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國有通信企業項目管理問題及建立PMO的必要性

時間：2018-12-27　　 來源：《通訊世界》作者：中國電子科技集團公司第七研究所 劉麗佳 呂英爽 黃輝
理提供支持。
2、建立PMO的必要性
對于一個企業，當定義項目管理流程，設置度量標準、引入最佳實踐變得非常重要時，企業就應該考慮建立PMO，PMO在項目管理上主要有以下功能：
（1）策劃管理：PMO主要的職責要算是項目選擇及項目優先級判定；對于項目選擇方面，PMO需組織相關專家對項目策劃進行評審，梳理出新項目的預期收益、戰略相關度、項目必要性、成本效益分析、實際能力分析、項目風險分析等，PMO必須對所在組織的戰略規劃清晰，依此才能明確項目是否繼續開展；其次是對項目優先級進行確定，這是解決多項目沖突的依據之一，而且不同優先級的項目，PMO的監控方式也有不同。
（2）計劃管理：PMO要對制定的計劃進行可行性分析，主要有：wbs在邏輯上是否正確、是否清晰？進度計劃是否切實可行，其中的歷時估算是否合理？編制進度計劃時是否為了滿足強制的交付日期而采取了倒推法？如果是，是否有相應的風險應對計劃？活動的責任人是否考慮了組織人力資源的可獲取性，是否得到責任人的確認？計劃是否考慮了合理的時間和成本預留，預留是否和項目風險程度相匹配？計劃中涉及到供應商的是否得到供應商的承諾？主要里程碑計劃是否與合同節點相同，如果不同，是否得到了用戶的確認？等等。
（3）風險管理：PMO在風險管理中的風險識別、風險等級的界定可以對項目經理提供歷史經驗的支撐，或專業的指導作用，無論風險是技術上的、管理上的、資源上的、成本上的，PMO都可以在對組織能力、組織規劃的基礎上對項目提供合理性建議，盡可能的規避風險或降低風險的程度。
（4）溝通管理：溝通管理雖然不是PMO的最重要的職責，但卻是PMO占用時間最多的工作之一，通過溝通了解項目情況、將溝通的信息進行梳理、分析以得到有用數據上報，協助項目經理解決問題；PMO在溝通管理中主要解決以下問題：疏導項目經理與其他部門的溝通障礙；準確了解項目執行的具體方法、清楚描述項目的整體計劃以及不同角色所承擔的具體任務；PMO要確保能夠保持一個暢通的溝通渠道，保證不會出現信息的失真，使信息有序流動，建立穩定合理的傳播體系。
（5）資源管理：資源管理已經成為當今組織發展的一個需要重要考慮的事情，在此情況下，對PMO的資源管理方法、資源管理能力就提出了更高的要求，PMO作為所有項目的管理和協調機構，就需要掌握充分的信息，盡力避免因為過多的項目而占用眾多的顯性資源、消耗大量的隱性成本。PMO在做好項目優先級排序后就要對組織的資源進行配置，而且需要不斷調整，尋求資源配置與客戶需求的最佳結合點。下面就詳細分述三方面介紹PMO將如何進行資源管理：
① 資源復用：
a. 簡單復用：PMO建立可用的資源日歷，資源或資源的所有者負責隨時更新資源被占用的日期信息，并在組織內部進行共享。同時，PMO嚴格要求項目團隊在制定計劃時，必須先確認資源的可用情況，并得到資源所有者的正式確認。如果項目計劃發生變更，項目團隊必須及時通知受影響的資源。
b. 資源復用于多個項目的復雜情況：A.如同上述需要建立真實可用的資源日歷；B.對于稀缺資源，在分配資源時，遵守“先到先得”的原則，這條規則高于項目的優先級規則。特殊情況下，優先級項目可以占用其他項目已經預訂的資源，其他項目團隊必須配合，而且所涉及的項目經理及PMO有責任處理由此造成的對其他項目的負面影響。PMO必須保證這種特殊情況是極少數；
C. PMO幫助項目經理在制定進度計劃時，針對稀缺資源尋找更多的解決方案，并且制定風險應對措施。鼓勵項目經理之間就資源沖突進行直接協商，因為項目經理更了解所負責項目中各項工作的可調整空間，因此更容易找到解決的途徑；
D. 當項目團隊之間無法就資源沖突的解決達成一致時，需及時升級到PMO，由PMO負責沖突的解決，相關項目團隊有責任提供支持和配合。
② 建立資源檔案：對人力資源建立檔案的方式進行資源的管理，“讓合適的人做合適的事”，使組織資源的價值利用最大化；PMO可定期對組織資源庫的組成結構相比較，可以從另一個維度評估組織的整體項目管理水平，從而制定改進計劃；還可以與組織發展戰略進行比較，可以前瞻性的發現能力缺口，提前制定管理人員招聘和培養計劃。
③ 建立資源績效評估體系
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