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軟件企業(yè)初級PMO建設的三種思維︱PMO運作案例

時間：2022-03-02　　 來源：蘇項薈
PMO在一個組織中，作為一個專業(yè)的項目管理團隊，通過制定標準和流程，建立最佳實踐，以降低風險來促進項目成功，為組織保駕護航。根據(jù)不同組織文化、組織結(jié)構(gòu)、發(fā)展階段、項目管理成熟度，PMO分為三種類型：保證型、控制型、戰(zhàn)略型。
保證型是PMO建立的初始階段，主要為提供支持服務，這種角色以低調(diào)和輔助者的身份出現(xiàn)，容易得到認可，不容易引起太多的反對和權(quán)力之爭。
初級PMO往往會遇到這種情況，一頭跳進瑣事里，試圖一切都親力親為，即便剛開始能得到成效，但也終非長久之計。PMO需要努力成為一個好的指導者，幫助項目團隊的成員提高和成長，最終提升整個團隊的能力。但是，這需要PMO在思想上完成巨大的轉(zhuǎn)變，而這點對許多人來說非常困難，因為指導和協(xié)調(diào)其他人跟你自己單打獨斗不一樣，你很難拋棄舊的思維習慣。
本文以軟件行業(yè)為例，對初級PMO應具備什么樣的管理者思維，提出3點思維方式拋磚引玉，希望能給大家?guī)韼椭?br /> 邏輯與結(jié)構(gòu)化思維
哈佛商學院第一批女學員，也是麥肯錫公司第一個女顧問芭芭拉-明托的代表作《金字塔原理》提出：結(jié)論先行，強調(diào)“總—分—總”或“原因—結(jié)果”或“事前-事前-事后”或“背景-現(xiàn)狀-問題-分析-結(jié)論”等基本邏輯思維。基于目標主題，以上統(tǒng)下、歸納分組、邏輯遞進，并對核心結(jié)論總結(jié)提煉，一字值千金。
PMO在擬定相關(guān)的項目管理規(guī)范時，首先通過“總則”、“項目管理框架”來強調(diào)規(guī)范目的，并通過“組織與職責”概要描述項目中涉及的組織及相應職責，再將“項目過程管理”中涉及的需求、立項、研發(fā)、上線、結(jié)項、變更等模塊徐徐展開，最后以日常管理及參考文檔、模板結(jié)束，完整邏輯。擬定子管理辦法時，可以結(jié)合父規(guī)范的概述要點，按照以上統(tǒng)下的原則完成。
邏輯與結(jié)構(gòu)化思維體現(xiàn)在工作中的各個方面，可以是在擬定規(guī)范時，監(jiān)控項目中，也可以是在日常溝通里，例如項目管理中某個治理專項的匯報，可以通過“總分總”的邏輯思維，提高溝通的效率，避免“不耐煩”的匯報對象。第一步：結(jié)論先行，表明觀點。第二步：依次闡釋支持觀點的要點A、B、C。第三步：再一次總結(jié)觀點。這種觀點+解決方案式的邏輯，比較適合較為正式、時間往往有限的場合。
追根究底求解思維
遇到問題或者答案模糊不清時，深入一線搞清楚，不要僅在辦公室“坐而論道”，多走到項目中，站在團隊成員角度思考，敢于討論，善于總結(jié)某方面優(yōu)勢為我所用，越討論，無論是業(yè)務水平還是項目管理水平才會越高。重要的是，討論的目的不僅僅解決單個問題，而是傳遞方法，共性問題提煉復用有規(guī)律性的東西，個性問題追根溯源防止再次發(fā)生。
例如PMO在參與單個項目結(jié)項的工作中，可以參考回顧目標、評估結(jié)果、分析原因、總結(jié)經(jīng)驗的4步驟方法，求解復盤項目的得與失，而并非泛泛而談，沒有實質(zhì)性收獲。
N多個項目結(jié)項的積累，需要尋找共性問題提煉成小貼士、推動規(guī)范與流程的優(yōu)化等等，避免大家走彎路。這里也推薦一種尋找與求解共性問題的小方法：關(guān)鍵字歸納。以需求、成本、資源等作為問題大類，以流程規(guī)則、工具模板、培訓宣貫等作為問題小類作為區(qū)分，遇到問題時進行記錄，當多個項目都出現(xiàn)一類問題時，就可以歸納總結(jié)。
賦能與孵化思維
作為PMO，首先要保持耐心，因為無論是誰，思維方式的改變都需要時間，別指望項目團隊能一夜之間掌握項目管理的技巧，顧問需在完成自身任務和指導團隊之間尋求平衡。
正是基于此，我們眼光要放長遠，清楚自己的部門，乃至整個企業(yè)的需求和目標，同時了解項目團隊運作時所處的事業(yè)環(huán)境，將每個團隊成員的獨立工作聯(lián)系到一起，對團隊成員進行賦能與孵化。最后是要懂得放權(quán)，指導項目團隊按照規(guī)則執(zhí)行，但細節(jié)由團隊把控。
實際工作中，PMO可以參考吉爾伯特的行為工程模型的順序，從工作環(huán)境與員工自身兩個方面，把握“先技控再人控”的績效核心出發(fā)點。具體來說，第一步賦能規(guī)范與流程。通過建立規(guī)則，保證各部門和人員按照統(tǒng)一的程序和方法處理工作，各司其職又相互協(xié)作配合，有效減少沖突和資源浪費。再者就要賦能知識與技能。既然是PMO，那最重要能力賦能就是項目管理能力，包括項目
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