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PMO價(jià)值如何最大化

時(shí)間：2021-01-07　　 來源：PMO前沿
PMO如何在管理中進(jìn)一步發(fā)揮自己的作用和影響力，通過建立組織級項(xiàng)目管理體系，可為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造較大的無形價(jià)值與效益。在很多企業(yè)，管理者不能很好的認(rèn)識到PMO的價(jià)值，有的把PMO當(dāng)成一個(gè)行政機(jī)構(gòu)，有的則當(dāng)成一個(gè)純粹的執(zhí)行機(jī)構(gòu)，沒有認(rèn)識到PMO在企業(yè)戰(zhàn)略到項(xiàng)目落地實(shí)現(xiàn)的橋梁作用，再好的戰(zhàn)略都需要分解成一個(gè)個(gè)項(xiàng)目來實(shí)現(xiàn)，當(dāng)項(xiàng)目眾多的時(shí)候，就需要多項(xiàng)目和項(xiàng)目組合管理，此時(shí)PMO的價(jià)值也就會發(fā)揮的更大。公司核心領(lǐng)導(dǎo)層也可能認(rèn)為PMO人員做具體執(zhí)行性工作，只是消耗成本的管理部門，不能創(chuàng)造效益。這些印象和意識都對PMO實(shí)現(xiàn)其最大化價(jià)值造成障礙。那么如何才能最大化實(shí)現(xiàn)PMO的價(jià)值呢?
1、公司老板及高級管理者的支持
這一條不管怎么夸大都不過分。PMO作為決策層的眼睛和耳朵，必須以CEO為核心的高級領(lǐng)導(dǎo)層作為堅(jiān)實(shí)的后盾，才能實(shí)現(xiàn)自已的目標(biāo)。PMO在一個(gè)組織中，作為一個(gè)專業(yè)項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)，其人數(shù)跟從事生產(chǎn)的團(tuán)隊(duì)相比是比較少的，這就好比一只貓要牽著一頭大象往前走，其天平向何處傾斜是顯而易見的，但是如果加上高級管理層這個(gè)千斤墜，則會極大地加重PMO的份量。
不過，雖然大多數(shù)組織的領(lǐng)導(dǎo)都樂于宣稱其對于PMO工作的支持，PMO也要明白：天下沒有免費(fèi)的午餐，領(lǐng)導(dǎo)也不會毫無條件地支持你的工作。因此PMO要向領(lǐng)導(dǎo)層明確地展示出PMO為組織所做的不可替代的貢獻(xiàn)，只有這樣，PMO才能得到領(lǐng)導(dǎo)持續(xù)不懈地支持。
2、建立項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)
隨著企業(yè)內(nèi)并行項(xiàng)目的增多，項(xiàng)目信息流數(shù)據(jù)的加大，對于項(xiàng)目信息統(tǒng)計(jì)分析、工時(shí)統(tǒng)計(jì)、過程管理等提出了較高的要求。尤其是多人異地開發(fā)同一項(xiàng)目時(shí)，急需一套分布式的項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)進(jìn)行任務(wù)的統(tǒng)一分發(fā)、完成情況的反饋，將信息流、資金流以項(xiàng)目為單位統(tǒng)一匯總、多項(xiàng)目數(shù)據(jù)分析等。
項(xiàng)目信息系統(tǒng)能夠把組織的所有項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)一管理，能夠較好的提高項(xiàng)項(xiàng)目的溝通協(xié)作效率，提高項(xiàng)目信息的共享和透明性，在多項(xiàng)目管理和單項(xiàng)目管理中可以查看項(xiàng)目的進(jìn)度安排，任務(wù)分工，資源分布、項(xiàng)目依賴、以及卡點(diǎn)和風(fēng)險(xiǎn)等，對項(xiàng)目經(jīng)理以及公司都會是一個(gè)非常實(shí)用的工具。
3、深入到項(xiàng)目中去
有些公司的PMO不具體負(fù)責(zé)項(xiàng)目，而是浮在最上面，充當(dāng)著檢查監(jiān)督的角色，PMO成員不是去檢查項(xiàng)目，而是要幫助項(xiàng)目組解決實(shí)際的問題。要解決問題，就要發(fā)現(xiàn)問題，而發(fā)現(xiàn)問題的重要方法就是走到項(xiàng)目里面去。不存在“我只要和項(xiàng)目組接觸幾分鐘，就能發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目中存在的所有問題。”這種神仙級的大神。因此PMO成員不但要與項(xiàng)目經(jīng)理交流，還要經(jīng)常和項(xiàng)目組工作在一起，參加項(xiàng)目組的重要會議，越是項(xiàng)目開始的時(shí)候，越是要多和項(xiàng)目組在一起，越是項(xiàng)目困難的時(shí)候，越是要和項(xiàng)目組在一起。
如果能夠更近一步，PMO再具體負(fù)責(zé)幾個(gè)公司的核心項(xiàng)目，理論在實(shí)踐中磨煉提取，在形成標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范那樣要實(shí)用的多，公司中其他項(xiàng)目也更近容易接受。當(dāng)時(shí)一些偏執(zhí)行的PMO則盡力獲得授權(quán)和公司的戰(zhàn)略結(jié)合，不能悶頭執(zhí)行，也要積極參與到抬頭看路上面。
4、不打無準(zhǔn)備之仗
PMO在和項(xiàng)目經(jīng)理交流之前，要帶著問題去，帶著建議去，帶著思想去，而不是帶著檢查表去。這便要求PMO要對項(xiàng)目提供的信息做深入的分析，同時(shí)從各種渠道了解項(xiàng)目的真實(shí)情況，并針對項(xiàng)目中存在的問題，提出自已的解決方案：問題是什么，為什么會有這個(gè)問題，建議的措施是什么。
5、遇到問題，一跟到底
常常會出現(xiàn)這樣的情況：PMO發(fā)現(xiàn)了項(xiàng)目中存在的問題，同時(shí)也與項(xiàng)目組一起制定了解決方案，但是最后問題卻未得到真正解決，這往往是由于PMO未對問題進(jìn)行持續(xù)跟蹤而造成的。PMO對于項(xiàng)目中的問題要明確：問題是什么，問題產(chǎn)生的原因是什么，目前已采取了什么措施?效果如何?
6、以幫助他人成功作為工作目標(biāo)
由于PMO獨(dú)立于各職能部門，可以進(jìn)行跨部門的資源協(xié)調(diào)與配置，因此在人員、研發(fā)資產(chǎn)、設(shè)備、資金等方面，PMO可根據(jù)項(xiàng)目的優(yōu)先級及資源的可用性進(jìn)行綜合調(diào)配，以實(shí)現(xiàn)組織的整體目標(biāo)。PMO要充分利用自身的溝通樞紐地位，盡可能地協(xié)調(diào)各方面的關(guān)系和資源，幫助項(xiàng)目組、業(yè)務(wù)部門成功。
7、建立項(xiàng)目管理知識庫
PMO可通過對已有項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行總結(jié)，建立常用的風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)庫、估算模版、WBS模版、成本比例，便于成功經(jīng)驗(yàn)的復(fù)用與項(xiàng)目總體的控制。為了
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