(5)當項目經理給某小組或部門成員分配任務時最好開會。
最好不要采用郵件或者其他書面形式。因為分派任務意味著要達到團結上下、協作完成任務的目的，只有通過會議把任務公共化、明確化，才能促進協作，從而保證任務的及時完成。
2、會議準備的5W1H
只有認識到會議準備工作的重要性，才能組織一個成功的會議。
一般來說，會議的準備如果做的好，可以幫助你確定在會議中應該采取哪種討論方式，通過充分的會議準備和通知，告知參會者會議的目的，以及會議對參會者的要求和需求等。
良好的會議準備工作能夠幫助你節省會議時間，同時減少會議中可能出現的各種沖突，保障會議召開質量。首先要明確會議的5W1H，即：
Why：為什么開會，也就是會議的目的是什么？
What：開什么會，就是會議討論的主題是什么？
Who：有哪些人參加？
When：什么時候開會以及會議時長？
Where：會議地點在哪，線上還是線下？
How：怎么保障會議能夠成功召開，即會議的規章制度有哪些？比如提前10分鐘到會，不準看手機等等。
3、會議準備check list
會議的準備工作涉及到方方面面，在網上找到了個check list供參考，包含20項內容，看上去比較繁瑣，但是可以說面面俱到了，在你準備會議比較慌張的時候可以看看這張list。
(1)了解會議的目的
(2)是否一定要開會
(3)確定會議的形式
(4)安排會議的議程
(5)決定會議的時間
(6)確定會議的主持人
(7)決定會議的地點
(8)研究會場如何布置
(9)確定出席人數
(10)安排出席者座位
(11)是否準備會議名簽
(12)是否安排交通工具
(13)是否安排與會者住宿
(14)是否發出了會議通知
(15)確定視聽教材
(16)確定輔助教材
(17)準備會場周邊位置圖
(18)是否要求與會者準備資料
(19)確定自己人的相關資料
(20)是否安排會后娛樂項目并做好事先通知
4、會場的選擇與布置
別忽視了這個因素，恰當的會場與布置和為會議組織提供合適的環境和感受，有事半功倍的效果，一般會場的布局有以下5種。
(1)劇院式的布置。這個類型適合于例會和大型代表會等不需要書寫和記錄的會議，像開學典禮、畢業典禮、大型宣講會等會議。
(2)課堂式適合用于專業學術機構舉辦的、具有培訓性質的會議。比如我們之前參加的項標委和基金會聯合舉辦的高級項目管理專業人員培訓班。
(3)雞尾酒式可自由走動交流布置比較靈活，沒有一個固定的模式，取食后可自由走動交流，這種在慶功會上使用的會比較多。
(4)宴會式一般用于中餐宴會和培訓會議，尤其是線下培訓類型的會議，經常會將參訓人員分成幾個小組，既能夠有效破冰，還能夠激勵學員互動，效果不錯。
(5)U形或董事會型布置，一般適合小型的、討論型的會議。 這種會場形式應該是項目經理日常工作中最常接觸和使用的，大多數企業日常的會議室布局都是類似U形結構。
當然了，這種布局的會場要注重會議禮儀，尤其是坐席的安排，在有領導在場的情況下要注意。比如領導位置靠里側（遠離門口）中心位置、以左or右為尊等原則（“以右為尊”是普遍適用的次序原則。但是在中國，大多是“以左為尊”。一般國企內部的大型會議，遵守“左為上”的原則；其他商務、社交、涉外活動一般遵循“以右為尊”的國際慣例）
5、會議通知的發送
按道理來說，組織任何會議都應該提前向參會人員發送會議通知，只是不同會議類型會議通知的形式不同。
比如一些行業峰會或者培訓由會議需要主辦單位發給所有與會單位或全體與會者的書面文件，或者向有關單位或嘉賓發的邀請函件。
而項目經理參與的會議大多數是項目內外部的會議，多數通過郵件、OA或者日歷的形式發送。
項目相關的會議通知一般應由會議主題、會議時間、參會人員、會議地點、會議議程以及與會要求等6項內容組成。下發會議通知時，應保證提前、及時送達，對于特別的相關方需要電話或者信息提醒。
做到以上就意味著做好會議的所有準備了嗎？
并不是！
以上只是會議準備的常規注意事項，說實話形式大于實際，不管是啥會最好的情況是要提前將會議的目的在會前達成，會議還沒開就已經結束（有結果）了，尤其是在國企，必須要這樣準備會議才有意義。
之前我一直有說，在咱們的國情下，是大會定小事，小會定大事。多人參加的會議，適合匯報和交流，不適合做決策。
涉及到需要決策和決議的會議，必須要提前與相關決策者進行充分的溝通并取得認同，或者小范圍討論后，再到會上討論形成決議，其實開會就是走個形式。