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搭建多層級PMO組織，解決互聯網項目管理中不規范問題

時間：2019-12-09　　 來源：蘇寧金融PMO任金龍
互聯網公司軟件研發類項目通常項目周期短，版本迭代頻次高。在項目實施過程中，必然會有一些不規范的現象或問題，如：
1、項目組為了快速響應需求，未及時立項即投入資源實施項目，導致項目實際數據未能及時錄入系統，致使項目信息失真；
2、部分項目經理為了自我管理“減負”，將需求在同一個二級中心組織下，過度拆分成多個子需求以部門維度分別立項，增加了組織層面的項目管理復雜度，同時也不便于項目風險的快速識別及項目成本的有效管控；
3、項目實施過程中，同一個資源多個項目復用時，項目成員針對所做任務內容及工時數存在隨意填報現象。
針對以上類型的問題，我們可以采取以下措施進行應對。
一、搭建多層級PMO組織
首先我們需要搭建一個多層級的PMO組織，通過該組織逐步的滲透與傳承，最終形成一種網格社區化的溝通機制，最大化的讓組織內的所有人員都熟悉規范。
當前我們搭建的是一個三層級的PMO組織：
第一層級：組織設立的PMO辦公室；
第二層級：通過邀請一些優秀項目經理在各研發中心兼職PMO；
第三層級：研發中心內根據內部人員規模或產品線關聯關系，設立部門/產品線兼職PMO。
二、貫徹實施“兩會”機制
有了多層級的PMO組織基礎，我們可以利用以下兩個會議達成規范宣貫逐層落地的效果：
1、PMO項目治理專項會議
PMO項目治理專項會議可以將組織規范要求及時有效的傳達到各研發中心。
1）參會人員：PMO，各研發中心兼職PMO；
2）頻率：每雙周一次，建議設置在周一固定時間段；
3）議題：規范實施結果數據晾曬、規范執行偏差原因分析及改進，各中心項目管理優秀實踐分享等；
4）反饋：各中心當前項目管理的痛點及建議反饋。
2、研發中心內部項目管理專項會議
研發中心內部項目管理專項會議可以將組織規范要求及時有效的傳達到各部門或產品線，同時也可針對中心內部規范執行偏差項及時糾偏。
1）參會人員：中心負責人，部門負責人，研發中心兼職PMO，各部門/產品線兼職PMO；
2）頻率：每雙周一次，建議設置在周二固定時間段，便于信息及時同步；
3）議題：針對規范執行偏差項進行問題復盤及規范強化，中心項目管理關鍵流程提醒，中心項目管理數據晾曬等；
4）反饋：中心內當前項目管理的痛點及建議反饋。
三、運用配套工具指引糾偏
從業務需求承接、項目立項、項目實施、項目上線等項目過程中，我們會用到很多形形色色的表格（工具），與規范相關的大致可以分為三類：項目關鍵流程自檢表、項目治理監控表、項目共通問題一覽表。
1、項目關鍵流程自檢表
  項目關鍵流程自檢表主要運用在規范執行偏差較多的流程上，讓項目經理自行check出流程規范執行偏差處，減少源頭錯誤問題的出現，降低流程溝通成本。
1） 表中列出項目關鍵流程所需check的任務項，模板存放于公共訪問地址目錄下；
2）項目經理遇到項目關鍵流程，通過訪問公共地址獲取模板，填寫表格完成任務check，判斷是否符合關鍵流程規范要求。
自檢類表（例：立項）
2、項目治理監控表
項目執行過程中，PMO會對規范執行狀況實施度量，數據驅動改善，降低不規范流程造成的影響。如：
1） 針對流程問題梳理分析，設置監控預警閾值；
2） 針對超出閾值預警項目的項目經理做溝通訪談，了解問題產生原因，同時給出改進建議。
監控類表（例：項目工作量異常填報）
3、項目共通問題一覽表
項目過程中執行偏差問題，PMO需及時整理分析，提取共通類問題，便于后期在流程及規范上進行優化、改進。
1）PMO需將項目管理過程中識別的共通問題，及時填報共通問題一覽表；
2）按照問題處理原則，明確問題解決責任人，并組織改進；
針對上述改進，在PMO項目治理專項會議上做結果通報并適時推進執行。
總結改進類表（例：共通問題一覽表）
以上，就是我們組織規范落地技巧“一二三”，一個社區化組織、兩個例會制度，三類工具表格，輕流程的完成了從規范宣貫，規范落地及組織改善的閉環工作，希望給還在被同類問題困擾的您一絲啟發。
（本文原標題：組織規范落地技巧“一二三”）
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