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PMO如何最大化地創(chuàng)造價(jià)值？

時(shí)間：2020-02-21　　 來(lái)源：項(xiàng)目管理技術(shù)
導(dǎo)讀
PMO如果在管理中樹立服務(wù)意識(shí)，明確自己提供的產(chǎn)品與服務(wù)，通過(guò)建立組織級(jí)項(xiàng)目管理體系，可為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造較大的無(wú)形價(jià)值與效益。
PMO作為高級(jí)管理層的眼睛和耳朵，必須將以總經(jīng)理為核心的高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)層作為堅(jiān)實(shí)的后盾。PMO作為一個(gè)專業(yè)項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)，其人數(shù)往往比生產(chǎn)團(tuán)隊(duì)少很多，人數(shù)的懸殊可能會(huì)造成工作進(jìn)展的困難，但高管層的加持，則會(huì)極大地加重PMO的份量。
不過(guò)，雖然大多數(shù)組織的領(lǐng)導(dǎo)都樂(lè)于宣稱其對(duì)于PMO工作的支持，但也要明白，領(lǐng)導(dǎo)也不會(huì)毫無(wú)條件地支持你的工作。因此PMO要向領(lǐng)導(dǎo)層明確地展示出PMO為組織所做的不可替代的貢獻(xiàn)，只有這樣，PMO才能得到領(lǐng)導(dǎo)持續(xù)不懈的支持。
建立項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)
隨著企業(yè)內(nèi)并行項(xiàng)目的增多，項(xiàng)目信息流數(shù)據(jù)的加大，對(duì)于項(xiàng)目信息統(tǒng)計(jì)分析、工時(shí)統(tǒng)計(jì)、過(guò)程管理等提出了較高的要求。尤其是多人異地開發(fā)同一項(xiàng)目時(shí)，分布式的項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)就顯得尤其必要。依靠系統(tǒng)進(jìn)行任務(wù)的統(tǒng)一分發(fā)、完成情況的反饋，將信息流、資金流以項(xiàng)目為單位統(tǒng)一匯總、多項(xiàng)目數(shù)據(jù)分析等就會(huì)輕松明朗許多。
深入到項(xiàng)目中去
PMO成員不是去檢查項(xiàng)目，而是要幫助項(xiàng)目組解決實(shí)際問(wèn)題。而發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并解決的重要方法就是走到項(xiàng)目里面去。不存在“只要和項(xiàng)目組接觸2分鐘，就能發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目中存在的所有問(wèn)題。”因此，PMO成員不但要與項(xiàng)目經(jīng)理交流，還要經(jīng)常和項(xiàng)目組工作在一起，參加項(xiàng)目組的重要會(huì)議，特別是在項(xiàng)目剛剛開始和遇到困難的階段。
不打無(wú)準(zhǔn)備之仗
PMO在和項(xiàng)目經(jīng)理交流之前，要帶著問(wèn)題去，帶著建議去，帶著思想去，而不是帶著檢查表去。這要求PMO要對(duì)項(xiàng)目提供的信息做深入的分析，同時(shí)從各種渠道了解項(xiàng)目的真實(shí)情況，并針對(duì)項(xiàng)目中存在的問(wèn)題，提出自已的解決方案：?jiǎn)栴}是什么，為什么會(huì)有這個(gè)問(wèn)題，建議的措施是什么。
遇到問(wèn)題，一跟到底
常常會(huì)出現(xiàn)這樣的情況：PMO發(fā)現(xiàn)了項(xiàng)目中存在的問(wèn)題，同時(shí)也與項(xiàng)目組一起制定了解決方案，但是最后問(wèn)題卻未得到真正解決，這往往是由于PMO未對(duì)問(wèn)題進(jìn)行持續(xù)跟蹤而造成的。PMO對(duì)于項(xiàng)目中的問(wèn)題要明確：?jiǎn)栴}是什么，問(wèn)題產(chǎn)生的原因是什么，目前已采取了什么措施，效果如何等等。
以幫助他人成功作為工作目標(biāo)
