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在阿里，新人如何快速上手項(xiàng)目管理？

時(shí)間：2020-03-28　　 來(lái)源：阿里技術(shù) 阿里文娛PMO
阿里妹導(dǎo)讀：為防止疫情蔓延，互聯(lián)網(wǎng)公司紛紛開(kāi)啟SOHO辦公模式。停工不停業(yè)，尤其與疫情相關(guān)的服務(wù)工作，都在快馬加鞭的進(jìn)行中。比如優(yōu)酷的“戰(zhàn)疫情”專題、“在家上課”項(xiàng)目，都是數(shù)百名互聯(lián)網(wǎng)人“在家”完成的。今天的文章，阿里文娛項(xiàng)目管理專家 常昊和我們聊聊高效率的背后，有哪些項(xiàng)目管理秘籍？
一、背景
互聯(lián)網(wǎng)公司除了業(yè)務(wù)迭代快，大型戰(zhàn)役活動(dòng)也不少，比如阿里巴巴的雙11、阿里影業(yè)的春節(jié)檔、優(yōu)酷的世界杯等等。這些大型戰(zhàn)役，不僅考驗(yàn)技術(shù)人的代碼功底，更考驗(yàn)在超大型項(xiàng)目中團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力、快速應(yīng)變能力。
本文將從PMO的專業(yè)能力+技術(shù)人的實(shí)踐視角，詳解大型項(xiàng)目及戰(zhàn)役的運(yùn)作流程，將復(fù)雜項(xiàng)目做模塊化拆解，教你站在項(xiàng)目全局看技術(shù)實(shí)踐，同時(shí)例舉團(tuán)隊(duì)高效溝通的技巧，希望為當(dāng)下SOHO的互聯(lián)網(wǎng)人帶來(lái)啟發(fā)。
二、做好大型項(xiàng)目的五個(gè)關(guān)鍵
幾百人、上千人組成的大型項(xiàng)目/戰(zhàn)役有很多挑戰(zhàn)，乍一看讓人望而卻步，但仔細(xì)梳理下來(lái)好像也沒(méi)有那么復(fù)雜，只需要厘清以下的關(guān)鍵：
 
拿什么結(jié)果 -> 項(xiàng)目的目標(biāo)
誰(shuí)是我戰(zhàn)友 -> 項(xiàng)目的成員
啥時(shí)候吹號(hào) -> 項(xiàng)目的計(jì)劃
怎么來(lái)協(xié)同 -> 項(xiàng)目的機(jī)制
戰(zhàn)后做點(diǎn)啥 -> 復(fù)盤和沉淀
 
思路就是: 明確事->找對(duì)人->排計(jì)劃->定機(jī)制->收好尾。不過(guò)，從項(xiàng)目特質(zhì)上來(lái)說(shuō)，信息是漸明漸細(xì)的，梳理和澄清是一件持續(xù)的工作。
三、問(wèn)題厘清
有了整體的思路,心里也就有了底氣，但也不能眉毛胡子一把抓。不同的階段重點(diǎn)不同，按照常見(jiàn)的項(xiàng)目階段來(lái)看，可以分為啟動(dòng)期、規(guī)劃期、執(zhí)行期、監(jiān)控期及收尾期。每個(gè)階段需要明確關(guān)鍵目標(biāo)，鎖定核心問(wèn)題。
 
啟動(dòng)期：明確方向，確認(rèn)人員，厘清目標(biāo)，明確機(jī)制，制定里程碑計(jì)劃；
規(guī)劃期：明確目標(biāo)、確認(rèn)方案，制定執(zhí)行計(jì)劃；
執(zhí)行期：緊盯目標(biāo)、管控計(jì)劃、保障落地；
監(jiān)控期：基于目標(biāo)、運(yùn)用機(jī)制、核查計(jì)劃、發(fā)掘風(fēng)險(xiǎn)，制定預(yù)案，管控變更。理論上從規(guī)劃期到收尾期都屬于監(jiān)控期，但項(xiàng)目的差異，著力點(diǎn)和力度有不同。常見(jiàn)的互聯(lián)網(wǎng)項(xiàng)目，執(zhí)行期監(jiān)控力度最大，所以一些流程上把執(zhí)行和監(jiān)控揉和在一起了；
收尾期；有序收尾、深度復(fù)盤、有效沉淀。
 
