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如何從零建設(shè)PMO項(xiàng)目管理辦公室？

時(shí)間：2021-01-19　　 來(lái)源：大老師說(shuō)項(xiàng)目管理
經(jīng)理來(lái)講，進(jìn)入指令型PMO，實(shí)際上相當(dāng)于一種“晉升”。這種類(lèi)型的PMO，與強(qiáng)矩陣組織結(jié)構(gòu)下的PMO十分相像，又與項(xiàng)目型組織結(jié)構(gòu)下的特點(diǎn)有些許類(lèi)似，但又都不完全一致。
很多PMO從業(yè)者會(huì)有一個(gè)困惑，自己這個(gè)崗位感覺(jué)可有可無(wú)，究其原因，首先是沒(méi)有找準(zhǔn)自身的定位，從而找不到當(dāng)前工作對(duì)組織的價(jià)值，再者找不到自身的成長(zhǎng)和發(fā)展方向，因此躊躇不前。那么對(duì)于PMO如何進(jìn)階，后續(xù)再講。
PMO打造及建設(shè)之路，任重而道遠(yuǎn)。隨著外部環(huán)境及組織內(nèi)部環(huán)境的變化，PMO的職責(zé)及工作重點(diǎn)都將不斷的做出調(diào)整和改變，以和組織的戰(zhàn)略目標(biāo)保持高度一致的步伐。PMO是組織上層決策與下層執(zhí)行之間的紐帶與橋梁，并做好戰(zhàn)略目標(biāo)的分解與轉(zhuǎn)化，從而實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的落地。
------PMO成員的選拔、培養(yǎng)和出路（上）
很多PMO從業(yè)者會(huì)有一個(gè)困惑，自己這個(gè)崗位感覺(jué)可有可無(wú)，究其原因，首先是沒(méi)有找準(zhǔn)自身的定位，從而找不到當(dāng)前工作對(duì)組織的價(jià)值，再者找不到自身的成長(zhǎng)和發(fā)展方向，因此躊躇不前。
從成員的狀態(tài)再來(lái)看PMO部門(mén)的狀態(tài)，會(huì)發(fā)現(xiàn)PMO是一個(gè)特別有意思的部門(mén)，所有成員的工作狀態(tài)和能力層次，最終可以存在很明顯的差別，盡管PMO希望每個(gè)成員擁有同等層次的能力。以控制型PMO舉例來(lái)看，有些人最終只能停留在支持型管理人員的層面，有些可以做到弱控制型，少部分可以做到強(qiáng)控制型。
實(shí)際上，對(duì)于PMO的建設(shè)者和打造者來(lái)說(shuō)，經(jīng)常遇到上述困惑。PMO的整體能力，主要有兩大塊整合而成，一塊是部門(mén)職能架構(gòu)設(shè)計(jì)即業(yè)務(wù)工作內(nèi)容及流程規(guī)劃能力，另一塊則是成員個(gè)人能力的總和。兩方面能力，最依賴(lài)的都是人，是那么PMO需要如何選拔成員，如何培養(yǎng)成員呢？
任何崗位成員的選用，要根據(jù)崗位工作內(nèi)容來(lái)引申出來(lái)，那么從控制型PMO選用成員的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)舉例，通常需要以下能力背景或個(gè)人特質(zhì)，主要包括：專(zhuān)業(yè)背景，理解、溝通與表達(dá)能力，系統(tǒng)性思維，主動(dòng)學(xué)習(xí)等。那么每一項(xiàng)能力或特質(zhì)的要求來(lái)源，都應(yīng)該與后續(xù)的崗位職責(zé)相對(duì)應(yīng)。逐一闡述以下要求的來(lái)源：