由于PMO獨(dú)立于各職能部門，可以進(jìn)行跨部門的資源協(xié)調(diào)與配置，因此在人員、研發(fā)資產(chǎn)、設(shè)備、資金等方面，PMO可根據(jù)項(xiàng)目的優(yōu)先級(jí)及資源的可用性進(jìn)行綜合調(diào)配，以實(shí)現(xiàn)組織的整體目標(biāo)。PMO要充分利用自身的溝通樞紐地位，盡可能地協(xié)調(diào)各方面的關(guān)系和資源，幫助項(xiàng)目組、業(yè)務(wù)部門成功。
建設(shè)項(xiàng)目經(jīng)理梯隊(duì)
開發(fā)和定制項(xiàng)目管理課程，為項(xiàng)目經(jīng)理提供培訓(xùn)。培訓(xùn)宣貫可以破除阻力，使公司有共同的項(xiàng)目管理語(yǔ)言與思想，是組織項(xiàng)目管理落地與執(zhí)行最好的方法。PMO可通過(guò)開發(fā)系列項(xiàng)目管理課程，為公司儲(chǔ)備項(xiàng)目管理人才，還可以配合人力資源部建立項(xiàng)目經(jīng)理能力素質(zhì)模型與任職資格、建立項(xiàng)目經(jīng)理職業(yè)發(fā)展路徑，在企業(yè)內(nèi)給項(xiàng)目經(jīng)理以寬松和良好的發(fā)展空間。
數(shù)據(jù)分析與決策支持
PMO是各項(xiàng)目及各職能部門信息匯集的中心，如何利用并分析好這些數(shù)據(jù)，并從數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出解決辦法，是PMO作為決策支持的重要職責(zé)。因此可通過(guò)工時(shí)統(tǒng)計(jì)與分析、項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)效益分析、項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)可行性分析、項(xiàng)目開發(fā)效率分析、項(xiàng)目進(jìn)度、項(xiàng)目利潤(rùn)率、項(xiàng)目投資回報(bào)率、成本偏差分析（掙值分析）等方面多角度數(shù)據(jù)分析，得出問(wèn)題的原因，進(jìn)行及時(shí)預(yù)警，指導(dǎo)今后項(xiàng)目的執(zhí)行與公司領(lǐng)導(dǎo)的決策。
項(xiàng)目管理文化建設(shè)
PMO可通過(guò)項(xiàng)目管理理念的宣貫逐步把公司各類活動(dòng)納入項(xiàng)目管理體系，使每一項(xiàng)活動(dòng)獨(dú)立核算，按照項(xiàng)目管理的方法高效率的執(zhí)行。
PMO還可以通過(guò)《項(xiàng)目管理月報(bào)》、項(xiàng)目管理網(wǎng)站、組織相關(guān)問(wèn)題大討論或征文、訂閱項(xiàng)目管理相關(guān)報(bào)刊書籍、組織項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)、組織參加對(duì)外交流等活動(dòng)，掀起企業(yè)內(nèi)部學(xué)習(xí)和使用項(xiàng)目管理、交流和分享項(xiàng)目管理的高潮，建立規(guī)范化管理的文化氛圍。
建立項(xiàng)目管理知識(shí)庫(kù)
PMO可通過(guò)對(duì)已有項(xiàng)目得經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行總結(jié)，建立常用的風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)、估算模版、WBS模版、成本比例，便于成功經(jīng)驗(yàn)的復(fù)用與項(xiàng)目總體的控制。為了使項(xiàng)目管理制度與知識(shí)沉淀固化，PMO可編制《項(xiàng)目管理手冊(cè)》、《項(xiàng)目經(jīng)理手冊(cè)》、《項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)案例庫(kù)》等，減短項(xiàng)目經(jīng)理及項(xiàng)目組成員進(jìn)入新項(xiàng)目的適應(yīng)期。項(xiàng)目收尾是巨大的知識(shí)金礦，可通過(guò)與項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)考核掛鉤，激勵(lì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員，提煉項(xiàng)目中的精華進(jìn)行知識(shí)共享與管理。
 
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