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多項(xiàng)目管理中 PMO 的作用

時(shí)間：2020-02-04　　 來(lái)源：bigsec豈安科技 阿木
企業(yè)為何要引入PMO
設(shè)想公司同期安排了10多個(gè)項(xiàng)目在等實(shí)施，如果各產(chǎn)品部門(mén)都有一套項(xiàng)目管理模式，既有研發(fā)直接參與定制的項(xiàng)目，也有需要實(shí)施人員一起參與的項(xiàng)目，實(shí)施和研發(fā)資源夾在中間，項(xiàng)目一直沒(méi)有進(jìn)展，半數(shù)以上的項(xiàng)目拖到延期還是無(wú)法交付的時(shí)候，大家都會(huì)著急思考接下來(lái)該怎么辦？
于是，企業(yè)開(kāi)始考慮引入 PMO（ ProjectManagement  Office，項(xiàng)目管理辦公室 ），初級(jí)目標(biāo)是為了統(tǒng)一協(xié)調(diào)各個(gè)產(chǎn)品項(xiàng)目的實(shí)施和研發(fā)資源，避免資源混亂造成的項(xiàng)目質(zhì)量下降和進(jìn)度延期。更高級(jí)的目標(biāo)可以理解是為了實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的“企業(yè)級(jí)管理”，在企業(yè)內(nèi)部形成一套穩(wěn)定的項(xiàng)目管理體系，實(shí)現(xiàn)企業(yè)項(xiàng)目的效益最大化。
PMO介紹
美國(guó)項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)(PMI)定義：
PMO 就是為創(chuàng)造和監(jiān)督整個(gè)管理系統(tǒng)而負(fù)責(zé)的組織元素，這個(gè)管理系統(tǒng)是為項(xiàng)目管理行為的有效實(shí)施和為最大程度的達(dá)到組織目標(biāo)而存在的。主要職責(zé)包括：多項(xiàng)目協(xié)調(diào)與控制、提供專(zhuān)業(yè)項(xiàng)目管理資源與咨詢(xún)服務(wù)。
所以，企業(yè)引入PMO，既不是為了取代項(xiàng)目部，也不是為了監(jiān)管項(xiàng)目經(jīng)理，而是因?yàn)槠髽I(yè)在規(guī)模擴(kuò)大的過(guò)程中出現(xiàn)了多項(xiàng)目管理情況，為了解決項(xiàng)目之間、項(xiàng)目與組織之間的資源問(wèn)題，為企業(yè)項(xiàng)目管理提供方向和咨詢(xún)、指導(dǎo)，PMO才應(yīng)運(yùn)而生。同時(shí)，企業(yè)中PMO的發(fā)展，也成為了評(píng)價(jià)企業(yè)項(xiàng)目管理成熟度的參考之一。
PMO的階段和表現(xiàn)
企業(yè)根據(jù)發(fā)展階段的不同可以選擇不同類(lèi)型的PMO。我們根據(jù)PMO對(duì)產(chǎn)品、項(xiàng)目和資源三條管理主線影響的不同，可以把PMO劃分為以下三大類(lèi)型：
 
階段
第一階段
 
類(lèi)型
項(xiàng)目中的PMO
 
描述
針對(duì)一個(gè)大型項(xiàng)目拆分為多個(gè)子項(xiàng)目的情況，需要成立一個(gè)獨(dú)立的PMO來(lái)保證項(xiàng)目整體的管理和決策，項(xiàng)目結(jié)束之后就會(huì)撤銷(xiāo)。
 
表現(xiàn)說(shuō)明
比如，作為手機(jī)ODM廠商，針對(duì)每一個(gè)新款手機(jī)的生產(chǎn)項(xiàng)目可以成立一個(gè)PMO。PMO成員是由手機(jī)硬件生產(chǎn)項(xiàng)目經(jīng)理、手機(jī)系統(tǒng)軟件研發(fā)項(xiàng)目經(jīng)理等多個(gè)子項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理組成，并在其中設(shè)定一名主項(xiàng)目經(jīng)理，對(duì)項(xiàng)目所有進(jìn)度計(jì)劃、資源需求和成本負(fù)責(zé)。保證這款新手機(jī)能在發(fā)布之前，能夠提供合格的批量生產(chǎn)服務(wù)并順利交付。項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目資源又會(huì)再分配，投入到下一款新手機(jī)的研發(fā)和生產(chǎn)項(xiàng)目中。
 
