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淺析PMO的本質(zhì)和管理技巧

時(shí)間：2020-08-12　　 來(lái)源：麥嵩隆管理咨詢(xún)
記錄起來(lái)”，建立自我檢查機(jī)制。通過(guò)解決問(wèn)題以提升檢查質(zhì)量，更要使程序檢查人員負(fù)擔(dān)其責(zé)任，建立一個(gè)不可以重蹈覆轍的規(guī)定。一個(gè)可視化的檢查機(jī)制，方能確保檢查人員確實(shí)執(zhí)行。
Example.2
對(duì)于不同的項(xiàng)目(樹(shù)) 及其組合(林)，我們也需要努力為其創(chuàng)造好的環(huán)境，可以是良好的規(guī)則，制度，或者組織架構(gòu)。2022年北京冬奧會(huì)的競(jìng)賽籌辦項(xiàng)目組，設(shè)計(jì)了不同的項(xiàng)目組織架構(gòu)，來(lái)更好地服務(wù)項(xiàng)目的不同階段，場(chǎng)館建設(shè)期間，項(xiàng)目組采用項(xiàng)目型團(tuán)隊(duì)，場(chǎng)館調(diào)整時(shí)變化為矩陣型架構(gòu)，到了比賽期間會(huì)采用項(xiàng)目型和矩陣型相結(jié)合的項(xiàng)目架構(gòu)，而比賽結(jié)束后則恢復(fù)到職能組織。這樣的動(dòng)態(tài)調(diào)整，也是按照過(guò)往項(xiàng)目的最佳實(shí)踐，為不同項(xiàng)目或項(xiàng)目階段，設(shè)計(jì)最合適的項(xiàng)目環(huán)境。
所以，項(xiàng)目所處的“環(huán)境”是個(gè)關(guān)鍵因素，若能了解這一點(diǎn)，就可以從更高的視野來(lái)管理項(xiàng)目。從項(xiàng)目環(huán)境的角度重新檢視項(xiàng)目中的“樹(shù)”與“林”吧!當(dāng)我們的項(xiàng)目遇到阻礙難行的情況時(shí)，或許從環(huán)境的角度來(lái)解決，也不失為一個(gè)好對(duì)策。
將信息間的“關(guān)聯(lián)性”可視化
在實(shí)際的項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)，有著各式各樣“可視化”的手段，然而我們重新檢視最終的目的后，可以通過(guò)個(gè)別“可視化”指標(biāo)提升可視化的效果。大部分的項(xiàng)目經(jīng)理可以通過(guò)可視化的手段，提早發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目問(wèn)題，在麥嵩隆淺聊專(zhuān)題文章中，我們常常會(huì)提到可視化的觀念，而通過(guò)本節(jié)我們來(lái)重新檢視可視化的目的。
如何提升項(xiàng)目可視化的效果?
或許認(rèn)為“項(xiàng)目要成功，就要達(dá)到項(xiàng)目的目的”是理所當(dāng)然，為了要使項(xiàng)目成功，必須掌握項(xiàng)目的狀態(tài)，并且依據(jù)項(xiàng)目狀態(tài)執(zhí)行相應(yīng)對(duì)策，除此之外，對(duì)特定的事項(xiàng)或信息進(jìn)行指標(biāo)化后隨時(shí)監(jiān)控，這就是可視化的真正目的。而雖然時(shí)常看到“進(jìn)度狀態(tài)”“客戶(hù)滿(mǎn)意度” 等指標(biāo)，但不清楚這些指標(biāo)的意義，導(dǎo)致有時(shí)難以通過(guò)指標(biāo)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題點(diǎn)，若是能夠?qū)⒏鱾€(gè)指標(biāo)與信息進(jìn)行一-定程度的整合，將會(huì)提升可視化的效果。
具體來(lái)說(shuō)，就是以下要介紹的指標(biāo)與信息的樹(shù)形圖，下面的參考圖對(duì)于“近期要完成的成果”的項(xiàng)目目標(biāo)為例，把指標(biāo)間的因果關(guān)系用樹(shù)形圖方式表現(xiàn)出來(lái)。
如何提升項(xiàng)目可視化的效果?
