三、會議過程管理
1、會議過程中常見的問題？
沒有嚴格按照會議的議程進行；
未能很好地控制時間，如未能及時開始或拖沓、冗長，未能及時結束；
氣氛緊張、壓抑，未能很好地鼓勵大家積極發言;或領導者一言堂沒有發掘出全體與會人員的智慧；
與會者相互間爭吵的厲害，未能很好地尊重相互的意見，甚至出現人身攻擊的現象；
未能很好地圍繞主題進行討論或發言，出現閑談或跑題現象；
議而不決，沒有形成有效的決策。
2、會議過程中應該怎么做？
確保會議按時開始，并嚴格按照會議議程進行；
嚴格把控會議時間和進度，避免會議的拖沓和冗長，并要按時結束；
營造活躍的討論氣氛，維持開放平等的會議環境，給予參與者均等的發言機會并引導大家積極發言或獻計獻策；
保障與會者相互尊重彼此所發表的意見，并保護與會人員不受人身攻擊；
控制會議秩序，避免過度爭吵或題外話，如發現跑題，應立即予以制止；
對討論的結果及時進行匯總，并形成會議結論。
可能有小伙伴要說了，你說的都對但沒用啊，誰都知道這么做，但問題是沒有辦法這么做，好像什么都說了，但又好像什么都沒說。
是的，所以對項目經理來說，我覺得會議過程中要抓住兩個重點，第一怎么促成決策，第二如何處理突發事件。
3、怎么促成會議決策？
首先，項目上的決策一般會有個叫項目管理委員會這么個東西來做，當然可能不叫這么名字，但是會有個組織或者個人對項目的成功負責。
換個說法就是，由項目管理委員會代表各項目的高級管理層指導項目方向，在關鍵節點上做出決策，對項目進行總體控制，而把項目的日常管理委托給項目經理。
項目管理委員會根據企業和組織的環境不同，一般有幾種決策方式。
(1)少數服從多數
少數服從多數決策出現于多數成員同意提案時，它以民主原則為基礎。適宜使用于當時間有限，而決策結果不會對反對者造成消極影響時。
但是投票容易導致輸贏之爭，輸方將難以盡職和投入。這種決策方式的優點是容易操作、決策效率高，但缺點是團隊內未達成共識，可能會影響后續決策執行。
(2)權威決策
權威決策也就是我們平時所說的一言堂，出現于最高掌權者具有決策權和否決權，單方面作出決定時。適宜使用于當組織授權團隊領導人作最終決策并全權負責時。
當團隊領導人希望團隊成員接納并支持某項決策時不宜使用。優點是突出領導權威性、容易形成創新性決策，缺點是決策容易引起較大爭議，并且容易出現決策失誤，增加組織成本。
(3)共識決策
共識決策產生于所有成員都不同程度地支持某項提議，每一團隊成員均有否決權。共識決策提供一種反映所有成員想法的全面解決辦法，能夠提高成員實施決策的積極性，體現平等之風。
但是如果決策時間有限，或團隊成員不具備決策的足夠技巧共識決策就難以形成。它的優點是這種決策方式最具代表性、團隊內部充分共識、后續執行效率高，缺點是決策周期長，而且如果出現意見無法達成一致的情況便無法解決
(4)定義權重決策
定義權重決策是在各決策成員之間定義好權重，比如總經理一票20分，副總10分，其他成員5分，以公開投票的方式進行決策。這種方法提供了一種介于一言堂和共識決策之間的決策方式，坦白來說國內使用這種方式的組織應該不會太多。
優點是決策效率高、不易產生爭論、沖突，缺點是團隊內未達成共識,影響后續決策執行，團隊內缺乏充分溝通。
對自己所屬的組織是哪種決策方式有了清晰的認識，才能在會議中促成既定決議的達成，知其然知其所以然。
4、如何處理非預期事件？
說是非預期事件，其實指的就是既定內容之外的事情，也就是說不想發生的事情發生了，該怎么處理。一般來講，會議過程中有以下幾種突發事件。
(1)蟬事件
① 發言人開始講故事，或者說與討論主題無關的事情；
② 講了很久很久的鋪墊才進入主題；
③ 講的太模糊，模棱兩可，沒有具體的案例；
④ 沒有聽或者不聽別人的觀點，以自我為中心。
應對：
① 可用語言或者非語言暗示；
語言方式是指主持人用一些比較有技巧的話語來控制會議的議事進度。例如，面對一些非常容易滔滔不絕的發言者，主持人可以憑借對其的了解，讓其先發言，使其盡量縮短發言時間。
更有效的掌控議事進度的方式是用非語言性的方式，即通過眼神、手勢等面部表情告訴發言人說多了或者別說了，或者是說得不夠接著說等。比如主持人把目光轉向別人，或者敲桌子。
② 事先提醒關于會議的程序和時間限制，在會議過程中也可以反復強調；
③ 用總結的方式結束，有的時候需要稍微搶點話，把發言人的意見總結一下，以這種方式結束發言。