階段
第二階段
 
類(lèi)型
部門(mén)中的PMO
 
描述
針對(duì)一個(gè)部門(mén)，其資源橫跨多個(gè)項(xiàng)目的時(shí)，需要成立一個(gè)PMO進(jìn)行多項(xiàng)目管理，主要為部門(mén)服務(wù)。需要遵守和配合企業(yè)其他管理部門(mén)制定的規(guī)章制度，協(xié)助管理好部門(mén)內(nèi)的各個(gè)項(xiàng)目，做一些跨項(xiàng)目協(xié)調(diào)的工作。
 
表現(xiàn)說(shuō)明
比如，企業(yè)在產(chǎn)品技術(shù)中心成立了一個(gè)PMO來(lái)協(xié)調(diào)產(chǎn)品設(shè)計(jì)和技術(shù)研發(fā)資源。當(dāng)多個(gè)項(xiàng)目爭(zhēng)奪一個(gè)系統(tǒng)設(shè)計(jì)師資源時(shí)，通過(guò)PMO建立的項(xiàng)目管理體系，可以確定項(xiàng)目的相對(duì)優(yōu)先級(jí)來(lái)解決公共資源需求沖突的問(wèn)題：高優(yōu)先級(jí)項(xiàng)目資源優(yōu)先排期、低優(yōu)先級(jí)項(xiàng)目資源延期或安排替代資源。
 
階段
第三階段
 
類(lèi)型
企業(yè)中的PMO
 
描述
在企業(yè)中是一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的管理部門(mén)，除了要跟蹤多個(gè)項(xiàng)目、在多個(gè)項(xiàng)目中協(xié)調(diào)資源之外，還要考慮企業(yè)的項(xiàng)目管理體系建設(shè)。需要從整體上提高企業(yè)的項(xiàng)目績(jī)效、為項(xiàng)目的管理建立外部環(huán)境、衡量多項(xiàng)目的優(yōu)先級(jí)并保證項(xiàng)目的優(yōu)先級(jí)判斷與企業(yè)的戰(zhàn)略保持一致。
 
表現(xiàn)說(shuō)明
比如，企業(yè)在面臨多個(gè)項(xiàng)目的選擇時(shí)，需要一個(gè)完整的系統(tǒng)來(lái)獲取整個(gè)企業(yè)的所有項(xiàng)目活動(dòng)信息來(lái)協(xié)助高層管理者決策，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)項(xiàng)目的效益最大化。企業(yè)中的PMO是負(fù)責(zé)站在公司的角度來(lái)建立符合企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的項(xiàng)目管理體系，同時(shí)還負(fù)責(zé)培養(yǎng)項(xiàng)目經(jīng)理團(tuán)隊(duì)、建立項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)、為項(xiàng)目提供專(zhuān)業(yè)資源和咨詢(xún)服務(wù)、實(shí)現(xiàn)多項(xiàng)目協(xié)調(diào)與控制，成為了提高企業(yè)組織管理成熟度的核心部門(mén)。
 
PMO與多項(xiàng)目管理的關(guān)系
多項(xiàng)目管理，就是指在企業(yè)中同時(shí)管理和協(xié)調(diào)多個(gè)項(xiàng)目的選擇、評(píng)估、計(jì)劃、控制、執(zhí)行和驗(yàn)收收尾等各項(xiàng)工作，滿(mǎn)足所有項(xiàng)目的綜合執(zhí)行效果最優(yōu)化的項(xiàng)目管理方式，而PMO就是項(xiàng)目型企業(yè)實(shí)施多項(xiàng)目管理的組織部門(mén)或機(jī)構(gòu)。
PMO在企業(yè)的不同階段分為多種類(lèi)型，但每個(gè)類(lèi)型的PMO職能都可以理解成收集所有項(xiàng)目的進(jìn)展信息，然后向上提交項(xiàng)目整合報(bào)告。這個(gè)工作任務(wù)聽(tīng)起來(lái)容易，但實(shí)際操作仍有很多阻礙。比如：需要各個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理定期提交的項(xiàng)目報(bào)告，經(jīng)常會(huì)因?yàn)?ldquo;正事干不完，沒(méi)工夫填表”
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