TL 在制定 KPI 目標時也經常會關注從需求實施效率角度看，當前需要幾人日能完成一個項目類需求，日后目標是減少為多少人日完成一個同等規模的項目類需求？PMO 系統支持項目類需求按迭代、季度進行統計，給總監級別人員做決策時提供數據支撐。

圖 16: 數據統計
2.2.4 知識沉淀和管理
團隊里經常會有新鮮血液加入，PMO 對全員進行流程宣講的頻率還是比較低的，因此 PMO 系統里加入了一些項目流程的基本知識，方便新人熟悉流程和加速流程落地。

圖 17: 知識沉淀
2.3 實現效果
PMO 系統分為 3 期，已全部上線。總結來看，截至目前實現的主要效果有：
信息統一匯總到 TAPD 后，所有人員可以方便地在 TAPD 查詢需求相關的一切信息，包括評論、站會紀要、測試日報、測試報告、上線周知、線上效果等。
PMO 系統提煉了全部需求的風險并發送到微信群，輔助 PMO 和管理人員重點關注某些高風險需求。
自動發送 Kick Off 郵件、提測郵件、站會紀要，并匯總和提示需求、任務延期風險，可以節約 PM 大量的時間。
自動匯總本周所有上線的所有需求和上線周知并發送周報給總業務負責人，節約了產品經理大量的編寫周報時間。
幫助開發人員自動發送提測郵件，幫助測試人員自動發送測試日報和測試報告。
知識沉淀功能幫助 PM 和新人盡快的熟悉流程和相互學習。
Part.3 未來規劃
通過 PMO 系統的應用，高效實現了需求從實施到上線全過程管理，盤活資源，實現項目增效。伴隨著 PMO 系統的運行和推廣，我們也在收集用戶反饋并進行系統優化。與此同時，DevOps 系統也已經開發完畢并在交通業務落地。DevOps 系統覆蓋了需求的從開發中到已上線的 4 個狀態：
目前，對于延期提測或延期上線風險預警的依據主要來自對「實際時間」和「預測時間」之間的對比，其中「實際提測時間」、「實際上線時間」等信息是通過 PM 手動維護 TAPD 狀態變更之后填寫。后續 DevOps 系統將和 TAPD 打通，例如開發在 DevOps 系統中流轉為「已提測」或者「
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