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如何提高個人的多項目管理能力

時間：2020-08-19　　 來源：項目與管理 Bertram Xu
企業越來越重視項目管理人才。今天筆者不談大而空的理論，也不談如何協調資源、團隊溝通之類的，就實在地分享下如何提高個人的多項目管理能力。
我相信，大家在職場上都有一個切身的感受：越來越多與本職工作有沖突的工作產生，尤其是正在進行信息化、智能化、管理變革的公司。因此，將多而雜的工作內容理清頭緒，按照計劃開展變得非常重要。
筆者曾經在一家美企做項目管理，我們的項目是銷售+設計模式，
1、需求設計多，一個月多的時候會有10幾種產品需要設計、打樣等；
2、客戶訂單多，基本銷售流程與其他公司差不多；
3、溝通方式多，客戶、老板與我溝通的方式多種多樣，郵件、whatsapp、微信、Skype、salesforce等等。
美國老板還比較嚴苛，他會時不時地詢問客戶需求的進展，如果被他抓到忘記跟進會被嚴厲批評。一般客戶都是用郵件溝通，所以我們會在郵件上標記項目進展，但是實在架不住多種溝通方式，很容易遺忘。因此，筆者在公司沒有提供協同辦公軟件的情況下，自己制作了一個多項目管理工具，如下表：
表1：多項目清單-甘特圖
表2：待跟進清單
表1是所有項目的清單，黃色背景處需要填寫內容，每行代表一個項目，在每行的日歷中填寫計劃，比如產品3這個項目1/10 11:00計劃與客戶洽談，我就會在該行對應的1/10框中補充內容。表1是平時維護使用，有計劃了就填寫（只填計劃做什么，不填具體內容）。
表2是待跟進清單（自動生成的，不需要維護），表1中項目太多，查詢每天需要跟進的內容不方便。表2是基于表1中待跟進的項目才會顯示，這樣每天看一眼表2的待跟進清單就可以了。為了做到一目了然，在跟進計劃列(藍色背景)，我將今天及之前的日期自動設置為紅色字體，表示已延期或今天要跟進。
在表2的備注欄我會填寫具體的項目相關事宜，然后我會定時將表2進行中的項目發送給老板，自此以后老板對我跟進的項目還比較滿意，沒有在項目進展上提出任何批評意見。
當然，此表是根據筆者自身的問題和使用習慣定制的，這里也是跟大家分享下多項目的管理思路。大家可以考慮下自己的實際處境和自身面臨的問題，并根據實際問題制作自己的管理工具。
 
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