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PMO角色認知與PMO功能定位

時間:2020-04-16   來源:項目經理部落
項目管理辦公室(PMO)是提高組織管理成熟度的核心部門,它根據業界最佳實踐和公認的項目管理知識體系,負責為本組織量身定制項目管理流程、培養項目管理人力資源、建立項目管理信息系統、對具體項目提供管理指導、幫助組織開展多項目管理等,以此確保項目成功率的提高和組織戰略的有效貫徹執行。
但是具體應用實踐中,有很多問題需要去解決,以下分享幾點內容:
1.職能式組織模式下,如何破“部門墻”?
         ——知識傳承與管理vs內部競合平衡
目前,國內很多企業,即使是項目導向性的企業,也都保留著職能式的組織模式。這里面有很多歷史因素——職能式組織模式,是基于專業細化分工演變而來,有其優越性。然而,這種組織模式下普遍存在著“部門墻”的情況,這是職能式組織里面特有的現象——設置了這道墻,跨部門的溝通非常困難,以及資源對接受到諸多限制,項目經理從職能部門里面獲取資源非常困難,會產生一系列的問題,使得項目經理的溝通成本非常高。對于職能部門里面參與項目的人員來說,他們是沒有項目的概念,因為他們的職責是由職能部門定義的,他的工作內容是由職能部門經理直接指派和管理的。同時,職能部門往往是服務面向于多個項目,對每個項目的信息情況并未完全了解。職能部門內處理的項目工作沒有重點(或許不需要考慮何為重點,按部就班走),或是說不知道哪個是重點。
以研發項目為例,研發核心團隊成員外,其他協同部門多數是掌握公司公共資源的職能部門,如采購部門。各個項目都試圖從公共資源部門拿到資源,而PMO利用其中立客觀的歷史信息、知識、數據的積累,能夠給出合理化資源配置建議,并進行有效地進行資源協調。提到這個“知識傳承與積累”,很多是項目經驗總結性的材料,這些東西在企業內部需要有很好的傳承。但在職能式組織里面,這種知識傳承大多數是“師傅帶徒弟”的形式在進行,但是為了讓自己的部門維護既得利益,在資源協調時十分困難。這也是倒逼著我們的項目隊伍必須要掌握更多的能力,借力于PMO,通過提升項目管理的能力,去撬動這些掌握資源的職能部門站在企業整體利益上來謀求發展。這也是企業部門各資源部門之間的競合關系中,尋求平衡發展,項目團隊或許能夠從中較為快捷地獲取到相應資源。
因為在企業里面,會有相互類似職能的部門,他們會相互競爭,也促使了他們會往前更好的發展。PMO與各職能部門間的關系處理,在一定意義上,也存在著一些資源博弈;通過他們之間的競合博弈,會釋放出有利于項目團隊運作的資源,這對企業戰略發展、轉型發展都會產生有利的影響。
2.戰略級項目團隊的打造,如何實現人與系統“完美合一”?
        ——項目經理人力資源的儲備、開發及激勵
戰略項目怎么來的,一般是從公司的發展規劃中逐漸升級、選擇,戰略規劃怎么制定,戰略級項目怎么評估,技術難度等方面,在企業內部會有專業的部門機構去做評估。當定完了一個項目,在職能式組織里面,項目經理的權利非常小,其管理能力非常有限,尤其是搞技術的項目經理。因此,如何選拔合適的項目經理,是首要任務。以研發項目為例,通常職能式的組織里面,項目經理不一定來源于研發部門,也可能來自于項目管理部。但至少會有幾點硬性的條件和要求,如通過項目管理考試,獲得相應的資格證書;另一方面個人能力業績水平,以及是否掌握了項目管理的工具等。一旦戰略級項目確定下來后就可以擇優選拔,此時的PMO除了組織這樣的選拔活動,也會針對項目經理人選進行系列的專業培訓,有很多種形式,以實戰案例來指導工作,最為關鍵的是要讓項目經理掌握必備的知識和技能,使其足以承擔戰略級項目的管理任務。
另外,職能式組織里采用集中式辦公,也有助于縮短溝通的物理距離,增加溝通的效率。聯合辦公也有一些外部支持條件:一是戰略級項目的數量有限,能夠直接跟公司高層匯報,此處非常關鍵的是賦予了項目經理一定的權限——能夠在項目過程中,對項目成員的績效作出評價,例如與職能部門經理的考核比例實現40%-60%,這個就能直接影響到實施的效果。
再次,關于項目推進過程中,并不可少的是有效的激勵制度。職能式組織模式下,項目經理難以獲得對項目成員的直接激勵權限;但是,我們也可以有創新的方式,讓項目經理也能獲得必要的激勵權限:如項目專家獎勵、項目成員的技術津貼、項目結束的項目獎金等;當然還有較為豐厚的管理創新獎,這個可以在項目結束后,在公司內部進行項目評優時通過申報辦公室,這些也會在一定程度上激勵項目成員的積極性。
 
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