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敏捷型PMO是如何構建的?

時間:2021-01-08   來源:PMO前沿 Levy Zheng
PMO是在企業、機構或企業內定義和維持組織內項目管理標準的團體或部門。PMO的首要目標是從標準化和遵循項目管理過程、政策和方法中為公司獲得好處。為了使PMO最有效,它應該體現組織的文化和戰略。隨著越來越多的擁有PMO的公司獲得了更好的投資回報,PMO的知名度也在增加。根據美國項目管理協會(PMI)2016年的專業統計報告,全球將近70%的組織擁有PMO。
敏捷PMO利用集中式投資組合管理團隊更快地交付項目和產品,構建敏捷型PMO需要考慮以下四個方面:
1、清除浪費:
如果有一件事是PMO能夠在投資組合層面上做出貢獻的,那就是開始關注什么會阻礙你實現價值。精益管理里面核心思想是“零浪費”。在項目管理中兩種類型的浪費是:過程浪費和產品浪費。過程浪費包括需要很長時間創建但沒有人愿意閱讀的繁瑣文檔,還有等待浪費等等。產品浪費包括開發沒有人使用的產品功能,根據專業機構的調查報告顯示軟件開發過程制造了大量人們不需要的功能特性,每個功能的實現,都要經歷軟件開發的整個生命周期:需求分析、設計、編碼、測試、發布和維護,這需要耗費大量的人力、物力和財力,最終沒人用到這些功能,那么所有的投入都變成了浪費。而這還沒有考慮過多的功能特性帶來的系統復雜度所增加的開銷。額外的功能特性是軟件開發過程中最大的浪費。
2、項目優先級:
對于許多PMO來說,這意味著要為公司設立項目準入和重要度規范,在戰略制定階段需要參與其中從戰略出發來梳理項目的優先級。不僅僅需要項目的優先級,項目中需求的優先級也需要重點考慮,建議各個公司的PMO們應用看板來實現,這是一個由豐田開發的制造過程,使用視覺線索來觸發動作。看板的特性之一是使用PULL系統,使團隊能夠在準備好時承擔項目,而不是創建工作隊列的PUSH系統。同樣的技術可以應用到項目組合管理中,方法是收集所有的項目請求,然后將它們按優先級排列到一個項目待辦事項列表中。
3、分配資源:
當一個組織的戰略確定下來,如果你不把資源用在你已經決定的戰略上,你的戰略就只能是空談一場,再好的戰略也不可能變為現實。任何組織和公司的時間和精力都是有限的、你的財務資源和人力資源也是有限的,這就需要你圍繞戰略進行很好的資源配置。任正非說過:如果沒有資源,規劃就是鬼話。如果資源沒有進行戰略性的分配,分散資源,看起來是一種平衡的相互補償的業務組合或者風險架構,從長期來看反而是風險更大的。這方面的大家可以看看高德拉特寫的項目管理類的小說《關鍵鏈》,他將資源作為項目管理的主要考慮因素。
4、敏捷組織: 
敏捷組織把傳統的自上而下的科層制結構變成了靈活的跨職能團隊,傳統組織像一臺精密的機器,它的每一個零部件都按照出廠設置按部就班的工作著。它強調著指揮與控制,相對而言比較僵化。敏捷組織,好比一個球隊。上場前有布陣策略,但上場后,每一位球員都會對球場上任何的變化和情況及時的做出反應,完成配合。他是復合的有機體,更具有生命力的。敏捷組織的核心是自主,敏捷的團隊會圍繞特定的任務來組建,由交付這個任務需要的端到端各環節的角色組成,有其自己清晰的使命和目標,給予適當的授權。并建立團隊之間必要的連接和協同、信息共享機制。但是敏捷組織的建立不是一朝一夕的,不僅需要有組織架構和激勵制度的改革還需要有組織文化的積淀。
公司高層和PMO可以共同推動敏捷組織的逐步建立。往往在很多公司是處在一個混合的敏捷/瀑布組織中,管理人員和敏捷團隊不會使用相同的語言,他們不會關注相同的關鍵性指標。各個公司的PMO對于讓兩個團隊達成共識具有指導意義。但是說起來容易做起來難,需要促使他們坐下來,一起通過敏捷宣言并協商基本的條款,讓他們交談并達成一致,為后續敏捷組織的建立和發展打好基礎。
 
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