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PMO在企業(yè)財(cái)務(wù)共享項(xiàng)目中的應(yīng)用

時(shí)間：2018-12-28　　 來源：《項(xiàng)目管理技術(shù)》作者：北京交通大學(xué) 孟旸
務(wù)共享服務(wù)中心的建立提供先進(jìn)的技術(shù)平臺(tái),系統(tǒng)實(shí)施子項(xiàng)目的流程設(shè)計(jì)中可以集成共享服務(wù)中心的運(yùn)作,使實(shí)施后的流程可以跨部門和共享服務(wù)中心運(yùn)行。這種項(xiàng)目之間的有機(jī)集成將為項(xiàng)目實(shí)施帶來更大的收益。
由于其具有相輔相成、互相制約的關(guān)系,二者的有效集成將對(duì)于項(xiàng)目成敗起到至關(guān)重要的作用。如在項(xiàng)目初期,PMO作為組建財(cái)務(wù)系統(tǒng)的支持者,為財(cái)務(wù)專項(xiàng)負(fù)責(zé)人提供輔助支持,協(xié)助其完成技術(shù)平臺(tái)搭建、關(guān)系疏導(dǎo)、資源分配等工作。
通過PMO構(gòu)建財(cái)務(wù)系統(tǒng)實(shí)施和財(cái)務(wù)共享項(xiàng)目的總體實(shí)施時(shí)間為一年左右,共分為三個(gè)階段進(jìn)行,如圖1所示。
 

 
第一階段PMO的組建及總體方案設(shè)計(jì)。在了解組織的現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上組建PMO雛形,并制定和論證財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的實(shí)行方案和實(shí)施步驟,根據(jù)財(cái)務(wù)共享的管理模式確定財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的實(shí)施方案架構(gòu)。在此過程中,項(xiàng)目管理辦公室將對(duì)公司管理層、相關(guān)部門進(jìn)行了解,并對(duì)目前的一些現(xiàn)狀和將來的發(fā)展需求進(jìn)行疏理,最終制定出可行的解決方案。主要有以下幾步:
① 了解組織在項(xiàng)目管理方面的相關(guān)資源現(xiàn)狀,以及目前組織的管理模式等;
② 建立PMO擬達(dá)到的財(cái)務(wù)愿景和使命,包括:PMO的模式,運(yùn)作政策和執(zhí)行的方法;
③ 明確PMO在財(cái)務(wù)共享中心內(nèi)實(shí)施的目標(biāo)及項(xiàng)目總體的進(jìn)度計(jì)劃。
成立PMO之后,首先要確定的是項(xiàng)目組的組織以及項(xiàng)目組成員,同時(shí)制定詳細(xì)的需求調(diào)研計(jì)劃、需求討論計(jì)劃等,制定定期的匯報(bào)材料模板(如:周報(bào)、數(shù)據(jù)分析等)。
需求調(diào)研、需求分析以及需求確認(rèn)支撐方案。這個(gè)階段是整個(gè)項(xiàng)目尤為重要的階段,因?yàn)樾枨蟠_認(rèn)的情況會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)架構(gòu)的搭建以及最終的實(shí)施方案的確認(rèn);一旦在項(xiàng)目實(shí)施過程中發(fā)現(xiàn)由于前期需求工作不到位而導(dǎo)致設(shè)計(jì)開發(fā)階段的停滯,會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)無法按預(yù)期上線;而在這個(gè)階段PMO顯得尤為重要,它起著承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)、控制風(fēng)險(xiǎn)的作用,保證需求在實(shí)施階段的順利實(shí)施。
所以PMO會(huì)在第一個(gè)階段親身參與相關(guān)財(cái)務(wù)需求調(diào)研、需求分析、系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)的工作,以保證整個(gè)項(xiàng)目的質(zhì)量,而不僅是對(duì)需求進(jìn)度的跟蹤;也是對(duì)項(xiàng)目管理辦公室的管理人員提出了更高的業(yè)務(wù)要求,必須深入的進(jìn)行業(yè)務(wù)調(diào)研和分析才能起到真正的PMO的作用———保證項(xiàng)目的順利實(shí)施。
