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PMO在企業財務共享項目中的應用

時間：2018-12-28　　 來源：《項目管理技術》作者：北京交通大學 孟旸
摘要 : 優秀的項目管理辦公室(PMO)是項目和企業成功的保障。如何利用PMO有效推進企業項目進程,確保立項成功實施,是項目管理實踐中的全新命題。公司若需建立一個可執行需求策略的理想環境,而PMO恰能輔助實現,它著重于項目中需要進行管理的關鍵性事務,其中包括在設計、開發和實施階段所出現的各類問題。例舉現代企業中如何用它輔助進行財務共享開發項目,闡述其實際功用。
關鍵詞 : PMO;項目管理辦公室;財務共享;計劃
0、引言
早在上世紀,項目管理辦公室的概念(PMO)便逐漸出現于企業組織中。當時PMO僅提供很少的服務和支持工作,更多被企業用來“管制”項目經理,而不是為他們提供項目管理的方向和指導。20世紀90年代后期,將項目放到整個企業的運作中統一管理的需要日趨明顯,PMO也隨之大量出現。有報告指出,盡管企業在項目開發上投入了大量的時間和精力,將項目成功率提高到了34%,卻仍有15%的項目以失敗告終,51%的項目面臨著延滯,而成立項目管理辦公室往往可以解決大部分相關問題。不論是對于項目經理還是企業主管來說,PMO都被證明是理想的選擇。
1、PMO簡介
1.1 PMO的定義
項目管理辦公室顧名思義是管理項目的一個職能部門。作為項目管理的實用工具,越來越多的企業引入這一概念,一種定義是:PMO是在組織內部將實踐、過程、運作形式化和標準化的部門,這些標準化的程序應該能形成一致和可重復的結果,同時項目成功的機率是上升的。它是組織內部項目管理最優實踐的中心,是組織提高項目分析、設計、管理、檢查等方面能力的關鍵資源。
1.2 PMO的作用與功能
項目管理辦公室的基本思想是通過設立一個專門服務于客戶的組織拉進與需求方的關系。為此,PMO成為組織內的組織,它可以作為一個具體的組織或一個虛擬組織存在,并為特定客戶服務。一般來說,企業為了達成某一項目成果,會根據需要組建一個項目管理辦公室。它可以幫助管理者達到以下作用:①建立組織的項目管理的制度標準;②在組織內部增強溝通,平衡資源的使用;③支持加強組織管理,確保項目正確有效實施。而PMO的主要功能是從合同簽訂開始到項目結束對項目各個關鍵性的活動進行跟蹤、監督和報告,協調各個部門之間的關系,有時兼行使部分市場、技術、質量和財務部門的功能,以確保項目最終成功。具體如:①為項目團隊提供行政支援,滿足合理配置資源的需要;②最大限度的集中項目專家,提供項目管理的咨詢與顧問服務;③將項目管理實踐和專家知識整理成適合于本企業的一套方法論,確保后續可持續性開發。
1.3 PMO在項目中扮演的角色
PMO是組織項目管理的核心,它在組織中起著至關重要的作用,通常情況下會充當以下兩種角色:
(1) 作為項目管理的支持者。PMO主要為項目管理提供管理支持、行政支持、培訓、咨詢顧問、技術服務、知識管理等支持服務。這種角色以低調和輔助者的身份出現,容易得到項目經理的認可,容易得以實施和執行。
(2) 作為項目的控制者。PMO對于項目進行整體的管理和控制,保證項目的順利執行,以實現項目的目標和組織的目標。PMO為組織的項目分配所需要的資源,確保組織資源在項目中使用的最優化;同時對每一個所支持項目的項目計劃負責,進行項目計劃的審核,保證項目計劃的可行性和最優化;另外還需要持續監控項目,確保項目按照計劃執行,并能夠成功完成。
2、財務共享系統項目的PMO應用實例
2.1 通過PMO組建財務共享中心的意義
企業項目管理體系的建立,就是根據企業項目需求,創建一個常態的職能組織來正確高效的推進某一事項的模式。如在眼下金融危機嚴重影響企業業績急需開源節流的背景下,建立一個符合公司發展現狀和成本控制需求的財務系統迫在眉睫;某公司擬通過財務系統實施和財務共享服務中心項目建立財務共享服務中心,實現財務轉型,而此時成立PMO體系便能充分發揮其在資源配置和信息共享等方面的優勢。
財務轉型的核心是“共享服務和專業管理”,前提是通過財務共享規范流程、集中數據、解放人力資源,最終目標是通過構建項目組織即PMO來實現優化和強化財務的專業管理,充分發揮其決策支持作用和價值創造影響。在此項目中,PMO將在不同階段扮演不同的角色,發揮其特殊作用確保財務共享系統順利實施。
2.2 PMO實施流程及方法
本項目的實施團隊由財務共享項目辦公室和財務系統實施小組組成。財務系統將為財
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