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行政人員能轉(zhuǎn)行PMO嗎？

時間：2021-10-23　　 來源：老許的行政實務(wù)分享 許燁
“老許，我們公司準備成立一個項目管理辦公室，行政這里也需要人加入，領(lǐng)導(dǎo)想讓我進去，但我連PMP證書都沒有，有必要進去么？進去了如何做好相關(guān)工作呢？”
 
筆者的建議是非常建議進去，非但要進去，還要在里面獲得成長。項目管理辦公室也就是我們經(jīng)常說的PMO（Project Management Office），其主要作用是作為一個中臺或協(xié)調(diào)部門為公司的各類項目提供管理與支持，快速分配資源，做出有效響應(yīng)和決策。
 
那這位讀者加入PMO會有什么好處呢？
 
1、從單一的項目管理到整體項目協(xié)調(diào)的思維方式和視野的轉(zhuǎn)變。
 
什么是項目？按照PMP的定義就是：項目是為創(chuàng)造獨特的產(chǎn)品或服務(wù)而進行的臨時性工作。
 
與日常事務(wù)性工作不同，項目必須由明確的目標、起止時間和有限的資源構(gòu)成。正因為這三個因素，所以負責(zé)項目管理的項目經(jīng)理就應(yīng)運而生，項目經(jīng)理是通過將知識、技能、工具與技術(shù)應(yīng)用于項目活動中，從而來進行項目管理。因此項目經(jīng)理無論同時管理多少個項目，其內(nèi)在還是對單一項目進行管理。但PMO則不一樣，PMO更傾向于制定與項目管理有關(guān)的標準，整合及分配與項目相關(guān)的資源，制訂讓項目平穩(wěn)運行的有關(guān)策略。
 
在這個角度看，這位讀者進入PMO就是跳出了原有的框架，學(xué)會在整體思維和決策思維來處理事情，這是很多行政人在從經(jīng)理跨越到總監(jiān)都無法掌握的一種能力。
 
但不可否認的是，在很多企業(yè)，PMO最終沒有發(fā)揮其中臺或協(xié)調(diào)部門的角色，成為了一個整合數(shù)據(jù)匯報的部門，最終讓PMO流于形式或無法發(fā)揮價值而解散。
 
那為了避免PMO流于形式，PMO要如何做呢？
 
首先，一定是獲得老板的支持。PMO的話語權(quán)一半是專業(yè)性，一半是老板支持，作為一個管理部門，要讓配合的項目經(jīng)理或項目部門合作，老板的支持是第一位的，狐假虎威也是很多PMO必須掌握的技能。
 
其次是專業(yè)性，PMO的專業(yè)性體現(xiàn)在協(xié)調(diào)、復(fù)盤、知識萃取上。
 
項目初期：如何溝通協(xié)調(diào)不同項目之間的資源沖突？如何協(xié)調(diào)好關(guān)系和資源讓各個項目順利落地？不得不說，行政在PMO中，更多的是資源的分配者，你一定要利用好這個定位。
 
項目中：你如何在自己的專業(yè)角度發(fā)現(xiàn)問題，并提供解決方案？你能否能持續(xù)追蹤問題直至解決？更重要的是，在這個過程中，如果讓項目干系人配合PMO？如何既不讓自己的功勞被埋沒，又不讓自己背鍋。
 
項目后：如果你有心，完全可以通過復(fù)盤，建立自己的知識庫，從而便于后續(xù)的經(jīng)驗復(fù)刻。在一個真正運行起來的PMO中學(xué)習(xí)，你半年可以抵別人3年的成長。
 
那如何先讓自己活下去呢？PMO本身沒有權(quán)利，權(quán)利是領(lǐng)導(dǎo)支持賦予的，而你的專業(yè)性則是讓你在工作過程中方便建立權(quán)威感，而給這位讀者的建議是借力打力，通過交換資源，打通資源網(wǎng)絡(luò)，建立人際網(wǎng)絡(luò)。畢竟一個項目的過程中，從立項、實施、交付、考核等都需要和人打交道，用公司的資源打造人際網(wǎng)來推動工作是非常正常的一件事情。
 
2. 找到從事務(wù)性工作脫離的突破口
 
行政、FM、物業(yè)或PMO都會碰到一個陷入機械化工作中很難自拔的情況，那為了跳出這個框架，有機會進入一個初期建立的PMO，你能從復(fù)盤、思維方式等多個維度得到提升。
 
復(fù)盤就是第一點中說的，建立自己的知識庫，聚焦于定義統(tǒng)一標準流程，定義實施工具包，從而將自己聚焦于挑戰(zhàn)實際工作中的障礙，找到能讓你區(qū)別于其他人的價值。
 
而思維方式，則是學(xué)習(xí)決策思維，通過觀察和復(fù)盤PMO中的決策過程，建立起自己的，基于GPA原則（目標、優(yōu)先級、可選方案）和IPO原則（信息、人員、客觀推理）的決策思維方式。
 
學(xué)會平衡需求、管理及成本，在項目管理中最經(jīng)常面對的就是需求與資源的矛盾，需求與時間的矛盾，而只做一個或兩個項目，你其實是很難學(xué)會如何處理的，但是在PMO這樣的環(huán)境下，大量的真實數(shù)據(jù)和挑戰(zhàn)就堆砌在你面前，用心學(xué)習(xí)，就能學(xué)到不少。
 
最后，如何評價PMO呢？在國內(nèi)不是一個新鮮的概念，但已然成為了一個用爛掉的概念。我們現(xiàn)在往往用更時髦的中臺，來對PMO的職責(zé)進行描述。而想成為一個合格的PMO從業(yè)人員，則是不會介入前臺，不會給后臺搗亂，作為一個COE的角色，制定相關(guān)規(guī)范，包容各種意見，輸出合適的結(jié)果。最有利于新人的快速成長。
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