(4)引導(dǎo)式研討會
引導(dǎo)式研討會是通過邀請主要的跨職能相關(guān)方一起參加會議，引導(dǎo)式研討會對產(chǎn)品需求進(jìn)行集中討論與定義。研討會是快速定義跨職能需求和協(xié)調(diào)干系人差異的重要技術(shù)。由于群體互動的特點，被有效引導(dǎo)的研討會有助于建立信任、促進(jìn)關(guān)系、改善溝通，從而有利于參加者達(dá)成一致意見。
PS：焦點小組會議和引導(dǎo)式研討會的區(qū)別在于，參加引導(dǎo)式研討會的成員一般具有跨職能的特點，而焦點小組通常是在項目團隊所在的職能部門內(nèi)進(jìn)行。
(5)規(guī)劃會議與分析
規(guī)劃會議與分析是風(fēng)險管理過程召開的第一個會議，也是規(guī)劃風(fēng)險管理唯一的一個工具與技術(shù)。PMBOK對這個會議是這樣描述：項目團隊需要舉行規(guī)劃會議，來制定風(fēng)險管理計劃。參會者可包括項目經(jīng)理、相關(guān)項目團隊成員和干系人、組織中負(fù)責(zé)管理風(fēng)險規(guī)劃和應(yīng)對活動的人員，以及其他相關(guān)人員。
(6)狀態(tài)審查/匯報會
狀態(tài)審查會是一個全面評估的會議。具體內(nèi)容包括但不限于：項目的詳細(xì)計劃、項目績效的控制程序和方法、項目進(jìn)行過程中面臨的風(fēng)險和不確定性的判別和控制、項目小組的人員的安排、項目小組內(nèi)部交流和溝通界面的形成、項目進(jìn)行過程中報告制度安排、客戶關(guān)系、分包和承包者關(guān)系、與其他機構(gòu)的關(guān)系、會計與核算的方式內(nèi)容和結(jié)果、項目進(jìn)行過程中其他沒有言明但重要的事項。
(7)投標(biāo)人/采購定點會議
投標(biāo)人會議是在投標(biāo)書或建議書提交之前，在買房和所有潛在賣方之間召開的會議。目的是保證所有潛在賣方對采購需求由清晰和統(tǒng)一的認(rèn)識。
通常情況下，每家企業(yè)的對于該會議的安排不同，有些企業(yè)是由項目經(jīng)理組織和安排，而更多的企業(yè)應(yīng)該是由專門的采購部門牽頭和組織。
(8)項目經(jīng)驗總結(jié)會
任何項目收尾都要總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，更新組織過程資產(chǎn)，供以后項目參考。
除了以上8種會議之外，還有節(jié)點評審會、CCB評審會、高層協(xié)調(diào)會等會議。
5、會議過程中常見的問題有哪些？
總體來說會議中存在的問題可以總結(jié)為：參而不議、議而不決、決而不行、行而無果。
常見的問題有以下幾種：
①　沒有核心主題，或主題不明確，或議題繁多。這是導(dǎo)致會議低效的根本原因。
②　沒有明確的會議議程及時間分配規(guī)則，導(dǎo)致會議的進(jìn)展和時間很難把控。
③　參加人數(shù)眾多，無多大關(guān)系的“陪綁”的現(xiàn)象嚴(yán)重，或該到的人未到。
④　未指定主持人或主持人未能嚴(yán)格按照議程來控制會議，被參會者牽著鼻子跑。
⑤　思想火花及最終決策未做記錄，白開或記錄發(fā)放不及時，精神未能及時傳達(dá)。
⑥　時間選擇不恰當(dāng)，比如安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。
⑦　地點選擇不合適，比如設(shè)在領(lǐng)導(dǎo)辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進(jìn)行。
二、如何做好會前的準(zhǔn)備工作
對一次會議來說，成功的會議其實在正式宣布開始之前就開始了，一個會議成功與否，會前的準(zhǔn)備可以起到?jīng)Q定性的作用。
1、什么情況下要開會？
決定會議的第一步準(zhǔn)備工作是確定是否真的有開會的必要性，這個確定工作看似多余，實際上必不可少。這一步確定工作的作用是把那些根本不符合發(fā)生條件的會議提前pass掉，從而為會議的組織把好第一關(guān)。一般來講，以下幾種情況最好是召開會議。
(1)必須把信息同時傳遞給很多人的事項最好開會。
以每日站會和晨會夕會為例，作用很簡單就是要對目標(biāo)有統(tǒng)一認(rèn)識，同時傳遞項目關(guān)鍵信息給小組成員。這類會議的召開是有必要的，尤其是在緊急情況下的信息共享，傳遞效率高，可以消除溝通誤差。
(2)需要相關(guān)方共同參與決策的事情最好開會。
干過項目經(jīng)理的應(yīng)該知道，很多決議是要通過會議的形式形成，有正式的紀(jì)要發(fā)出和跟蹤。如果單獨找相關(guān)方進(jìn)行決策，最后又斗不到一起去，會死的很慘。上文有介紹過焦點小組會議和引導(dǎo)式研討會，他們的目的都是為了在一定范圍內(nèi)達(dá)成共識。
(3)匯報類的工作最好開會。
不能用每周或每月交一次書面報告的方式取代。定時交書面報告往往會流于形式，使公司內(nèi)部缺乏溝通。因此，項目經(jīng)理要定期組織召開正式的項目匯報會議，聽取各部門/模塊的工作匯報，使各種信息在項目和公司內(nèi)高效流通。
(4)表揚和批評最好開會。
采用會議的形式表揚或批評，有利于充分發(fā)揮表揚或批評的作用。在正式會議上當(dāng)眾表揚項目成員可以樹立標(biāo)桿，充分發(fā)揮榜樣的好作用，有效推動競爭。當(dāng)眾批評某些情節(jié)嚴(yán)重的錯誤行為，有利于警醒項目成員，避免同類事情再度發(fā)生。