進(jìn)入具體實(shí)施階段會(huì)涉及到部分前期的計(jì)劃調(diào)整,經(jīng)過需求分析階段后,基本上都能夠確認(rèn)建立財(cái)務(wù)分析系統(tǒng)的可實(shí)施性。PMO成員對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行支撐方案的評(píng)估后,會(huì)針對(duì)項(xiàng)目啟動(dòng)前期的計(jì)劃進(jìn)行細(xì)化和適當(dāng)?shù)恼{(diào)整,以此作為項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度的追蹤依據(jù)。
此階段最為重要的是階段需求的落實(shí)跟蹤。財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)會(huì)計(jì)核算部分的實(shí)施和上線,主要目標(biāo)是構(gòu)建財(cái)務(wù)系統(tǒng)的基本框架,建立統(tǒng)一的財(cái)務(wù)核算平臺(tái),滿足和支持公司日常的會(huì)計(jì)核算處理需求。PMO成員可通過定期召開例會(huì),對(duì)項(xiàng)目實(shí)施的實(shí)際情況比照計(jì)劃進(jìn)行進(jìn)度跟蹤,借以控制項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn),保證項(xiàng)目的按時(shí)實(shí)施。在需求調(diào)研階段必須有財(cái)務(wù)系統(tǒng)實(shí)施的人員安排并參與到前期的調(diào)研中,這樣能夠及時(shí)且有效的評(píng)估需求的支撐情況以及需求調(diào)研所遇到的風(fēng)險(xiǎn)。
項(xiàng)目計(jì)劃是指導(dǎo)項(xiàng)目執(zhí)行的依據(jù),也是衡量項(xiàng)目組績效的基準(zhǔn),做好計(jì)劃至關(guān)重要。通常,進(jìn)度計(jì)劃、風(fēng)險(xiǎn)計(jì)劃、測試計(jì)劃、配置管理計(jì)劃是項(xiàng)目計(jì)劃中比較重要的幾個(gè)子計(jì)劃。在財(cái)務(wù)共享服務(wù)實(shí)施階段,風(fēng)險(xiǎn)、測試計(jì)劃是此階段的重點(diǎn)。風(fēng)險(xiǎn)計(jì)劃將會(huì)告訴你完成這項(xiàng)工作可能出現(xiàn)的障礙,應(yīng)如何解決。比如人員缺失、突發(fā)任務(wù)對(duì)計(jì)劃的影響等;測試計(jì)劃將會(huì)告訴你如何循序漸進(jìn)的發(fā)現(xiàn)工作中存在的漏洞,是否可以正常推進(jìn);配置管理計(jì)劃將列舉這項(xiàng)工作由哪些部分組成,哪些是關(guān)鍵的,哪些是可變的。PMO所要承擔(dān)的就是這些計(jì)劃的制訂和實(shí)施監(jiān)督。
第三階段是系統(tǒng)測試和完善階段。在財(cái)務(wù)核算的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)系統(tǒng)的控制和分析功能,這個(gè)階段的主要目標(biāo)是為公司管理層和業(yè)務(wù)部門提供準(zhǔn)確及時(shí)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),更好地支持公司的決策和業(yè)務(wù)運(yùn)作。進(jìn)入測試階段就需要制定出詳細(xì)的計(jì)劃,針對(duì)系統(tǒng)的功能、接口、多系統(tǒng)聯(lián)調(diào)、集成等測試都是需要制定周密的測試計(jì)劃來保證系統(tǒng)試運(yùn)行。
此外,PMO還需制訂專業(yè)的培訓(xùn)計(jì)劃,組織專門的技術(shù)人員,給將使用新財(cái)務(wù)系統(tǒng)的部門進(jìn)行培訓(xùn),同時(shí)聽取來自實(shí)際使用者的反饋意見,并在試運(yùn)行期間加以優(yōu)化完善,最終保證該系統(tǒng)的成功上線。
2.3 成功的項(xiàng)目實(shí)施效果
財(cái)務(wù)系統(tǒng)實(shí)施和財(cái)務(wù)共享咨詢項(xiàng)目給公司帶來的積
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