建立起巨大價值PMO的6個秘訣

時間：2020-08-18　　來源：Danny話你知

這是很難解決所有與項目辦公室（PMO—Project Management Office）有關的潛在服務的，但在這里就企圖去總結它們其中的一些。放在心中的，可能并沒有一個單獨的PMO，會承擔所有以下陳述服務的責任的。無論怎樣，了解眾多可以提供的服務的本質，會有助于你確定你的PMO所提供最重要的領域。

1. 創立及支持文檔庫

部署公共項目管理行為的價值建議之一，就是重用流程、程序、模板、前例證、等等的能力。無論怎樣，重用文件的能力并不會像魔法一樣出現。如果項目經理想要看到，是否有現成的材料能幫助他們，他們就不會期待去聯系每位其他的項目經理了。要促進行為及文件的重用，PMO就需要創立及管理一個文檔庫。這或許會很容易設定一套目錄架構，讓公司中的每個人都可以接觸到。這亦或許是更為精細及多功能的，就像是一套特別為文件管理所設計的工具。根據你是怎樣實施這些功能的，你需要適當的設定一套分類架構，確保只有被批準的訊息在這里發布、確保訊息保持是最新及相關的、并且確保公司會主動推廣及利用這些功能。

2. 把關鍵的教訓轉化為最佳的實踐

在每個項目的最后，項目經理、團隊、客戶、以及主要的持份者，都應該一起在項目結束會議中，討論一下計劃的及真正發生的東西。在會議的某些要點中，你應該把你的注意力轉化為學到的教訓，在文檔庫中應該收集到及整理好的教訓。無論怎樣，所學習到教訓的一個問題，就是它們一般都是適用在一個項目中的。

隨著PMO收集到越來越多關鍵教訓的時候，他們或許就會開始看到學習教訓中浮現出來的模式了。在某些要點中，從項目中學到的教訓可以提升到最佳實踐的水平。最佳實踐的陳述意味著所有項目都可以得到好處，而不只是一些報告出來的。

3. 協調公共資源池

所有的公司都需要有一個員工項目的行為，在某些公司中，資源是按商業單位分配的。在另一些公司中，所有項目的人員都會被分派給一位中央員工。自從PMO成為了所有與項目管理相關活動的焦點，這就是個管理這些公共資源池適當的地方。這資源池或許只是為了項目經理，又或者或許會為所有潛在的項目團隊成員。建立起公共資源池涉及盤點所有共享資源的技術存倉，并且保持追縱每個人何時在他現時的項目中會變得空閑。PMO然后就可以在新項目開始的時候，有空閑的數據了。事實上，PMO可以基于技術組合的空置，啟動某些項目。

4. 記錄回看服務

記錄回看可以在單獨基礎的提供上，有助于確保項目經理利用這標準的模板，能按他們的企圖，讓他們能清楚及一致的完成。這服務基本上只涉及項目經理發送項目的交付物，以接受快速的回看及回饋。PMO并非在「審批」文件，但它們是在提供內容、格式、以及那些特定文件可讀性的回饋。

5. 定義項目中合約商的角色

大部份公司都會在他們工作量的某部份中利用合約商的，你公司必須要回答的問題就是，怎樣才能充份利用合約商，以及怎樣才能充份利用員工，這并沒有一個答案能符合所有公司的。每間公司及每個組織都必須確認那些對于他們最重要的事情，并且在這種情況下建立起利用合約商的整體政策。舉例，一間公司或許會決定他們的業務要運行在他們的遺留系統上，同時他們并不信任合約商能保持那些應用程序的運行，但他們或許在新項目中寧愿利用顧員。同樣，某些公司會堅持把所有高級職位配備給顧員。而另一些公司把合約商放在任何位置上都沒有問題，在那里他們缺乏顧員，又或者沒有適當的顧員提供。PMO就可以為你的公司，有助于確定適當的政策了。

6. 基準

當你的公司在利用量度標準上變得更為精密的時候，你或許會意識到在內部項目中收集內部數據是很寶貴的，但就只可以帶你走到這地步了。你不能真正的知道你項目的交付是多么有效率和有效的，除非你可以相對其它的公司，比較你交付的項目怎樣。基準研究（一次性）及基準程序（長期性）都是你公司與其它比較的一個方法。基準會要求你收集一套，描述定義非常良好行為結果的前設量度標準。這產生的結果會由另一些公司捕捉到，利用同樣的行為及定義組合，就可以用來建立起基準統計，讓你的公司與其它的作出比較。這些數據可以被評估，確定這些改變是否可以在你的公司中實行，以達到類似的結果。

基準就是有些公司想要嘗試他們自己動手的一個范圍，它要求大量的工作，而且你定義的流程需要適用于一系列的外部公司。如果你要有基準，你一般就需要利用一間專門做基準的外部公司。這公司或許早已有了流程、量度標準、定義了基準的核心組合。他們亦可以花時間來讓其它公司參與進來，他們可以主持這研究，同時他們可以幫助解釋結果。

總結

很多公司發現如果它們要達成未來商業的挑戰，它們就必須建立起項目管理的能力。在整間公司中一致的實施項目管理行為亦是很重要的，這會帶出效率，并且有助于更好、更快、以及更便宜的交付項目。下個步驟就是要確定怎樣才能最好的確定普通項目管理的行為，以及確保在整間公司需要時能充份利用它們。

很多公司會把這個責任交給在項目管理辦公室（PMO）中的一個或多個人，PMO有很多的架構，同時PMO可以提供很多類型的服務。每間公司必須首先確定對于它們很重要的服務，然后建立起實施的整體方向。由于這是文化改變的啟動，那努力可以是很花時間以及很困難的。無論怎樣，回報亦是很大的，如果PMO是在清晰的愿景、強有力的贊助、以及堅實的方向下建立起來，它就可以成為公司建立起巨大價值的手段。

（原文標題：以其它產品和服務的提供來完善項目管理辦公室）

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