構建項目管理自動化，提升組織效能

時間：2020-08-28　　來源：沐元說沐元兮兮

從人肉到系統，從系統到AI，人類一直在自動化的道路上不斷精進著。但不可否認，在實際工作中，仍舊存在著大量的人肉工作，這不僅給企業管理帶來隱患，對于員工個人而言，也是一直處在疲于奔命中。這也是為什么很多企業會相對重視內部信息化建設的原因，缺少信息化，很多事做起來累，查起來煩。

各個領域都需要自動化，不僅是提升個人的人效，也是提升了組織的效能。

今天的話題由來是朋友發來的疑問，她想了解如何讓大家了解項目報告線上化的必要性，以及線上化的推進策略。說老實話，互聯網對于PM的重視程度在過去幾年一直都是不怎么樣的，先不說弱矩陣下PM沒權沒勢，就說很多時候業務幾乎沒有專業的PM，而產研這邊也經常是產品經理、技術leader兼任，就可以看出PM想要做點什么，真心只能靠自己打拼，也無怪乎在推進一些事情的時候阻礙總是那么大。

差不多是在18年下半年開始，PM的職位漸漸被需要，開始火爆起來，Boss上需要購買才能發布，但也僅僅是需要所以招人，就好比你需要個私人助理，但你沒有私人助理也不會死（事實證明，私人助理可以坑死你。。。）

言歸正傳哈，借著這個問題，我將從三個方面給大家介紹一下我們的自動化實踐過程。

為什么做

我們先來看一下PM的日常工作：

1、立項：立項流程、審批流程，項目信息收集（方案、目標、范圍、干系人）

2、過程跟進：任務拆分明細、需求清單、依賴清單、MRD、PRD、日會周會紀要、日報周報、各類監控、異常提醒、風險/問題/變更處理記錄、bug列表、測試用例、上線sop、回滾方案、事故處理流程

3、復盤：目標完成度、流程完整情況、資源人效、改進方案、todolist

你有沒有過整理一份日報/周報花了幾個小時？拼命回想自己干了什么？把碎片的東西慢慢拾起再去拼湊，累不累？

你有沒有過催任務、催排期、催進度、催各種事，電話消息沒有停，還經常被人懟？

你有沒有過被審計的時候，去翻郵件，翻聊天記錄，翻各種文檔，最后還是沒通過？

最終極的對話你有沒有經歷過？

老板：你做了啥？

我：做了這做了那

老板：東西呢？

我：。。。（回去翻了半天，大部分都找不到了）

老板：晉升沒你份了，再見

這一整套除了只能靠人去溝通的部分，其余多是流程、指標數據或是文檔化的東西，如果所有都靠人肉維護，人力成本、時間成本、管理成本都是非常高的。所以我們需要自動化，需要將大量人肉統計或者維護的東西搬上系統工具，來節省成本、提高人效（人類為了方便，總是能不斷創造的）。

大家不要覺得這是PM自己的事，也不要覺得工具自動化方便的只是PM，項目不是PM一個人的項目，是大家都在做的項目，所有的數據在系統工具中的透明化、所有流程sop的沉淀是整個項目組的財富。每個項目的過程數據可以最大程度的避免扯皮，公正每個成員的產出，有了基礎數據，各種報表再也不是問題，不用再辛苦去搜excel公式，不管哪個角色，哪個層級，哪種需要都可以滿足，真正做到可追溯、可審計。

Ps：心術不正渾水摸魚的同學可能就比較痛苦了

怎么做

做自動化不是簡單的造一個系統，找個工具錄入點數據就完結的。它是一個長期運營的過程。

我們將自動化作為一個大任務進行拆解，一共要做幾件事：線下流程全部跑順——>系統工具上線——>將線下過程搬到線上——>輸出數據報表

自動化的前提是你的線下項目管理動作已經落實了。比方說，你剛進入一個沒有項目管理的團隊，直接就要求大家把任務拆到jira上，你覺得大家理你的可能性有多大？但如果你一開始用excel或者白板養成了大家拆任務的習慣，你再以幫助大家提效為目的，把excel/白板變成系統工具，就會簡單很多。

落實完線下動作后，你的系統工具一定是依據線下流程來設計的，當然，你可以使用通用的工具（類似jira），但通用的工具對于定制化需求的支持度低了一點，可能還需要二次開發。對于系統工具的選用（無論是自己開發還是使用市面上通用的），都建議要貼合實際的項目管理流程，同時也要接受，工具只是優化，并不是完美，所以不要像要求你家娃一定要考100分一樣去要求它，它和你都會很痛苦。

有了可用的工具，就可以實施線上化啦。搬的過程不建議一股腦，問題還是會不斷出現的，如果直接要求全部搬，可

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