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PMO如何組織項目狀態會議?

時間:2020-02-14   來源: LeaderGuide BRYANBIN
公司的PMO建立起來了,N個項目也已開展起來。那么PMO如何為眾多項目服務?如何向管理層匯報項目狀態?如何設計匯報規則?
項目狀態會議
既然要開會要提供服務,PMO就必須了解項目狀況并制成報告。要對所有項目的狀態進行完整、全面的追蹤和報告,要使所有項目的狀態集中展現。
普遍的做法是定期召開項目狀態匯報會議,會議頻率應根據組織內項目的具體情況和管理層掌握項目的需求來確定,比如兩周一次。參會人員有管理層、PMO、項目經理。
匯報應關注什么
首先應該對報告的內容模板進行界定,根據管理層風格確定報告模板,有重點的總結各個項目狀態,暴露問題和需決策點。
介紹一種報告模板以供參考:
紅-差      黃-中      綠-好
 以上模板請根據實際需要優化
項目信息的準確性
如何獲取準確的項目信息,這一點很重要。大部分項目經理都不愿意在會上被批,于是隱瞞問題和風險,殊不知每次小問題的積累可能造成后期重大的風險。
那么要預防這一點,PMO應做到以下2點:
1、在獲取項目信息時,向項目經理說明報告和會議是讓管理層幫助解決項目問題的手段,并不是為了批斗誰;
2、在執行過程中最好能深入項目,幫助項目經理發現問題,而不是縱容項目經理隱瞞事實。
會議紀要
會中的決議一定要形成會議紀要并及時發送給任務執行者,在下次會議召開期間,PMO跟進落實這些決議,并在開會時回顧執行情況。
會議紀要應該怎么寫?介紹一種報告模板以供參考:
 
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