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淺析PMO的本質和管理技巧

時間：2020-08-12　　 來源：麥嵩隆管理咨詢
了。
要讓項目成功的話，不能忽視的另一個重點，就是項目組織與公司既存部門之間是不可切割的關系，也就是“項目存在的目的，就是為了解決目前企業組織所無法處理的跨組織間的問題”。因此，有時候企業需要解決的問題存在于組織里，需要通過項目從外部去挖掘問題，讓項目和公司部門]進行緊密的溝通是不可缺少的一環。
由此可知，項目經理的最重要工作之一，就是相關方的管理，公司里的每一個人都為了公司忙.上忙下，而項目經理.就是在其他部門與自己的項目組織的夾縫中的孤軍奮斗者，所以支持這些項目經理的工作就是PMO的使命。
從目前PMO的業務內容來看，大部分的PMO也沒有意識到支持項目經理的重要性。目前PMO多是以管理標準化為目標，而把支持項目經理功能慢慢淡化，導致變成一個功能不健全的PMO。我們認為PMO非常缺乏的部分，就是“見樹又見林”的管理視野;換句話來說，就是要同時擁有項目經理和各部i門的視野。
“見樹又見林”的視野不是一朝一夕就可以磨練出來，而是在管理的實踐中慢慢累積出來的能力，所以經營者也要重視人才的培育，規劃長期的人才培育計劃。
“見樹又見林”還不夠
對于項目經理或PMO來說，要看到每位成員的狀況及顧全大局是很重要的。也就是所謂的見樹又要見林。我們在很多的項目中都有做到這一點。然而，即使見樹又見林，還是遇到了很多窒礙難行的狀況，這時候才體會到，見樹又見林是不夠的。
即使顧慮大局，也必須注意到運作的細節，有時候問題還是像雨后春筍一般地涌現。如果這時候去追根究底,是可以找到問題點;但若再進一步去追究‘“為什么會有這樣的錯誤”，往往會發現環境會是其中影響最大的因素。環境又可以分為企業內部規則，制度，人員架構這樣的內部環境，以及市場，投資，第三方資源這樣的外部環境。
Example.1
以某一個軟件開發項目為例，此項目所開發出的程序經常發生問題，經調查，發現是由于程序工程師疏于檢查，當追究程序工程師為何如此粗心時，才了解是程序工程師還要處理眼前未了的項目，因此沒有足夠的時間檢查。負責檢查的人沒有發現瑕疵才是原因，但是檢查人員卻不需要為這個過失負起責任，因為最后才明白，項目沒有為程序工程師營造出明確執行的內部環境。
Example.2
疫情當下，我們的項目也面臨著外部環境的變化和挑戰，餐飲，交通行業的企業面臨嚴峻的市場波動，現有資源無法有效利用;而快遞，外賣行業的需求快速增長，反而出現外賣小哥人手不足的問題。能夠有效整合和優化資源，為項目創造有利條件的企業，更有可能在新環境下活得更好。
從這些例子我們可以了解到，“要見樹又見林，更要了解樹林的環境”。
如果項目有障礙的話,從環境的角度來重新檢視吧!
以另一種說法，“樹和林是要在合適的環境中成長”。例如，我們遇到“開發時間短促，但是必須恪守截止日期”的環境，我們就要依據這個前提來制定主進度(Master Schedule) 等的整體規劃(林)，以及各成員的執行規劃(樹) 。在這個前提下，監控項目整體與分配每個人所負責的執行項目，就不會因為無法配合環境而發生問題了。
即使我們規劃了，有時候環境還是會有所變化，但項目要達成的條件無法完全依照環境的變化而改變。因此,我們僅能了解環境的哪一些部分被改變了，然后配合改變進行調整。而對于項目環境的變化所帶來的影響，一般我們可以使用“流程化”及“制度化”的方式改善環境,或緩和惡劣環境對項目所造成的影響。
Example
舉一個典型的例子，在疫情期間，許多企業推行線上辦公，這樣新型的辦公方式，在確保大家的健康安全的同時，也帶入了新的挑戰，例如如何進行有效溝通，如何確保每個人的工作方向和進度。有一些聰明的團隊也很快引入了線上工作的流程和規則，比如虛擬團隊的組建規則，任務優先級的定義規則，任務報告流程等，使這樣新型的辦公方式更加適應外部環境變化，幫助團隊高效推進項目。
檢視當前的環境,是植林的好環境嗎?
Example.1
再以前面所提到的軟件開發項目的案例用來說明:首先，我們可以訂一些規則，如“工程師在為項目開發程序時，不可以再分配其他項目”。再者，為了預防同樣的問題產生，“凡是程序出現錯誤時務必
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