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從0到1如何搭建PMO項(xiàng)目管理辦公室

時(shí)間：2020-05-08　　 來(lái)源：LEAP研究所 Nightwatcher
ed)。產(chǎn)品和過(guò)程已建立了定量的質(zhì)量目標(biāo)。開發(fā)活動(dòng)中的生產(chǎn)率和質(zhì)量是可量度的。已建立過(guò)程數(shù)據(jù)庫(kù)。已實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目產(chǎn)品和過(guò)程的控制。可預(yù)測(cè)過(guò)程和產(chǎn)品質(zhì)量趨勢(shì)，如預(yù)測(cè)偏差，實(shí)現(xiàn)及時(shí)糾正。
優(yōu)化級(jí)(Optimizing)。可集中精力改進(jìn)過(guò)程，采用新技術(shù)、新方法。擁有防止出現(xiàn)缺陷、識(shí)別薄弱環(huán)節(jié)以及加以改進(jìn)的手段。可取得過(guò)程有效性的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，并可根據(jù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，從而得出最佳方法
結(jié)合實(shí)際情況，PMO可以參考圍繞具體以下一些工作來(lái)開展：
1、 引進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)與制度落地
PMO可吸取和引進(jìn)國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的管理理念與標(biāo)準(zhǔn)，如吸收IPD、CMMI、ISO9001、全面預(yù)算管理、全面質(zhì)量管理、六西格瑪、平衡記分卡等國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的管理理念（建議以其中一個(gè)體系為框架，其他體系為補(bǔ)充），通過(guò)與行業(yè)背景及公司實(shí)際特點(diǎn)結(jié)合，建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、流程、規(guī)范、模版，使得標(biāo)準(zhǔn)實(shí)地化，融入到公司的日常管理流程中，并由PMO的過(guò)程改進(jìn)人員針對(duì)流程與制度運(yùn)行情況，持續(xù)改進(jìn)模板與流程，使得企業(yè)的項(xiàng)目管理成熟度不斷提升。
2、 建立項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)
隨著企業(yè)內(nèi)并行項(xiàng)目的增多，項(xiàng)目信息流數(shù)據(jù)的加大，對(duì)于項(xiàng)目信息統(tǒng)計(jì)分析、工時(shí)統(tǒng)計(jì)、過(guò)程管理等提出了較高的要求。尤其是多人異地開發(fā)同一項(xiàng)目時(shí)，急需一套分布式的項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)進(jìn)行任務(wù)的統(tǒng)一分發(fā)、完成情況的反饋，將信息流、資金流以項(xiàng)目為單位統(tǒng)一匯總、多項(xiàng)目數(shù)據(jù)分析等。
3、 建立合理的項(xiàng)目預(yù)算與考核激勵(lì)機(jī)制
PMO應(yīng)結(jié)合項(xiàng)目特點(diǎn)，與財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一預(yù)算與結(jié)算口徑，建立項(xiàng)目—部門—公司三級(jí)預(yù)算管理體系，實(shí)行全過(guò)程、全部門、全員的全面預(yù)算與成本管理（在績(jī)效考核中應(yīng)區(qū)分可變成本與固定成本）。將進(jìn)度、成本、質(zhì)量（過(guò)程質(zhì)量、產(chǎn)品質(zhì)量）、技術(shù)積累與貢獻(xiàn)（構(gòu)件、專利、著作權(quán)）、客戶滿意度等方面作為項(xiàng)目考核與評(píng)價(jià)的依據(jù)，以合同或利潤(rùn)一定百分比作為項(xiàng)目獎(jiǎng)金，通過(guò)綜合打分，將項(xiàng)目執(zhí)行情況與項(xiàng)目最終考核結(jié)果直接掛鉤。項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目成員綜合評(píng)價(jià)，有利于鼓舞士氣，提高員工的團(tuán)隊(duì)意識(shí)和項(xiàng)目成功率（對(duì)于工期較長(zhǎng)2年以上項(xiàng)目可按照里程碑半年或一年頒發(fā)一次）。
