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構建IT項目管理辦公室

時間：2018-12-26　　 來源：《中國計算機用戶》作者：賽迪顧問股份有限公司副總裁 趙剛
IT-PMO 是國外自2000年以來出現的一種提高組織項目管理水平的重要 實踐。IT-PMO正變成戰略性的管理實踐，并獲得了更大的影響。
吳主任是一家大型企業集團信 息中心的負責人，他工作中遇到困惑經常向我咨詢，以前的話題多是集中在 IT 技術趨勢、解決方案優劣或是 IT 投資預算等領域。最近，吳主任向我提起他在項目管理中遇到的一些困惑。
在吳主任所在的公司，伴隨著集團業務升級和集團化管理的強化，一批集團級 IT 項目正在進行規劃和實施。同時，按照集團“統一規劃、統一管理”的 IT 管理策略，  分、子公司和控股公司的 IT 項目正納入集團信息中心進行統一規劃和管理。
從過去集團一個 OA 項目的管理，到集團 ERP、EIP、決策支持等多項目的管理，再發展到全集團范圍的各種 IT 項目的統一管理，吳主任感到，靠過去單項目管理的方式已經遠遠不能滿足需要。
那么，究竟應該采取什么樣的多項目管理程序、機制和方法呢？現有信息中心是按照規劃、軟件開發、運行維護等職能劃分為不同的部門，在面對多項目管理時，如何協調不同部門間在多項目參與中的人員、資源和資金的分配呢？有沒有項目組合管理的最佳實踐？項目管理組織與現有信息中心的組織機構是什么關系？如何實現矩陣式管理的均衡？
面對吳主任一連串的問題，我首先向他推薦了幾種項目組合管理的新理念和方法，并建議他首先組建一個 IT 項目管理辦公室（IT-PMO）。
什么是IT項目管理辦公室
PMO 是一個項目管理組織機構，它用于處理組織中的公共的項目管理問題以支持和幫助項目成功。
首先，PMO是組織范圍內關于項目管理的職能機構，PMO 與銷售、市場、運營、財務、IT 等部門具有同等重要的地位。
其次，PMO所處理的關于組織范圍內（不是一個項目內）項目管理的公共問題，如項目管理標準、項目相互依賴關系、項目資源均衡、項目優先級選擇。PMO成立的目標是提高項目的成功率。IT-PMO是一種類型的PMO，它是IT部門內部專門進行多IT項目管理的組織機構（如圖1）。
 

 
建立IT項目管理辦公室有什么好處
IT-PMO是國外自2000年以來出現的一種提高組織項目管理水平的重要實踐。據Forrester在2003年的研究表明，當時歐洲企業IT部門的67%已經擁有ITPMOs，其中一半以上是自2000年以來建立的。
美國政府2004年的一項研究表明，政府正在著手標準化的IT項目管理體系的建設，例如紐約等州政府建立了PMO來標準化技術項目的管理；聯邦政府CIO委員會推薦建立聯邦PMO來標準化項目管理實踐。
Gartner的一項研究也表明，IT-PMO正變成戰略性的管理實踐，并獲得了更大的影響，由于PMO的采用，項目延期、超預算或取消減少了一半以上。采用ITPMO的好處如表1所示。
 

 
什么組織需要建立IT-PMO
像吳主任所在的集團一樣，組織每年規劃、管理和實施大量的IT項目，而且在項目管理中具有如下四個方面的特點，建議組織可以考慮引入IT-PMO的機制。
第一，落實組織業務戰略成為IT部門的核心使命。為達成IT與業務戰略的匹配，要求IT部門保證IT項目與業務戰略的一致，IT項目達成其對業務支持的應用價值，IT項目要有高的投資回報率。
第二，組織信息化建設越來越復雜。與組織業務多元化、分支機構跨區域發展相適應，大量組織級IT項目和跨部門的IT項目正在被規劃和實施；被管理和開發的IT項目分布在不同的領域和地區；越來越多地與外部服務商進行合作或者項目完全外包。
第三，IT項目延遲、超預算或者項目質量不達標的比例較高。
第四，組織范圍內的多項目管理能力較弱。項目間缺少溝通和協調，缺乏一致和標準的項目管理方法論，多項目的資源、人員協調存在困難，不能科學評價項目優先級，不能保證有限的資源合適地應用到戰略性的項目，不能保證合適的人應用到最重要的項目。
怎樣建立IT-PMO
1、確定組織IT項目管理辦公室的定位
組織IT-PMO的基本定位是貫徹業務發展戰略，遵循統一的項目管理方法論，對項目投資組合、資源等進行統一管理，保證組織項目的高成功率。IT項目管理辦公室的主要特色在于：
（1）、最大限度地集中項目管理專家和導師，提供項目管理的咨詢與顧問服務；
（2）、將組織的項目管理實踐和專家知識整理成適合企業的一套項目管理方法論，在組織內傳播和重用評估項目，并進行項目投資組合管理；
（3）
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