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如何從零建設PMO項目管理辦公室?

時間:2021-01-19   來源:大老師說項目管理
實際情況,才能得到最佳實踐和最佳效果。具體落地的形式或手段雖不同,但思想卻是高度統一的。做好項目管理工作,理解是首要的,且是沒有止境的。
------PMO的幾種常見類型
從當前行業狀況來看,很多的組織內部都存在PMO,然則PMO在組織中的角色又完全不同。根據PMO在組織整體運轉中的重要程度以及作用大小,通??煞譃橹С中?,控制性和指令型三種,同時每種類型的PMO職責定位以及成員能力要求又有不同的層次區別,那么對于不同層次的PMO,搞清楚如何定義和歸類,以便于PMO從業者做好自身當前的定位分析,并進一步找到轉型的努力方向,具有一定的參考意義。
支持型PMO是PMO建設的初級形態,是絕大多數PMO建設過程的第一階段。支持型PMO也可通俗的理解為助理型PMO,其主要工作圍繞著項目管理流程的組織實施以及書面監控為主。對PMO成員的主要培訓內容為所在組織中項目從產生到最終結束的全部管理工作的有一定的了解即可,如立項過程,計劃過程,并針對計劃做好監控等等即可。這類PMO對成員進入PMO之前的資歷與背景要求較低,如對個人所學專業或曾經從事的行業與當前業務的關聯性要求就比較低(大老師在招聘過程中,曾經遇到過一些面試者,學歷是文科專業,后從事行政工作,而后又進入了某個研發型企業的PMO,大概率可以判斷這個企業的PMO是支持型PMO)。項目過程監控稱之為書面監控的原因在于,監控的對象是計劃,如進度計劃,成本計劃等,支持型PMO成員對于計劃本身的合理性和有效性缺乏判斷能力,向項目組收集計劃,在監控節點再向項目組收集計劃的達成情況,再完成數據的統計等。組織的整體項目管理能力,是由項目經理的整體管理能力與PMO的管理能力之和構成的,支持型PMO的管理能力弱,同時組織又想起到良好的管理效果,自然要求項目經理的整體管理能力強,這種情況下,要花費更多的成本支付給項目經理的管理能力,同時也會加大招聘難度,畢竟同時具備業務和管理水平的面試者可遇不可求。一個組織中,通常項目經理的人數是龐大的,而PMO的人數是很少的。當然,支持型PMO的存在也是有價值的,它的存在能夠維持一種秩序,使得組織能夠有序運轉,雖然對于運轉缺乏加速效果。
控制型PMO是支持型PMO向上進階的第一個階段。控制型PMO又可細分為弱控制型和強控制型。弱控制型和強控制型的區分,主要依賴于PMO成員的個人能力及PMO整體能力。管理好一個項目,大老師覺得依賴三方面的能力,一方面是對管理對象的認知,一方面是掌握科學的項目管理方法,一方面是豐富的實踐經驗以便能夠處理好遇到的各種突發情況。首先這三方面能力是支持型PMO都不具備的,那么在支持型PMO基礎上,拓展出上述個別方面的能力,即為弱控制型,當三個方面都具備并且能直接應用于具體的項目管理之中時,則進階為強控制型組織。支持型PMO游離于項目之外管理項目,控制型PMO則深入到項目之中管理項目。弱控制型PMO成員可以給與項目組某些方面的具體指導和建議,而強控制型PMO成員,是可以直接取代項目經理開展項目的直接管理工作??刂菩蚉MO對成員加入前的資歷和背景通常就要有針對性的要求,或者專業與組織業務對口以便更好的認知管理對象,或有項目管理方法的實踐經驗/技能??刂菩蚉MO下,對廣大項目經理群體的能力要求開始下降,項目經理的招聘難度開始降低,這是控制型PMO對組織能力及成熟度提升的一個作用點。
指令型PMO則是在控制型PMO基礎上的進一步進階,指令型PMO成員及整體,首先需要達到強控制型PMO的能力,并在此基礎上向兩個方向去開拓,即“站的更高”和“看的更遠”。“站的更高”即為能站到組織角度來履行自身的管理職能和工作,“看的更遠”即為走出去,能對市場、客戶以及其未來的合作前景做出真實準確的判斷,并且能夠承擔起來自外部客戶的壓力。在資源緊張或沖突的前提下,支持型和控制型PMO架構下的組織,項目的優先級更多的由業務部門所決定,在指令型PMO組織架構下,項目的優先級則由PMO直接決定,研發部門按照PMO的決策來調動資源,開展項目工作,并進而達成項目目標。指令型PMO對PMO成員進入前的能力素養要求則更高,不僅要懂業務,還要懂管理,不僅要能打局部戰爭,還要具備全局性的眼光。這些成員往往來自內部招聘,實際上對項目
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