4、 項(xiàng)目資源協(xié)調(diào)與管理
由于PMO獨(dú)立于各職能部門，可以進(jìn)行跨部門的資源協(xié)調(diào)與配置，因此在人員、研發(fā)資產(chǎn)、設(shè)備、資金等方面，PMO可根據(jù)項(xiàng)目的優(yōu)先級(jí)及資源的可用性進(jìn)行綜合調(diào)配，以實(shí)現(xiàn)組織的整體目標(biāo)。在資源管理方面，PMO尤其要注意與人力資源部門共同配合，建立公司的項(xiàng)目人才資源庫(kù)，對(duì)員工技術(shù)背景、技術(shù)等級(jí)、工作年限、項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)等內(nèi)容在每個(gè)項(xiàng)目結(jié)束資源釋放后及時(shí)更新，便于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成立時(shí)合格人員的篩選與公司項(xiàng)目人力資源庫(kù)的維護(hù)與發(fā)展。
5、 建立項(xiàng)目管理知識(shí)庫(kù)
PMO可通過(guò)對(duì)已有項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行總結(jié)，建立常用的風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)、估算模版、WBS模版、成本比例，便于成功經(jīng)驗(yàn)的復(fù)用與項(xiàng)目總體的控制。為了使項(xiàng)目管理制度與知識(shí)沉淀固化，PMO可編制《項(xiàng)目管理手冊(cè)》、《項(xiàng)目經(jīng)理手冊(cè)》、《項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)案例庫(kù)》，減短項(xiàng)目經(jīng)理及項(xiàng)目組成員進(jìn)入新項(xiàng)目的適應(yīng)期。項(xiàng)目收尾是巨大的知識(shí)金礦，可通過(guò)與項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)考核掛鉤，激勵(lì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員，提煉項(xiàng)目中的精華進(jìn)行知識(shí)共享與管理，如經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)、構(gòu)件提取、著作權(quán)申請(qǐng)、專利申報(bào)等。
6、 建設(shè)項(xiàng)目經(jīng)理梯隊(duì)
開發(fā)和定制項(xiàng)目管理課程，為項(xiàng)目經(jīng)理提供培訓(xùn)宣貫是破除阻力，使得公司有共同的項(xiàng)目管理語(yǔ)言與思想，是組織級(jí)項(xiàng)目管理落地與執(zhí)行最好的方法。PMO可通過(guò)開發(fā)系列項(xiàng)目管理課程，為公司儲(chǔ)備項(xiàng)目管理人才，還可以配合人力資源部建立項(xiàng)目經(jīng)理能力素質(zhì)模型與任職資格、建立項(xiàng)目經(jīng)理職業(yè)發(fā)展路徑（助理級(jí)、中級(jí)、高級(jí)項(xiàng)目經(jīng)理）。通過(guò)內(nèi)部競(jìng)標(biāo)制等方式，選拔與任命項(xiàng)目經(jīng)理，在企業(yè)內(nèi)給項(xiàng)目經(jīng)理以寬松和良好的發(fā)展空間。
7、 項(xiàng)目管理文化建設(shè)
PMO可通過(guò)項(xiàng)目管理理念的宣貫逐步把公司各類活動(dòng)納入項(xiàng)目管理體系，如研發(fā)類、系統(tǒng)集成、技術(shù)研究、售前、臨時(shí)型的（如資質(zhì)申請(qǐng)、企業(yè)文化建設(shè)、信息化建設(shè)）等等，使得每一項(xiàng)活動(dòng)獨(dú)立核算，按照項(xiàng)目管理的方法高效率的執(zhí)行。
PMO還可以通過(guò)《項(xiàng)目管理月報(bào)》、項(xiàng)目管理網(wǎng)站、組織相關(guān)問題大討論或征文、訂閱項(xiàng)目管理相關(guān)報(bào)刊書籍、組織項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)、組織參加對(duì)外交流等活動(dòng)，掀起企業(yè)內(nèi)部
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