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PMO的六大職能

時間：2020-08-06　　 來源：欣知項目管理與質量管理 欣然
PMP中定義的項目管理辦公室 (PMO) 是對與項目相關的治理過程進行標準化，并促進資源、方法論、工具和技術共享的一個組織結構。PMO 的職責范圍可大可小，從提供項目管理支持服務，到直接管理一個或多個項目。PMO有六大職能：
01.流程制度建立
PMO負責項目管理體系建設和推廣，包括：
結合行業標準與組織的實際情況制定適合的體系架構，建立并完善所需的標準、流程、方法、檢查表、模板、工具等
推行并指導項目管理體系使用
通過項目審計監督項目管理體系的遵守程度和適用性
持續優化項目管理體系
了解業界項目管理工具，在組織內引入推行適合的項目管理工具
Tips：
體系文件應覆蓋組織的所有要求，包括口口相傳的要求、通過郵件發布或公文發布的要求。應定期檢查是否納入體系，否則時間一長，很多要求就丟失找不到了。體系文件應統一發布到固定位置，應該做到項目人員需要使用某流程時，能夠立即從體系文件中獲取。體系文件發布后，跟蹤體系的使用規范性和適用性，為項目提供體系使用培訓、問題解答，根據使用者的反饋對體系進行升級。
02.項目全生命周期監控
為了保證項目符合組織的業務目標，PMO 可能有權在每個項目的生命周期中充當重要相關方和關鍵決策者，包括：
監控項目進展、識別風險和問題
向組織和項目提出建議
向管理者報告重要風險和問題
推動項目交付，保證項目目標達成
對跨項目的溝通進行協調
對 PMO 所轄的全部項目的共享資源進行管理
協助項目經理解決遇到的問題
必要時終止項目
Tips：
PMO要深入了解項目情況和進展，利用自身的管理經驗、項目數據的偏差等去發現項目中可能存在的風險和問題，提醒項目關注風險，幫助項目分析影響、制定對策。不能只置身于項目之外提要求，應盡量幫助項目跨職能、跨項目協調資源，對于無法解決的問題可以尋求上層管理者的支持。推動項目交付、幫助項目達成目標是PMO非常重要的一項職責。
03.咨詢輔導
PMO應該做到為組織和項目賦能，推動組織戰略目標達成、推動項目目標達成，包括：
PMO的工作圍繞經營目標開展，為達成組織戰略目標完成相關的策略
指導項目實戰
監督組織要求在項目的落實
提升團隊整體的管理能力
Tips：
PMO應根據項目情況、項目經理水平對項目經理進行輔導，包括項目管理、經營意識、客戶溝通等，從而幫助項目成功，這對PMO的能力有一定要求，甚至要求PMO的意識和能力要高于項目經理。
04.財富積累和知識傳遞
PMO應促進資源、方法論、工具和技術的共享，包括：
在各個項目之間分享實踐案例、方法論、工具
對項目管理實戰經驗進行積累
對組織資產進行整理總結
Tips：
PMO的跨項目職能使PMO接觸到更多的項目案例、優秀實踐、經驗教訓、工具等，PMO有責任將這些財富整理積累形成財富庫，在組織內分享和推廣實踐經驗。
05.人員培養
PMO應對項目經理、項目成員進行培訓，提升組織內成員的管理能力。包括：
對項目經理的培訓
對項目成員的培訓
Tips：
按照PMP人才三角的定義，項目經理能力包括：技術項目管理、領導力、戰略和商務管理。PMO更關注的是技術項目管理培訓，比如項目策劃、范圍管理、進度管理、成本管理等。雖然技術項目管理技能是項目管理的核心，但 PMI 研究指出，當今全球市場越來越復雜，競爭也越來越激烈，只有技術項目管理技能是不夠的。各個組織正在尋求其他有關領導力和商業智慧技能，有助于支持更長遠的戰略目標，以實現贏利。
06.考核體系
在組織級建立一套對項目和項目經理的考核體系，以便樹立標準、提升人員能力水平。包括：
項目考核體系
項目經理考核評價
Tips：
對項目經理的考核評價不僅僅包括項目管理方面，還包括技術能力、領導力、戰略意識等，PMO可以配合組織要求，提供項目管理方面的評價項和考核。 
以上只是PMO的基本職能，如果想發揮更大的價值，PMO還應該能協助組織實現戰略目標，包括圍繞戰略目標制定PMO相關的管理策略、根據組織的發展階段靈活確定工作重點。
 
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