PMO總是把對項(xiàng)目的思考提前兩步。在項(xiàng)目管理領(lǐng)域，未雨綢繆的重要性強(qiáng)調(diào)再多都不為過。然而，如果PMO和項(xiàng)目經(jīng)理只知道埋頭拉車，而不知道提前看清前方路況，那這個項(xiàng)目的前景是很危險的。話事人應(yīng)該提前兩步思考的同時，平行地籌備下一步的工作計劃。
在你的項(xiàng)目中，如果PMO成員和項(xiàng)目經(jīng)理都在疲于應(yīng)對手頭繁忙的工作，即便目前項(xiàng)目管理的工作看起來沒有出什么差錯，但是等待你的將是未來項(xiàng)目進(jìn)程中的一片混亂。
如果用鐵路方面的例子來類比的話，那么PMO成員和項(xiàng)目經(jīng)理就是負(fù)責(zé)筑路（項(xiàng)目策劃），然后項(xiàng)目經(jīng)理作為火車駕駛員將此列火車（項(xiàng)目）駛向目的地。在行駛過程中，PMO負(fù)責(zé)控制火車不會在行駛中脫離軌道或者延遲到達(dá)。
那讓我們來想一想，筑路計劃（項(xiàng)目策劃）是從一開始就事無巨細(xì)的設(shè)定好的嗎？基本上那只是藍(lán)圖而已。在實(shí)際施工過程中，為了保證將來火車能夠平穩(wěn)運(yùn)行，必須將每天都在時刻變化的實(shí)際情況考慮進(jìn)去。考慮到將會面臨的諸多障礙和風(fēng)險，必須做好同筑路計劃（項(xiàng)目策劃）相匹配的鐵路路線圖（行動計劃）比較好。
有了路線圖，我們才可以動手放置軌道。PMBOK書籍中，稱之為“逐步細(xì)化”的隨著項(xiàng)目進(jìn)展更加精確的改進(jìn)計劃的過程。 如果PMO成員整日埋頭忙于日常工作，則無法進(jìn)行方向性的把控亦即繪制路線圖。然后火車就會脫離軌道自然而然無法到達(dá)預(yù)定的目的地。換句話說，為項(xiàng)目策劃設(shè)立具體行動計劃是PMO的重要職責(zé)之一。
繪制路線圖的要點(diǎn)
•創(chuàng)建“制定計劃的計劃時間表”
•明確下一個步驟的開始和結(jié)束的衡量標(biāo)準(zhǔn)，該步驟的具體交付成果物
•創(chuàng)建各類管理所需“模板”，如測試規(guī)范樣本
•考慮下一個步驟的管理流程（進(jìn)度管理，危機(jī)處理，報告模板等）
•審查下一個步驟的人員體制和會議體
•提前準(zhǔn)備項(xiàng)目所需相關(guān)環(huán)境和基礎(chǔ)設(shè)施
如此以來，各種管理模板都是事前備好的，項(xiàng)目成員只要填好模板要求的相應(yīng)的內(nèi)容就好了。例如，在已做好測試case表格的模板、測試case的衡量標(biāo)準(zhǔn)等的情況下，項(xiàng)目成員只需要想測試case的實(shí)際測試結(jié)果如何然后如實(shí)填寫就可以了。當(dāng)項(xiàng)目成員將諸多模板用到日常工作中后，PMO成員又該開始為項(xiàng)目的下一階段做計劃了。
制作行動計劃的好處
（1）及早的發(fā)現(xiàn)風(fēng)險，應(yīng)對風(fēng)險
（2）由于提前考慮并安排好工作計劃，可以避免“上一步驟的工作沒有完工的情況下，無法繼續(xù)開展下一步的工作”的浪費(fèi)工時的情況
（3）可以提前掌握工作規(guī)模和工作負(fù)荷
（4）在需要上級和客戶做出重要決定前，可以事先通知到他們，確保有足夠的時間做決策
當(dāng)然PMO成員也有各自的日常行政性工作要完成。因此，若公司內(nèi)部設(shè)立一個PMO，就可以在PMO成員內(nèi)部就“項(xiàng)目前瞻性思考”、“同項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行項(xiàng)目實(shí)施計劃的討論”、“按照計劃管理項(xiàng)目現(xiàn)場及項(xiàng)目進(jìn)度”等工作內(nèi)容進(jìn)行明確分工。這樣的做法能夠提高公司PMO的組織能力。
請再次檢查，確保PMO沒有被手頭的日常工作所淹沒。