這里已經(jīng)明確了各節(jié)點(diǎn)的重點(diǎn)，那如何抓住這些節(jié)點(diǎn)值得探討。作為項(xiàng)目PM或團(tuán)隊(duì)管理者，需要把控三點(diǎn)：
驅(qū)動(dòng)管理節(jié)點(diǎn)，緊盯目標(biāo)，這個(gè)目標(biāo)是宏觀的目標(biāo)，包括業(yè)務(wù)目標(biāo)、進(jìn)度目標(biāo)、人員的目標(biāo)；
保障溝通通道，保障信息的上傳下達(dá)，步調(diào)一致，協(xié)同各團(tuán)隊(duì)有效參與；
運(yùn)用管理機(jī)制，包括目標(biāo)負(fù)責(zé)制、溝通機(jī)制、需求管理機(jī)制等；
四、操作流程
1.  驅(qū)動(dòng)管理節(jié)點(diǎn)
管理節(jié)點(diǎn)一方面要拉齊信息，另一方面要發(fā)掘風(fēng)險(xiǎn)和問(wèn)題，及時(shí)做出應(yīng)對(duì)。關(guān)鍵點(diǎn)上核心信息的確認(rèn)和決策以及同步，當(dāng)面的會(huì)議溝通是非常有效的手段，但保障會(huì)議有效是其中的關(guān)鍵。
會(huì)議前；做好議題收集和準(zhǔn)備，特別是會(huì)議的前置輸入材料和關(guān)鍵信息提前準(zhǔn)備好；
會(huì)議中；聚焦議題和發(fā)言順序，控制會(huì)議時(shí)間，保障會(huì)議有效；
會(huì)議后；要有結(jié)論輸出并同步參會(huì)人及關(guān)聯(lián)方；
SOHO模式下，IM、音視頻及共享屏幕工具尤為重要，盡量選擇團(tuán)隊(duì)日常使用、通用性好、使用復(fù)雜度低的工具并分享使用TIPS。整體會(huì)議安排上做好協(xié)同，避免過(guò)度的會(huì)議影響正常工作；
方向?qū)箷?huì): 基于項(xiàng)目?jī)r(jià)值、核心1號(hào)位及關(guān)鍵同學(xué)，通過(guò)會(huì)議確認(rèn)并輸出：方向、初步策略、里程碑及運(yùn)行機(jī)制；
方案review會(huì): 會(huì)議前基于方向?qū)箷?huì)結(jié)論，已產(chǎn)出核心方案草案，且在該草案基礎(chǔ)上拉通關(guān)聯(lián)團(tuán)隊(duì)輸出聯(lián)動(dòng)業(yè)務(wù)方案；
需求評(píng)審會(huì)：基于業(yè)務(wù)方案和平臺(tái)能力明確當(dāng)前業(yè)務(wù)需求，通過(guò)需求評(píng)審會(huì)確認(rèn)各負(fù)責(zé)人及落地計(jì)劃；
復(fù)盤會(huì)：基于目標(biāo)、方案結(jié)合當(dāng)前完成情況進(jìn)行復(fù)盤，重點(diǎn)是可復(fù)用能力的沉淀和發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的后續(xù)跟進(jìn)。
2. 保障溝通通道
 
日會(huì)：通過(guò)項(xiàng)目例會(huì)對(duì)焦核心信息，同時(shí)進(jìn)行關(guān)鍵工作進(jìn)度同步、成果驗(yàn)收和快速?zèng)Q策。根據(jù)項(xiàng)目所處的階段和工作的顆粒度，可以調(diào)整會(huì)議的頻率，但不適宜頻繁調(diào)整節(jié)奏和會(huì)議室；
日?qǐng)?bào)：圍繞核心目標(biāo)、策略、進(jìn)展、風(fēng)險(xiǎn)等核心信息有效記錄和同步，重要信息需和對(duì)接人確認(rèn)并反饋；
文檔庫(kù)：提升信息管理效率，降低PM和關(guān)鍵人員溝通瓶頸；促使團(tuán)隊(duì)自主聯(lián)動(dòng)，有效同步和紀(jì)錄核心信息，持續(xù)沉淀關(guān)鍵信息給后
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