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新時代下的PMO到底該干些什么?以PMO負責人應具備的能力說起

時間:2020-04-28   來源:顧群 Guqun
PMO(Project Management Office)一般稱為項目管理辦公室、項目管理中心或者項目管理部。PMO是在組織內部將實踐、過程、運作形式化和標準化的部門,是提高組織管理成熟度的核心部門,它根據業界最佳實踐和公認的項目管理知識體系,并結合企業自身的業務和行業特點,為組織量身定制項目管理流程、培養項目經理團隊、建立項目管理信息系統、對項目提供顧問式指導、開展多項目管理等,以此確保項目成功率的提高和組織戰略的有效貫徹執行。(來源于絕大多數人們對PMO的理解)
下面聊聊我個人的理解,我真正接觸PMO工作是在2013年在埃森哲工作時,某能源公司進行一次招標時提出的一個標的物,當時我作為PMO負責人去進行投標,中標后開展PMO管理工作,我把這種提專業性咨詢服務的POM稱之為“顧問式”PMO管理。
2015年,我轉入甲方擔任H公司信息化與流程副總監,甲方公司很少有專門的PMO部門或專職人員,為保證項目節點與質量,我又承擔起了PMO的角色,當時也研究了很多PMO管理方面的資料并應用到項目管理中,我把PMO分為兩種,第一種是由咨詢公司提供專業性的PMO服務,幫助甲方單位發現與解決項目管理問題,我把這種叫做“顧問型”PMO。甲方單位自己內部建立PMO部門,我把這種叫做“支援式”PMO管理”,我認為前者更注重“交付”后者更注重“協同”。
很多項目為了更好的按時按質完成項目交付,在組織架構中都會在“項目決策委員會”與“項目實施小組”之間加上“PMO”,但絕大多數PMO組織只是個噱頭,并沒有真正起到PMO的作用(多是因為對PMO的理解不深,不知道PMO到底做什么或者根本沒掌握PMO方法論與管理工具等等原因,在組建PMO之前就要有明確的工作目標和人員定位),所以我總結了一下一個PMO團隊領頭人,應該具備什么樣的能力,如下:
功能或者業務出身具有多個信息化項目實施落地經驗(交付能力);
擔任過多個項目的項目經理并成功交付(領導能力);
具有信息化戰略規劃能力并組織資源落地實施的成功經驗(規劃能力)
有較強的邏輯思維能夠在短時間內解決突發事件(應變能力)
能帶團隊、打硬仗、能把業務語言轉換成技術語言(溝通能力)
能針對不同的問題場景擬定出多套不同的解決方案(方案能力)
能夠設計合理且能落地的項目管理制度與考核機制(管理能力)
從以能力條件來看,作為一個PMO負責人更注重的是綜合能力。
PMO的主要工作應該是什么?我覺得無論是乙方提供的專業PMO服務,還是甲方內部的PMO部門\團隊,需能做到:
參與企業信息化戰略規劃方案,從公司預算、需求緊迫性、可落地性、實施資源等多方面提出合理性建議;
建立信息化項目管理制度與業務流程,并對每一個項目進行考核,考核對象為項目經理與項目成員,如有外部實施單位,同樣考核實施單位;
管理每一個項目的關鍵交付文檔,按照“標準化”流程進行交付物的審核、確認與存檔,當然,整個過程需要組織信息化與業務部門共同完成;
當發現項目中碰到問題時,需及時與項目經理溝通并擬定“Issue log”,針對每一個問題進行分析并提出解決方案,擬定完成的方案須與業務部門負責人、信息化負責人進行確認,如果涉及到公司戰略或敏感事項的調整或變更,需向CEO或董事長溝通匯報,確認后方能實施;
定期考核項目經理的業務能力和綜合管理能力,對考核不達標者第一時間溝通,幫助其明確自身缺陷所在,快速補齊短板,如多次考核不合格者,可考慮及時優化;
需要與各業務部門建立良好的溝通機制,PMO不僅是項目管理者,更是業務部門與信息化團隊的橋梁,尤其是針對業務部門提出的問題,PMO應該作為問題處理質量與時效性的第一負責人;
需要進行部門內部與跨部門資源協調,保證項目合理有序的開展,尤其是當業務部門關鍵用戶與信息化部門的項目經理沒有建立良好的溝通機制之前;
新時代的PMO不僅僅是管控項目計劃與質量,更應該注重該溝通協調、問題解決、組織培訓與人才培養等,不是所有的項目經理都是綜合性人才,CIO也沒有更多的時間去解決與跟進的那么的項目事物,所以PMO將是信息化管理能力提升最主要的抓手。
 
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