專(zhuān)業(yè)背景：項(xiàng)目管理要能做好，第一個(gè)必備的前提是對(duì)管理對(duì)象的認(rèn)知，這里就衍生出專(zhuān)業(yè)背景的期望，如果連所管理的對(duì)象應(yīng)用背景、工作原理、形態(tài)組成、實(shí)現(xiàn)過(guò)程都無(wú)法理解，那么無(wú)法開(kāi)展這個(gè)項(xiàng)目的管理工作。舉個(gè)例子，如果企業(yè)是做軟硬件開(kāi)發(fā)或系統(tǒng)集成的，顯然一個(gè)文科生是沒(méi)法勝任的，不是說(shuō)沒(méi)有可能培養(yǎng)出產(chǎn)品認(rèn)知能力，但這種可能性微乎其微，不值得嘗試；
理解、溝通與表達(dá)：管理工作，很多時(shí)候，只是有明確的目標(biāo)，對(duì)于如何具體實(shí)現(xiàn)，可以有多種方式和渠道，包括對(duì)于同樣去做一件事的幾個(gè)人，對(duì)事情理解的不同，會(huì)導(dǎo)致效果的顯著差異。那么首先需要能夠去理解每一件事情的目標(biāo)與價(jià)值，才建立了完成好這項(xiàng)工作的前提。同時(shí)，溝通也是是PMO成員最主要的工作，理解和涵蓋了如何領(lǐng)會(huì)對(duì)方的意思或意圖，并進(jìn)而用最直接、簡(jiǎn)單并且準(zhǔn)確的回復(fù)來(lái)完成。這項(xiàng)技能在選拔過(guò)程中并不難考核，一問(wèn)一答之間，就能完成，只需要注意問(wèn)題不要太直接，需要對(duì)方理解以后并回答即可。好的理解、溝通與表達(dá)，會(huì)引導(dǎo)合作方更快的走向正確的結(jié)果，反之則可能會(huì)給出誤導(dǎo)的作用，特別對(duì)于PMO來(lái)講，一個(gè)成員的理解不足可能會(huì)誤導(dǎo)多個(gè)項(xiàng)目組。
系統(tǒng)性思維：項(xiàng)目管理工作內(nèi)容涉及面廣，從單項(xiàng)目管理來(lái)看就涉及十個(gè)知識(shí)領(lǐng)域，如果再考慮PMO的主業(yè)-組織級(jí)項(xiàng)目管理，那么復(fù)雜度就進(jìn)一步提高。是否具有系統(tǒng)性思維，在實(shí)際業(yè)務(wù)工作中的表現(xiàn)大致有以下特點(diǎn)，解決一個(gè)問(wèn)題的時(shí)候只針對(duì)表面來(lái)解決從而缺乏深度，很難找到導(dǎo)致問(wèn)題發(fā)生的根本原因并解決，以至于管轄范圍內(nèi)同樣的問(wèn)題頻發(fā)，如項(xiàng)目進(jìn)度頻繁延誤，不斷的從計(jì)劃合理性和執(zhí)行力方面找問(wèn)題，實(shí)際上問(wèn)題可能出現(xiàn)在風(fēng)險(xiǎn)管理不到位，或者甲方干系人管理不當(dāng)，抑或是溝通頻率、方式方法不佳導(dǎo)致的后果，或面對(duì)某一個(gè)領(lǐng)域出現(xiàn)的問(wèn)題時(shí)單純從這個(gè)領(lǐng)域內(nèi)找原因；同時(shí)缺乏系統(tǒng)性思維會(huì)割裂各項(xiàng)業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)，如在開(kāi)展自身工作的同時(shí)，是否能考慮到其他崗位或其他部門(mén)的工作，從而做好組織內(nèi)的串聯(lián)和協(xié)同，否則很容易在PMO完成一項(xiàng)工作的同時(shí)給別的部門(mén)挖了一個(gè)大坑。所以系統(tǒng)性思維對(duì)于PMO成員是很重要的。
主動(dòng)學(xué)習(xí)：這個(gè)維度實(shí)際上是對(duì)態(tài)度的一種概括與總結(jié)，這也是拉開(kāi)PMO
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