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項目管理辦公室戰略計劃的4W2H

時間：2020-04-20　　 來源：月跡花開 月跡
戰略規劃的4W
WHAT
首先區分一下幾個易混淆的詞匯:
戰略是決定全局的策略；
策略是指根據具體情況而采取不同行動一種計劃方案或者方案組合；
規劃是比較全面的，長遠的計劃，規劃通常前置定于是三五年規劃；
而計劃是一種對完成事情相關的資源時間的一種安排，時間對應的是一年以內的，年度，月度和周度計劃；
如果自上而下來區分它們的層次的話，可以分為6個層次，分別是使命愿景，目的，目標，戰略，規劃，計劃。
無論是戰略還是規劃，其本質都是從目標使命而來，而最終要落實到計劃。
項目管理辦公室的戰略計劃也是如此，總體來講，它是是實現組織目標使命的一個總體路線，相對于項目計劃或者某一單一方面的計劃來講，它更具有全面性，總體性。
WHY
那為什么要制定項目管理辦公室戰略計劃呢？大體原因都是清楚的，就是在制定戰略計劃的過程中，對組織的愿景目標會有更深的理解，通過多方面的信息搜集，比如對干系人的情況的充分了解，對歷史信息的整理匯總，對未來的預測判斷，對組織和環境因素的客觀分析，都能促成對未來可能的變更和風險有更多認識，從而在最后作出最恰當的投資和項目組合。
相反如果項目辦管理辦公室沒有制定出符合總體目標和愿景的戰略計劃項目，很有可能在后期面臨投資方向錯誤，資源浪費，時間耽擱的風險。因此必然不可能產生期望的結果。
WHEN
通常在年初或年末做年度戰略規劃的時候，就需要隨之制定項目管理辦公室的戰略規劃，而在單個項目制定計劃之前，首先也得要有一個項目的戰略計劃。
WHO
制定項目規劃，非項目管理辦公室單方面就能做出，而是由這個組織的項目干系人，尤其是與組織的管理層協同制定。
項目的干系人包括項目的發起人，項目的客戶，核心團隊和項目成員。他們的態度，資源，能力，期望都對項目成果有直接或間接的影響，因此在制定戰略計劃的時候，不可忽略這些聲音。
當然對于不同的干系人，我們溝通和獲取信息的方式可以不一。比如對于管理層，我們會開展多次戰略討論會和戰略分解會，而對于中層管理，我們更多的是對戰略的進一步分解，而對于項目團隊成員可以組織研討會等。
戰略規劃的H
具體如何來制定一個既符合公司目標戰略，又能對接到具體行動任務的戰略計劃呢？
充分理解組織的愿景目標
首先一定是要非常清楚的理解公司的目標和愿景。這是我們開啟一切項目的出發點，也是項目的歸宿點。拋棄了目標和愿景，我們所做的項目很可能只是曇花一現，只有很短暫的生命周期。
具體怎么來做呢？項目管理辦公室的領導者，需要參與到組織層面的戰略規劃會議當中。如果不能，也一定要找到組織的高層了解，該目標和愿景制定的過程和背后的含義；如此才能在根源層面制定規劃
客觀分析項目管理辦公室資源
了解了高層的目標和愿景之后，我們就要來審視項目管理辦公室自身所處的位置，擁有的資源，掌控的人員，信息，流程，技術，與各個部門負責人的配合度等等。
這樣做的目的是挖掘出部門的優勢和劣勢，然后充分發揮優勢，通過一些手段和方法來彌補劣勢。比如新的戰略目標中對于產品質量重心較多，而組織中精通質量管理專業人才較少，則需要通過短期外訓，或者外部引入人才，或者項目負責人之間的搭配組合，來彌補這部分的能力差距。如此，在評估自身資源和能力的同時，也做了一次風險分析。
確定PMO目標并確定項目優先順序
明確了組織的目標，剖析了自身的能力和定位后就可以制定項目管理辦公室的目標，以及根據組織的目標來排列項目和項目組合，設立其優先級。
這個優先等級分為兩個層面，一部分是目標的重要程度，第二個是目標實現的緊急程度。與目標越相關則優先級越高，而目標越迫切的項目就越緊急，這個工作室項目管理辦公室團隊獨有的需要認真協調的工作。
在這個步驟中，也因此生成了項目的實現路徑，也即戰略計劃的主題部分。內容包括項目管理辦公室的功能定位，以何種方式資源投入來實現組織的目標，這個過程中可能的風險，影響因素有哪些，如何衡量組織目標的達成等等。
制定目標追蹤，監控和衡量績效
建立與組織戰略目標相關的績效指標追蹤是非常重要和非常有效的一個策略。一方面通過定期的追蹤，能讓我們看到各項目的差距，適時的調整項目計劃和發起變更申請。另外一方面也確實能夠讓項目管理辦公室的工作與組織戰略緊密聯系起來提升影響力和整體作戰的氛圍。
需要注意的是，無論指標連續不達標還是波動起伏，都應該是我們項目管理辦公室去協助做出差異分析的地方。
制定有效的項目變更的管理辦法
項目戰略規劃制定好之后不是一成不變的。而是要不斷的去發現差距不足，適時而變，某些變更是有意義的，需要及時提出而有些需要在未來某個時間才能實施，無論如何，這個管理流程應該是清楚清晰和公認的，這樣大家才能按照一致的方式來操作，從而使得變更對目標達成帶來積極影響。
順便提及一下，我們說在項目實施和監控階段，也會有項目的變更管理流程。這兩個的區別就是戰略規劃中的變更管理，更多是一種流程策略的達成一致，而項目實施監控中的項目變更管理，則更多的是具體的執行包括申請，實施，評價，關閉。
形成卓越文化，使命必達文化
最后項目管理辦公室還應該在戰略規劃中增加組織文化促進這部分的規劃。如果一個組織中對于目標的達成有著非常審慎和敬畏的態度，組織的目標更容易達成。而項目管理辦公室在這方面起著很重要的作用，比如維持高標準的項目管理過程，開展項目管理的目標管理培訓，實行全員計劃反思的工作習慣，時刻傳達緊迫的項目需求，組織目標愿景戰略的分享等等。
戰略管理的To Whom
綜上，使用自上而下的目標深入了解，資源能力自查，項目評估，績效監控，變更管理，文化促進這幾步驟，來制定項目管理辦公室的戰略規劃，將有助于更加高效的推進項目的立項，執行，監控和改進，從而更加有助于通過推進項目實現組織的目標。這幾個步驟，你掌握了嗎？
 
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