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如何從PMO視角管理項目的基本信息？

時間：2020-04-23　　 來源：YY哥的小屋 YY哥
高層管理者和PMO需要從頂層視角看到所有項目的進度、狀態和風險等信息，需要利用項目數據圖表了解項目整體健康狀況，快速識別出需要關注的項目，并對項目改進方向提供決策。
作為Atlassian用戶，我們如何利用Jira系統實現上面的目的呢？可以通過下面三種解決方案來實現：
01
—
用Jira Issue實現
新建一個專門的Jira項目用來管理所有實際項目的基本信息，用Jira Issue表示一個實際項目，問題類型可以是Jira系統默認類型Epic（史詩）或自定義類型（如“Project"）。這么設計的原因是：Jira Issue有“過程”管理概念，我們可以設計出：待立項、立項中、開發中、測試中、待交付、已交付等狀態，同時，設計出與項目關聯的任何“字段”，比如：項目的風險級別、項目進度、對應的Jira項目鏈接等。
使用Epic的好處是：可以實現跨Jira項目的關聯，比如：在這個專門的Jira項目中有個Epic叫“ABC建設一期”，這個項目的需求、任務和缺陷放在另外3個Jira項目（對應3個不同的業務團隊）中管理，那么在新建需求時，可以將其關聯到這個“ABC建設一期”Epic上，這樣在Jira問題詳情頁將展現這個項目下所有關聯的需求、任務和缺陷。
為了更直觀地展現所有項目的全貌，我們可以借助Kanban實現，將每個項目的過程作為Kanban的“列”，將不同風險級別作為Kanban的“泳道”，在Kanban的每張卡片上可以自定義顯示“下一個里程碑”和“項目進度”等信息。
這種解決方案實現成本低（無需插件或額外開發），但是設計思路上不夠好，它將項目級別的管理降低到Jira問題級別。
02
—
用Jira插件Profields實現
為了提供更高效的項目組合管理（PPM），Jira插件Profields提供了基于項目級別的自定義字段，通過添加所需信息來更好地管理Jira項目，比如：到期日、預算和Jira用戶等。下圖是一個Profields實踐樣例，四個區域的功能如下：
項目導航過濾器：可以根據所需顯示的信息，自定義項目列表的顯示方式，如：列名、列位置、排序規則等，然后將其保持為過濾器共享給其他人；
項目搜索區域：可以選擇任何字段進行過濾，同時支持JQL的語法，比如：ORDER BY category ASC；
項目信息顯示區域：根據需要，添加、刪除、隱藏列和調整列的排序方式；
操作區域：批量更新特定項目的字段值，將搜索結果保存為過濾器或導出為Excel。
接下來，我們一起看下這個插件的使用步驟：
1.自定義字段
項目級別的自定義字段類型基本包含了所有常見類型，此外，還包含兩個新穎的類型：Cumulative和Script。上圖的“項目進度”字段就是Cumulative類型字段，該類型字段值直接從相應的Jira項目中獲取（如下圖），而不需要人工輸入。同時，支持Groovy Script自定義字段取值。
2.設置布局和關聯Jira項目
在編輯項目級別自定義字段值之前，我們需要先定義“布局”，“布局”是項目級別字段的組織方式（如下圖）。然后，我們通過右上角“Associate to projects”將“布局”與jira項目進行關聯，一般不同類型的項目關聯不同的“布局”。
3.設置項目字段值
項目管理人員去相關的Jira項目中填充字段值，在Profields的項目導航中刷新頁面即可顯示這些更新后的字段值。
這種解決方案相當于在現有的Jira“項目搜索”功能基礎上增加了一些自定義字段，項目管理人員在每個Jira項目中更新，其設計思路與Jira系統比較吻合，但是需要插件采購成本。
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