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成功設立和運行企業項目管理部門的四個關鍵

時間：2020-08-19　　 來源： 企業網D1net
由于組織機構在不確定時期努力實現其目標，并且在可預見的未來可能會投入很有限的資源，因此他們應該考慮設立企業項目管理部門的價值，因為該部門會使其業務運行至最佳狀態。
設立和運行企業項目管理部門需要開展審慎和戰略性的工作。以下是設立企業項目管理部門需要關注的四個關鍵方面。
項目績效不佳是企業的禍根。沒有完成目標的項目不僅會對企業保持競爭力帶來挑戰，而且還會消耗資源，根據2020年美國項目管理協會(The Project Management Institute)的《職業脈搏報告》顯示，由于項目績效不佳，造成11%的投資被浪費。
由于組織機構在不確定時期努力實現其目標，并且在可預見的未來可能會投入很有限的資源，因此他們應該考慮設立企業項目管理部門的價值，因為該部門會使其業務運行至最佳狀態。
企業項目管理部與傳統的項目管理部的不同之處在于，企業項目管理部會在戰略層面上與高管人員合作，以確保進行項目和投資組合行為有利于整體業務。許多組織機構已從傳統的項目管理部結構過渡到企業項目管理部，而一些新成立的組織機構則從一開始就建立企業項目管理部門。企業項目管理部門可帶來實際的好處，包括項目、計劃、投資組合和戰略目標的執行速度更快。
建立一個高效和有效的企業項目管理部門需要大量時間、精力和協調工作。成功的企業項目管理部門會注重以下四個關鍵方面。
1. 文化與人才管理
您的員工和文化是成功運行企業項目管理部門的最關鍵因素之一。這就意味著需要雇傭和培訓具有合適技能的人才，并建立整個團隊的適應力和同理心。
根據項目管理協會(PMI)的《職業脈搏報告》稱，如今，大多數組織都非常重視培養領導能力和技術能力，而對這兩項能力各組織機構的重視比例分別為65%和68%。該項調查顯示，高績效的企業項目管理部門會注重于自身的雇傭政策和對技術能力(68%)、領導能力(65%)、商業頭腦(58%)和數字技能(50%)的培訓計劃上。
在領導力方面，成功的企業項目管理部門側重于“獲得來自高層的授權”。項目、計劃和投資組合的執行不僅在很大程度上取決于團隊和職能部門如何協同工作，而且還取決于他們在混亂時期的適應力。Businessolver公司的一項研究表明，人們希望他們的主管能表現出同理心，而美國有91%的首席執行官認為同理心與公司的財務業績直接相關。
2. 戰略一致性
企業項目管理部門的主要任務是使所有項目、計劃和投資組合行為與公司內的戰略目標保持一致。當項目的執行與公司內的目標不一致時，就會導致資源、時間和預算的浪費。
最終，這將導致公司付出更高的成本，獲得更低的業績。高績效的組織已認識到這一點，因而只會批準那些具有可靠商業案例的項目，并且該案例能夠說明各項收益以及每種收益如何與領導團隊設定的目標相關聯。隨著公司內部各項目標的改變，企業項目管理部門應重新評估各個項目和計劃，以確保它們仍與公司的發展方向保持一致，并且不會羞于削減那些不再與業務目標一致的項目。
3. 標準化項目管理
為了成功完成各項工作，企業項目管理部門必須使項目管理實踐標準化，以確保與組織的高層戰略目標保持一致。為此，需要仔細而有條理地進行計劃。通過創建和實施整個組織必須遵守的項目管理流程和程序，企業項目管理部門不僅可提高整體項目效率，同時可降低風險和減少資源浪費，并可增加在各個層面上取得成功的機會。
為了更具創新性，組織機構必須調整其內部流程和最佳實踐，以提高效率和有效性。如果您的組織對當前的活動或資源沒有足夠的把控，那么這就不可能在開展其他創新項目時不在某些情況下遭遇失敗。簡而言之，您只能用兩只手處理這么多東西。擁有標準化和高效的企業項目管理部門運營，您的組織就可以將更多的資源和預算分配給創新性的和可增加競爭優勢的項目上。
4. 收益驅動的方法
一些成功的組織機構認識到，必須精明地進行投資，項目必須能帶來有意義的、可衡量的結果。企業項目管理部門有助于各個組織發現和獲得可持續的收益。一個沒有明確目標和收益的項目就像開車時不知道目的地一樣。
每個潛在項目都必須有一個全面的商業案例作為支持，而且該案例能說明該項目的目標，能夠將該目標與組織的目標聯系起來，并能夠說明項目完成時所獲得的每項收益。這個項目還應明確可衡量結果的各個關鍵績效指標(KPI)，幫助確定該項目是否成功完成，并能說明該項目如何取得成功。
總體而言，一個成功的組織機構會將側重于責任心、為客戶提供價值、善于接納組織變革、對技術進行投資和將重視項目管理的文化放在更高的位置。通過建立一種注重人才管理、戰略層面統一的項目、標準化實踐和可實現收益的文化，您的組織可以提高自身績效，獲得更高的項目成功率。
 
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