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PMO工具6步法撬起價值創造

時間：2021-11-19　　 來源：岳陽林紙岳陽分公司
前言
 
      在前面幾期我們分享過PMO的立項、目標分解、項目推進管理及PMO項目賦能的價值邏輯和工具包等內容，那么如何才能像麥肯錫公司那樣自帶光環“聰明”的工作，創造崗位價值才是每個職場人真正關心的核心所在。
 
      如何讓普通人也能學得會一種高價值的「思維方式+工作步驟」呢？如何通過工具的杠桿撬起工作業務，在工作業務中實現價值創造？
 
      通常我們說，價值不是“說什么”，價值是我們“做了什么”。對于企業經營來說，提高產品質量，降低成本是永恒的話題，那么岳陽分公司如何利用PMO工具6步法在《原料配方優化》工作中發揮價值杠桿的作用？
 
      當然在面對實際工作時，由于客觀和主觀的環境紛繁多變，無法像我們學習的理論模型去套用管理，但是岳陽分公司的PMO工作六步法給出了一個解決問題的高效工作模式。
 
       經常我們看到的是：面對一個無法完全描述清晰的目標時
 
【傳統慣性】在日常工作中接到任務或目標之后，人們總會習慣性地從原有經驗中搜尋解決方案。
 
【PMO工作習慣】實行問題診斷，其實就是不斷找到根本問題的過程。先仔細識別問題、分析問題，探索可能的解決方案，確定解決方案形成計劃，實施解決方案、評估效果并標準化等六步。核心其實就是從自身的特點出發，從已知的企業系統維度出發，從我們想要實現的目標出發，挑選出合適的維度，最后就可以設計一套個性化的解決問題的模型了。
 
【解決問題六步之一：識別和界定問題】
 
      首先，重新定義問題。同一個問題換一個角度看可能是截然不同的。同一個客觀事實的不同描述，給人的感受也完全不同。在現實生活中，同樣的業務、同一個事件或類似的挑戰，不同的經歷者會有不同的感受和理解，他們對問題的看法和描述也不盡相同。所以，問題解決的第一步是讓這些不同角色、不同利益的代表從不同的角度描述他們遇到的問題，然后綜合他們的意見，對問題有一個各方都比較認同的界定。比如《原料配方優化之化機漿質量提升》的課題，就在生產事業部和技術中心兩個部門之間進行多次討論，并從公司的價值創造角度去界定問題，從而做到求同存異，最終達成統一共識。
 
PMO
 


 
      其次，描述成功的標準。要對以終為始達成的結果有一個盡可能詳盡的描述，這有助于啟發參與者的思維，并朝著結果的方向去努力。可以通過一些提問的方式來找到答案，比如“問題解決的標志是？”、“領導者期待什么樣的結果？”、“問題解決到什么程度？”等等，盡可能勾勒出成果框架和評價標準。
 
      最后，界定問題的范圍。如涉及哪幾個部門，對哪些業務影響較大，在什么范圍內實施等盡量實現描述。
 
【解決問題六步之二：分析問題的根源】
 
      當問題界定清楚后，對造成問題的原因分析又會見仁見智。探索問題形成的原因需要來上一輪頭腦風暴，可以是根據現象分析的，也可以是懷疑猜測的。頭腦風暴得到的結果需進一步驗證和排除，更深入地分析，找出最有可能的原因，并對原因進行分類。在這一環節“五個為什么”可以用來探尋深層次原因。
 

 
      值得注意的是，使用魚骨圖的基本原則是：（1）全員參與，不要固于一個想法；（2）跳出固有思維，考慮不同的方法：（3）建立具體措施；（4）頭腦風暴后加以評估，集中智慧辦大事。
 
【解決問題六步之三：問題的優先級排序】
 
      理論上講，只要我們有足夠的資源和時間，總能找到問題的最優解，但是現實是，找到完美的最優解要付出的代價實在太大，人們只能尋找一個差不多能接受的次優解。次優解是在資源和時間受限下的性價比最好的解，不是最優，卻是目前為止能接受的、比領導者自己“拍腦袋”想要好的解決方案。尋找次優解的辦法是不完全歸納法。這就要切實依靠團隊智慧，動員大家集思廣益、開動腦筋，還可以經過多輪迭代，持續優化次優解。
 
      盡管可能的解決方案很多，但不是所有方案都有機會付諸實踐。從眾多可能的方案中找出能夠付諸實踐的方案，需要一個評價的過程。評價就要有標準、有依據，如下圖所示：容易實施、預期投資回報又高的方案當然要優先采納。
 


 
【解決問題六步之四：明確責任、規劃執行】
 
      針對問題的次優解已經找到答案，經常在重要節點無法行動或是效果不佳怎么破？這個時候你需要能夠讓自己立即行動起來的超強執行力。
 
      我們需要將工作分解為工作任務、工作活動，并明確到責任人，有利于責任落實到位。
 


 
【解決問題六步之五：實施解決方案】
 
      利用甘特圖編制項目進度表，一般建議按周和天編制項目進度表，將責任人和關鍵里程碑同時明確至進度表中，集中精力來做重要的工作。
 
     孫正義曾經說過：“三流的點子加一流的執行力，永遠比一流的點子加三流的執行力更好。”
 
      通過針對問題制定的舉措進行關鍵節點和責任人以及截止時間來提高團隊協作的執行力。而結合我們的實際工作經驗，往往deadline是一個非常不錯的提升工作執行力的倒逼法。
 
      借用電影《霸王別姬》里有句話：人吶，得自個兒成就自個兒。確實如此，如果你想要擁有一個較好的工作結果，那么首先要做的，就是提升自己的執行力，別總是拖拖拉拉，別總是想太多、做太少，別總是那么不自律。
 

 
【解決問題六步之六：評估效果并標準化】
 
      解決問題的最后一個環節是評估問題的效果，是否有效地解決了問題，以達到“識別與界定問題”環節所界定的結果要求，是否實現了預期的價值創造。一方面，要評估解決問題措施的有效性；明確是否取得了最初預期的目標？如果取得，從中學習到了什么？另一方面，要評估解決問題框架的有效性。還是拿《原料配方優化之化機漿質量提升》的課題來對標，課題的改善結果一是質量提升，產量提升，呈現直觀的改變；二是對成紙產品質量、員工感受和客戶體驗均有隱形的價值凸顯。
 
   
      當然，任何組織都可以在解決問題的基本方法和步驟上，逐漸發展出自己獨特的解決問題的方法論，通過工具杠桿來撬動業務的價值識別和創造。最后，岳陽分公司在把解決問題的方法和成果標準化SOP，成為組織管理的方法技能或制度流程，確保價值提升的持續循環。
 
      
 
      以上為岳陽分公司PMO工作之解決問題六步法，講述了如何在實際工作中通過工具杠桿撬起價值創造。相信各位讀者朋友，如果能真正按照這種思維模式和工作步驟開展問題診斷，并成功的識別問題，那么就為后續解決問題實現價值創造開了一個好頭。
 
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