利用指標(biāo)樹(shù)形圖有兩個(gè)好處:
(1)可以理解各指標(biāo)的影響與被影響間的關(guān)系，因此能夠主動(dòng)地去對(duì)應(yīng)。
(2)可以有效地整理項(xiàng)目相關(guān)的信息，并且找出最適當(dāng)?shù)捻?xiàng)目管理指標(biāo)。
什么樣的元素應(yīng)該添加到樹(shù)形
POINT 1
重要信息需要每天搜集嗎?對(duì)于(1)來(lái)說(shuō)，經(jīng)驗(yàn)豐富的項(xiàng)目經(jīng)理或PMO一般不需要通過(guò)指標(biāo)樹(shù)形圖，就能夠在項(xiàng)目惡化的初期，掌握影響項(xiàng)目惡化的原因與后果。舉個(gè)簡(jiǎn)單的例子來(lái)看，在管理的項(xiàng)目中，工作項(xiàng)目進(jìn)度惡化時(shí)，請(qǐng)你依據(jù)過(guò)去經(jīng)驗(yàn)來(lái)找出惡化的原因，你應(yīng)該能夠輕易地找出數(shù)個(gè)原因，接著可以馬上鎖定這些惡化因素，并且監(jiān)控相關(guān)的信息。
“將惡化因素進(jìn)行分析，接著制訂相應(yīng)的對(duì)策”應(yīng)該是執(zhí)行中理所當(dāng)然的事，但是通常這種分析與對(duì)策，都會(huì)等到項(xiàng)目惡化后才著手進(jìn)行改善。而我們應(yīng)該在項(xiàng)目惡化前就能發(fā)掘征兆，并在發(fā)掘征兆后主動(dòng)地解決問(wèn)題。因此，利用指標(biāo)樹(shù)形圖將各個(gè)指標(biāo)及信息間做好因果上的關(guān)聯(lián)，有助于未來(lái)項(xiàng)目執(zhí)行，也有助于對(duì)信息監(jiān)控時(shí)，輕松掌握所需信息類(lèi)別與相互間的關(guān)系。如此一-來(lái),可以看出目前項(xiàng)目的指標(biāo)或信息是否過(guò)多還是不足。如果項(xiàng)目的信息過(guò)多的話，會(huì)造成搜尋信息的成本增加;相反地過(guò)少的信息可能造成項(xiàng)目起.火。
POINT 2
再來(lái)，上述的(2)“有效地整理項(xiàng)目 相關(guān)的信息，并且找出最適當(dāng)?shù)捻?xiàng)目管理指標(biāo)”,如同(1)一樣，若是經(jīng)驗(yàn)豐富的項(xiàng)目經(jīng)理或PMO的話，對(duì)于信息內(nèi)容的拿捏應(yīng)該是非常有經(jīng)驗(yàn)，然而實(shí)際上有時(shí)候還是會(huì)出現(xiàn)管理過(guò)多與不足的狀況。
試著回想一下，你目前管理的項(xiàng)目需要多少信息呢?說(shuō)不定目前項(xiàng)目中只有“項(xiàng)目進(jìn)度”指針，而對(duì)于問(wèn)題的進(jìn)度狀況、相關(guān)方管理、對(duì)應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)、成員的工作狀況，甚至對(duì)，上層報(bào)告的次數(shù)等的指標(biāo)和信息，很有可能都沒(méi)有被記錄吧?真正需要管理的指標(biāo)是全部嗎?哪些才是需要的指標(biāo)呢?當(dāng)然，像是“目前項(xiàng)目階段”的信息需要被追蹤及檢視的。
經(jīng)由可視化，項(xiàng)目經(jīng)理可以提升管理水平，并從更高的管理水平加強(qiáng)管控，在發(fā)現(xiàn)這些信息異常的時(shí)候，能馬上進(jìn)行應(yīng)對(duì)。
為了什
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